Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unter-nehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.
Keep it simple!
Die Möglichkeiten von Excel für das Controlling sind nahezu unbegrenzt. Die Grenzen werden allein von der Leistungsfähigkeit der Hardware gesetzt. Als Excel-Anwender versuchen wir immer die „Eier-legende-Wollmilchsau“ zu erstellen. Damit ist z.B. eine Tabelle gemeint, in die Zahlen eingegeben, berechnet und für das Reporting „schön“ formatiert werden. Dafür gehen wir in der Regel zahlreiche excel-technische Kompromisse ein und „missbrauchen“ Excel.
- Eingabezellen versteckt in einem nicht wahrgenommenen Zellbereich.
- Ausgeblendete (Hilfs-)Spalten/Zeilen.
Am schlimmsten sind die Modelle, in denen zahllose Excel-Dateien miteinander verknüpft sind. Dadurch entstehen zum Teil Bezugszeichenfolgen von mehr als 1024 Zeichen in den Zellen. Diese werden von Excel abgeschnitten und sind letztlich unbrauchbar!
Wie aber sieht ein Excel-Workflow“ im Controlling für „typische“ Aufgabenstellungen (z.B. Reporting) aus?
In einem ersten Schritt werden Daten aus einem ERP-System
- nach Excel übernommen.
- Diese übernommenen Daten müssen in der Regel nachbearbeitet, verdichtet und ergänzt werden, damit die für die jeweilige Aufgabenstellung notwendige Daten-basis entsteht.
- Nicht notwendigerweise im nächsten Schritt, aber sehr häufig müssen Daten analysiert werden.
- Excel ist nach wie vor das am meisten eingesetzte Tool, wenn es um das Thema Reporting geht. Also werden für das Management geeignete Tabellen und Diagramme erstellt.
- Das Thema Planung / Simulation mit der Frage „Was-wäre-wenn“ wird gerne mit Excel-Modellen gelöst und ergibt sich meistens aus der Suche nach den Ursachen für Abweichungen.
- Gerne wird versucht, Teile dieses Workflows oder alles per Makro-Aufzeichung oder VBA-Programmierung zu automatisieren.
- Typischer Workflow im Controlling
ERP (Enterprise Resource Planning) -System ist eine komplexe Anwendungssoftware zur Unterstützung der Ressourcensteuerung eines gesamten Unternehmens, wie z.B. SAP, Oracle E-Business Suite, Navision u.a.)
Vordenken. Nicht nachdenken!
Jeder dieser Teilschritte wird mit einem erheblichen Zeitaufwand erbracht. Mit ein paar wenigen Änderungen im Gesamtkonzept kann hier erheblich Zeit eingespart werden! Dies beginnt bereits mit dem Aufbau eines Excel-Modells.
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