Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.  Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..  In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den “Beschränkungen” von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Datenimports und der Anzahl der Datensätze

Im Fachbereich Controlling werden in der Regel zahlreiche IT-Systeme verwendet. Dabei dürfte SAP das am meisten eingesetzte ERP-System sein. Aus SAP & Co. werden die ge-wünschten Daten in irgendeinem Datenformat als Datei oder unmittelbar in eine Excel-Tabelle exportiert. Bei diesem Verfahren entsteht jedoch ein erheblicher Aufwand in der Nachbearbeitung der Daten. Die Ursache dafür sind der wenig “Excel-freundliche” Aufbau und die Struktur der exportierten Standard-Berichte .
Mit sehr hohem manuellem Aufwand, teilweise mit VBA-Programmierung oder mit Zusatz-Tools werden diese Reports in Excel-Listen verwandelt. Dies ist völlig unnötig!

Alternative 1:

Sie könnten in Ihrem Vorsystem spezielle, für den Export nach Excel vorgesehene Berichte generieren (lassen). Hier stelle ich immer wieder fest, dass in diesem Bereich die Kenntnisse der Controller zur Berichtserstellung (z.B. in SAP) oder auch die Kenntnis über die vorhande-nen Berichte, Tabellen recht gering sind. Damit besteht eine Abhängigkeit von internen oder externen Experten!

Alternative 2:

SAP & Co. werden in Verbindung mit Datenbanksystemen (z.B. Oracle, SQL Server, DB2, etc.) eingesetzt. Mit einfachen Mitteln lässt sich eine Verbindung zwischen Datenbanksystem und Excel aufbauen (ODBC), mittels der Daten nach Excel exportiert werden können. Mit diesem Verfahren entfallen die üblichen Nacharbeiten eines Dateiimports. Die Schnittstelle ODBC wird über die Sprache SQL gesteuert, wofür Microsoft im Rahmen des Office-Paketes ein Tool MS Query zur Verfügung stellt.

Alternative 3 (Ergänzung vom April 2015):

Sie erstellen mit Hilfe des Add-Inn Power Query eine Datenmodell, in das sie die exportierten (SAP-)Dateien einladen. Dabei stellt Power Query automatisiert die von Ihnen benötigen Strukturen ohne Programmierung her.

So entsteht eine dynamische Verbindung zwischen Ihrem Excel-Modell und der Datenbank, die stets die aktuellen Daten in einem genau beschriebenen Umfang “liefert”. Der Vorteil:

• Kein Datenfriedhof mit 65.000 oder mehr (Excel 2007 oder jünger) Datensätzen!
• Die Dateien, die Sie nach der beschriebenen Modellierung erstellen und über MS Query mit den notwendigen Daten befüllen, sind deutlich kleiner als 1 MB! (Beispiel 3 im Downloadbereich).
• Die Daten lassen sich auf “Knopfdruck” aktualisieren.

“Datentopf”

Sollten Sie keine Zugriffsberechtigung auf das primäre Datenbanksystem erhalten, können Sie als Alternative den benötigten Datenbestand periodisch aus dem Primärsystem in eine zweite, dezentrale Datenbank schreiben lassen.
Sollte auch das nicht möglich sein, richten Sie sich das dezentrale Datenbanksystem (Anmerkung April 2015: Das gilt auch, wenn Sie Power Query einsetzen! Siehe dazu diesen Blog-Eintrag Single-source-of-truth) selbst ein und “füttern” es mit den als Datei exportierten Standardberichten. Das bedeutet einen gewissen Erstellungsaufwand, zahlt sich aber durch den Zeitgewinn aus!

Konzepte, um Daten nach Excel zu importieren

Wird hier fortgesetzt…..

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Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den “Beschränkungen” von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Entwurfs und der Dokumentation

Excel lädt sehr stark dazu ein, spontan zu arbeiten. Das führt dazu, dass Tabellen zunächst einmal “irgendwie” erstellt, im Laufe der Zeit erweitert und anpasst werden, um irgendwann völlig unübersichtlich zu sein. Noch dazu Unmengen an Datensätzen zu enthalten und nicht mehr beherrschbar zu sein. Selbst der Schöpfer dieses Modells findet sich nur schwer darin zurecht, wie soll das Kolleginnen/Kollegen gelingen, die ebenfalls mit diesem Modell arbeiten oder es weiterentwickeln sollen? Denn natürlich hat niemand dieses Modell dokumentiert, noch nach einem gemeinsamen Standard gearbeitet!

Meine Empfehlung:

• Investieren Sie Zeit für die Planung des Modells.
• Überlegen Sie sich, welche Aufgabe das Modell erfüllen soll und welche Funktionalitäten Sie dazu benötigen.
• Dokumentieren Sie Ihr Modell, damit Sie selbst und andere dieses Modell langfristig durchschauen!

Ein Excel-Modell zu dokumentieren ist sehr sinnvoll, leider nimmt kaum jemand diesen Aufwand auf sich. Diese Problematik könnte gemildert werden, in dem bestimmte Vorgehensweisen zum verbindlichen Standard erklärt werden.

• Angefangen bei einer standardisierten Modellierung,
• über Standards in der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten,
• das “Verbot” der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten (z.B. SVERWEIS).

Wie könnte solch eine standardisierte Modellierung aussehen? Sie sieht eine Trennung von der Eingabe/dem Import der notwendigen Daten, von der Verarbeitung und der Ausgabe vor.

Das PRT-Modell von 1997

Basisdaten

Auf dem  Tabellenblatt Basisdaten werden Daten aus anderen Systemen (per ODBC oder mit Power Query) importiert oder manuell eingegeben. Hier gibt es keinerlei Berechnungen. Damit Excel nicht als zusätzliche Datenbank verwendet wird, umfasst der Datenbestand auf diesem Tabellenblatt nur die für die Aufgabenstellung notwendigen Daten. Es wird keine historischen Daten importiert, nur die absolut notwendigen.

Zentrale Variablen

Auf einem Tabellenblatt mit dem Namen “Werte” werden die für das Modell relevanten Variablen zentral untergebracht. Auch hier erfolgt keine Berechnung. Dies können Werte sein wie Zielrenditen, der EURO-Referenzkurs, Zuschlagssätze für die Kalkulation, Kostenstelleninformationen, usw.. Auf dieser Ebene werden auch die im Modell verwendeten Namen dokumentiert sowie die Änderungen am Modell.

Verarbeitung

Auf den sogenannten Berechnungs-Blättern erfolgen die notwendigen Berechnungen, indem Basisdaten und Basisvariablen per “Verknüpfungen” verbunden werden. Natürlich reicht in der Regel ein Berechnungsblatt nicht aus. Daher werden die zahlreichen Berechnungsblätter per “Verknüpfungen” nach dem Prinzip der Einbahnstraße verbunden. D.h. die Verknüpfungen verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück (Zirkelbezüge!).

Frontend

Auf diesem Blatt erfolgt die Darstellung der wichtigsten Zahlen, als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume enthalten Die Datenselektion erfolgt dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks.

Die “Verknüpfungen” in solch einem Modell erfolgen über benannte Zellen und Bereiche. Damit kann die Fachsprache des Controllings für “sprechende Formeln” verwendet werden, das Bilden von “typischen” Kennzahlen erfolgt intuitiver. Es empfiehlt sich bei Einsatz von Bereichsnamen eine Dokumentation der festgelegten Namen.

Der Vorteil dieser seit 1997 bewährten Modellierung:

• Das Grundprinzip aller IT-Systeme, nämlich Trennung der Eingabe von Verarbeitung und Ausgabe (EVA-Prinzip), ist erfolgreich umgesetzt.
• Trennung von so genannten “Veränderbaren Zellen” (Zellen ohne Formeln, Funktionen, Verknüpfungen = Eingabezellen) und “Formelzellen” auf verschiedenen Blättern.
• Einsatz von Namen für Zellen und Zellbereiche (Kommunikation mit dem Anwender!) sowie “Verknüpfungen”
• Soll das Modell sehr dynamisch sein, dann empfiehlt es sich mit Matrix-Funktionen (MTRANS, INDEX, VERGLEICH, BEREICH.VERSCHIEBEN) zu arbeiten.
• Datenbank-ähnlicher Aufbau
• Jedes Excel-Modell, das nach diesem Prinzip entwickelt wurde, ist beliebig erweiterungsfähig.
• Die einzelnen Hierarchien lassen sich durch entsprechende Registerfarben darstellen. Damit nehmen Sie eine einfache Form der Dokumentation vor (z.B. Basisdaten + Werte = schwarz, Verarbeitung = blau, Frontend = grün).
• Wenn Sie mit Szenario-Manager und dem Solver arbeiten wollen, so können Sie dies auf diesen Blättern tun. Veränderungen hier wirken sich durch den Modellaufbau auf das gesamte Modell aus.
• Tabellenblätter, auf die der Anwender keinen Zugriff erhalten soll, werden ausgeblendet.
• Sind alle Formeln und Funktionen überprüft, können für die Berechnungsblätter und das Frontend die Schutzfunktionen von Excel verwendet werden. Tritt ein unerwarteter Wert oder ein Fehlermeldung auf, kann die Ursache schnell bei den “Basisdaten” und den “Werten” gesucht werden. Zeitersparnis beim Fehler-Management!

So könnte eine sehr flexible Standard-Modellierung in einem Unternehmen aussehen. Jeder Mitarbeiter findet sich in so einem Modell über die Registerfarben sofort zurecht. Das Modell kann mit den Anforderungen wachsen und benötigt für die Steuerung maximal zehn Funktionen, ist sehr klein (max. 2 MB, wenn Power Query eingesetzt wird!), wie die Teilnehmer des Seminars Dashboards mit Excel erstellen wissen. 😉

Wird hier fortgesetzt…..

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