Excel wird oft ineffektiv genutzt

Über die Zukunftsperspektiven einer jedem bekannten Software im Controlling

Rainer Pollmann, Geschäftsführender Partner von Pollmann & Rühm Training in Augsburg,  ist einer der renommiertesten Experten für Excel-Anwendungen im Controlling. Das Controlling Forum an der Hochschule Pforzheim ist eine Weiterbildungsreihe für Praktiker (www.controlling.biz). Auf dem 40. Forum mit dem Titel „Excel ist tot – es lebe Excel!“ stellte er am 28. März 2014 sein Konzept vor. Prof. Dr. Joachim Paul sprach mit ihm im Anschluss an die Veranstaltung.

Joachim Paul:  Die Bedeutung von Excel für flexible, individuelle Auswertungen ist unbestritten. Gleichzeitig wird allgemein davon ausgegangen, dass die Software bei komplexen Anwendungen beispielsweise in Planung und Standardreports ungeeignet ist. So wird auf die Fehleranfälligkeit bei Formelverknüpfungen verwiesen. Sie hingegen sehen Excel auch hierfür als geeignet an. Worauf gründet Ihr Optimismus?

Rainer Pollmann: Das Problem liegt aus meiner Sicht darin begründet, dass die Modelle ineffektiv aufgebaut sind. Generell würde ich empfehlen Excel als Frontend zu nutzen, das nur die Daten mitführt, die für die geforderte Aufgabenstellung, also Planung, Reporting etc. notwendig sind. Die Datenselektion und Aggregation sollte in den stabilen Vorsystemen, wie z.B. SAP erfolgen.

Joachim Paul:  Wie genau sieht also eine Struktur aus, die Excel entsprechend leistungsfähiger und weniger fehleranfällig macht?

Rainer Pollmann:  Aufs Wesentliche beschränkt:
Aufbau des Modells nach den von mir vorgestellten Prinzipien, Import der Daten über MS Query, Ersatz der Funktion SVERWEIS durch Excel-Queries, bzw. Kombination der Funktionen  INDEX/VERGLEICH und Verzicht auf externe Verknüpfungen.

Joachim Paul:  Wenn man Ihren Vorträgen zuhört, bekommt man bisweilen den Eindruck, Sie provozieren gerne. Ich denke etwa an Ihre apodiktische Aussage, nie die Funktion „SVERWEIS“ zu verwenden….

Rainer Pollmann: Das ist richtig. Mit der Provokation möchte ich besonders stark verdeutlichen, was mir an meinem Vorschlag, in diesem Fall auf SVERWEIS zu verzichten, wichtig ist. Abgesehen davon ist es ein Kniff als Trainer, um die Konzentration der Teilnehmer „hoch“ zu halten. Tatsächlich wird SVERWEIS häufig verwendet um Stammdaten irgendwelchen Bewegungsdaten zuzuordnen. Und das kann man besser mit beispielsweise MS Query oder Power Pivot lösen.

Joachim Paul:  Als weiterer Nachteil von Excel wird die fehlende Revisionssicherheit genannt. Die ist aber oft notwendig, sei es für die interne Revision, sei es im Rahmen gesetzlicher Regelungen wie den Mindestanforderungen an das Risikomanagement („MaRisk“) im Bankenbereich. Wie lösen Sie dieses Problem?

Rainer Pollmann: Dazu schlage ich vor, Excel-Modelle ausführlich zu dokumentieren, so dass sie für Dritte nachvollziehbar sind, insbesondere dann, wenn VBA-Code verwendet wird. Dann würde ich „verbieten“, dass gewisse Excel-Techniken wie Sortieren, Ausblenden, Externe Verknüpfungen, etc. eingesetzt werden. Der Workflow, der Prozess, durch den ein Ergebnis zustande kommt, muss für Dritte nachvollziehbar bleiben. Gerade in der Planung und Simulation kann ein Instrument wie der Szenario-Manager für die Dokumentation hilfreich sein. Aber das Thema MaRisk ist damit allein natürlich noch nicht erledigt.

Joachim Paul:  … und Sie glauben, Sie können Mitarbeiter motivieren, auch unter Zeitdruck solchen lästigen Dokumentationspflichten nachzukommen?

Rainer Pollmann: Die Unternehmen müssen abwägen und einschätzen, welches Risiko für Fehlentscheidungen sich aus einem auf Excel basierenden Tool ergeben und welche Bedeutung dieses Modell haben könnte. Je bedeutsamer und je größer das potenzielle Risiko, desto exakter die Dokumentation. Ich sehe das nicht als Angelegenheit der persönlichen Motivation, sondern als Absicherung der gesamten Organisation und damit letztendlich auch der Arbeitsplatzsicherheit für den Einzelnen. Das sollte Motivation genug sein. Wenn es eine dienstliche Anweisung ist, braucht es dann auch keine Motivation.

Joachim Paul:  Warum ist Ihnen eine Corporate Excel Policy so wichtig?

Rainer Pollmann: Ich habe, seitdem wir das Thema Excel im Controlling anbieten, also seit 1993, immer wieder festgestellt, dass es in kaum einem Unternehmen so etwas wie ein Anwendungskonzept für Excel gibt. Ein Konzept, das aus der Sicht des Unternehmens regelt, wofür Excel im Workflow eingesetzt wird und wofür nicht. Welche Techniken eingesetzt werden sollen und welche nicht. Das wird jedem Anwender selbst überlassen, inklusive der Weiterbildung. Naja, jedes Kind braucht einen Namen und so haben wir diese Richtlinie eben Corporate Excel Policy (CEP) getauft. Damit sollen die Mitarbeiter einer Organisation aber nicht reglementiert werden, sondern lediglich aus der Sicht der Organisation zu effektiver und effizienter Nutzung dieser Standardsoftware angehalten werden. Was in diesem Zusammenhang Effektivität und Effizienz bedeuten, muss jede Organisation selbst entscheiden. Letztlich führt das zu zielgerichteter Weiterbildung, Multiplikation von Wissen und Vermeiden von Risiken.

Joachim Paul:  Nun werden Excel-basierende Anwendungen ja in der Regel nicht auf der grünen Wiese aufgebaut. Vielmehr ist vieles schon vorhanden – mit viel Liebe und Zeitaufwand aufgebaute komplexe Excel-Files. Wer Ihre Ideen umsetzen möchte, muss diese ganzen Files im Zweifel auf den Müll werfen?

Rainer Pollmann: Das kann gut sein. Aber in der Regel muss eine Anwendung, wenn der Erzeuger das Unternehmen verlässt, mangels Dokumentation sowieso neu erstellt werden, weil die Kollegen das Modell oft nicht nachvollziehen können.

Joachim Paul:  Andere Protagonisten von Excel weisen in der Regel auf mögliche Techniken hin, mit denen viele Anforderungen von Usern erfüllt werden können. Genannt seien etwa VBA oder Pivot-Tabellen, seit Excel 2010 auch „Power-Pivot“. Sie stehen aber gerade diesen Techniken skeptisch gegenüber?

Rainer Pollmann: VBA stehe ich nicht grundsätzlich skeptisch gegenüber. Nach meiner Beobachtung wird VBA meist unnötig eingesetzt, weil den Anwendern nicht bekannt ist, dass gewisse Automatismen auch mit „normalen“ Excel-Techniken möglich sind. Programmieren bedeutet viel Zeitaufwand und wird meist ohne ausreichende Dokumentation des VBA-Codes durchgeführt. Auf die Pivot-Tabelle möchte ich als Controller nicht verzichten. Skepsis gegenüber Power Pivot insofern, weil es eben nicht eine leistungsstärkere Pivot-Tabelle, sondern ein völlig anderes Tool, eine andere Philosophie ist. Greift man mit Power Pivot „nur“ auf andere Excel-Dateien oder Datenbanken zu, erschließen sich die Möglichkeiten nicht vollständig. Dieses Potenzial kann man erst heben, wenn man auf OLAP-Cubes oder große Datenmodell zugreifen kann.

Joachim Paul:  Zum Schluss: haben Sie 1-3 konkrete Tipps, die Sie jedem Excel User mitgeben können?

Rainer Pollmann:

1. Vordenken, nicht nachdenken.
   Damit meine ich, sich von der spontanen Arbeit mit Excel zu lösen und erst einmal viel Zeit in die Planung zu stecken. Dann erlebt man nicht so viele Überraschungen bei der Umsetzung. Und verbringt seine Zeit mit Nachdenken, warum es denn nicht wie gewünscht funktioniert.
2. Verzichten Sie auf komplexe Verschachtelungen von Funktionen, vor allem in vielen Zellen.
   Das belastete den Arbeitsspeicher und vergrößert die Datei unnötig. Sollte es dennoch notwendig sein, dann geben Sie den verschachtelten Funktionen einen Namen. Das sind dann deutlich weniger Zeichen in einer Zelle.
3. Eignen Sie sich MATRIX-Funktionen wie INDEX, VERGLEICH, MTRANS und BEREICH.VERSCHIEBEN sowie Formularsteuerelemente an. Sie erschließen sich damit völlig neue Anwendungsmöglichkeiten in Excel.