Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.
Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..
In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.
Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.
Problem der Excel-Kenntnisse
Excel wird unterschätzt, weil es in vielen Controlling-Abteilungen ineffizient eingesetzt wird. Ineffizient deswegen, weil Controller in der Regel über überdurchschnittlich viele Excel-Kenntnisse verfügen, aber leider nicht die über die „richtigen“.
Sehr gute Excel-Kenntnisse werden in jedem Controller-Stellenprofil gefordert. Was aber heißt das: „Sehr gute“ Excel-Kenntnisse?
Meist befinden sich Controller in Situationen, in denen sie dank ihrer Excel-Dateien die be-kannten Excel-Funktionalitäten nicht mehr zur Lösung der Aufgabe einsetzen können. Con-troller nutzen nach meiner Wahrnehmung viel „zu Früh“ das Instrument VBA-Programmierung, obwohl „Excel-Bordmittel“ ebenfalls zum Ziel führen würden und dazu noch schneller. Wer die Programmierung nicht beherrscht, wendet sich an einen internen oder externen (meist fachfremden) „Excel-Guru“, der exceltechnisch gesehen eine perfekte und geniale Lösung für die aktuelle Aufgabe erstellt.
Leider kennt dieser Experte nicht den Workflow im Controlling, sonst würde in den meisten Fällen eine viel einfachere Lösung gefunden werden.
Im Folgenden einige Beispiele, die mir immer wieder in den Controlling-Abteilungen von großen Unternehmen begegnen:
Beispiel 1:
Die Funktion SVERWEIS (engl. VLOOKUP) aus der Kategorie der Matrix-Funktionen (Lookup & References) ist den meisten Controllern geläufig. Sie wird gerne verwendet, um Werte/Texte aus Datenlisten zu suchen und anzuzeigen. Die Funktion SVERWEIS weist aber gewisse Einschränkungen auf. So werden die kompliziertesten Excel-Modelle erstellt, nur um mit der Funktion SVERWEIS zu arbeiten zu können. Dabei wäre eine Kombination der Matrix-Funktionen INDEX und VERGLEICH wesentlich flexibler; und fordert den Arbeitsspeicher (RAM) bei weitem nicht so stark, wie das bei SVERWEIS der Fall ist. Die Funktionen INDEX und VERGLEICH sind aber in Controller-Kreisen weniger bekannt. In einem Unternehmen hat ein „Excel-Guru“ sogar eine SVERWEIS-Funktion programmiert, die in jede Richtung sucht und arbeitet. Bewundernswert, aber unnötig und damit ineffektiv!
(Anmerkung aus dem Dezember 2019: Microsoft hat die Funktion SVERWEIS überarbeitet. Sie ist nun deutlich performanter geworden!)
Beispiel 2:
Beliebt ist auch die mehrfache Verschachtelung der Funktion WENN, um beispielsweise Intervalle auszulesen. Das gelingt mit den Funktionen SVERWEIS oder INDEX / VERGLEICH viel einfacher, wenn man eine aufsteigende Sortierung verwendet. Ineffektiv!
Beispiel 3:
Unausrottbar scheint auch die Technik zu sein, eine Zellbearbeitung abzuschließen, indem man auf eine andere Zelle klickt oder Funktionen über die Tastatur zu schreiben. Häufig geht das gut, meistens zerstört man dabei die gerade aufgebauten Zellbezüge. Diese Technik wird seit „Generationen“ von Excel-Anwendern weitergereicht, führt aber zu großem Zeitverlust. Denn der Zellbezug muss wiederhergestellt werden, Fehler der Formel durch (Ver)Schreiben über die Tastatur korrigiert werden. Ineffizient
Beispiel 4:
Manchmal sind auch ganz einfache Tasten-Kombinationen oder Techniken unbekannt, die aber unglaublich viel Zeit im normalen Tagesablauf einsparen können. Für diese Aufgabe kann man 10-15 Minuten benötigen oder aber 40 – 45 Minuten. Das entspricht einer Zeitersparnis von ca. 75%!
Beispiel 1 und 2 zielen auf das Thema Effektivität (Das Richtige tun), während Beispiel 3 und 4 mehr auf das Thema Effizienz zielen (das Richtige richtig tun). Das hört sich banal an, scheint aber in der Praxis schwierig zu sein.
Was möchte ich damit zum Ausdruck bringen? Nach meiner Beobachtung sind bei Controllern überdurchschnittlich umfangreiche Excel-Kenntnisse vorhanden, die teilweise nicht richtig eingesetzt werden.
Auf der anderen Seite sind geradezu banale, enorm zeitsparende Techniken völlig unbekannt, weil solche Techniken nicht gelehrt oder gesucht werden!
Meine Beobachtung ist:
Es scheint erstrebenswert zu sein, sich als „Excel-Guru“ zu positionieren, weil zahlreiche, komplexe Techniken beherrscht werden. Es scheint weniger erstrebenswert zu sein, einfache, aber effiziente Lösungswege zu beherrschen!
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