Warum Power Query für Controller nützlich ist!

Was ist eigentlich Power Query? Liest man den einen oder anderen BLOG-Post oder so manche Seminarausschreibung, könnte man den Eindruck bekommen, es handle sich um eine Art von SVERWEIS 3.0. Außerdem ist immer von Self-Service-BI (Self-Service-Business Intelligence) die Rede. Microsoft selbst beschreibt Power Query folgendermaßen:

„Microsoft Power Query für Excel ist ein Excel-Add-In, das die Möglichkeiten der Self-Service-Business Intelligence (SSBI) in Excel optimiert, indem Datenermittlung, Datenzugriff und Zusammenarbeit vereinfacht werden.“

Ich finde, das ist schwer bis gar nicht zu verstehen. Was meint Microsoft damit?

Als Power Query mit Excel 2010 erschien, konnte ich zunächst mit der Microsoft-Beschreibung wenig anfangen. Durch Ausprobieren kam ich dann ganz schnell darauf, dass Power Query u.a. ein fantastisches ETL-Tool ist.

Power Query ist ein ETL(Extract, Transform, Load)-Tool

ist ein IT-Prozess, bei dem Daten aus mehreren Datenquellen in einer Datenbank vereinigt werden. In dem Bestreben, Daten aus dem Vorsystem nach Excel zu übernehmen, unternehmen wir im Controlling einiges, damit die Daten in unseren Excel-Modellen in einer passenden Form „ankommen“:

Daten werden aus dem führenden System als Datei exportiert und in Excel geöffnet. Dabei werden u.U. Strukturen und Formate verändert (Transformation), weil z.B. unnötige Zwischensummen entfernt werden und Spaltentrennung aufgehoben werden müssen. Textformate bei Zahlen müssen in numerische Zahlen verwandelt, Zeilenumbrüche und Leerzeichen entfernt, negative Vorzeichen nach vorne geholt werden usw. Das kann teilweise mit den Text-Funktionen bearbeitet werden.

Teilweise werden Daten sehr aggregiert in Form einer Tabelle geliefert, werden aber als Liste benötigt. In diesem Fall nutzte ich bisher meist VBA, um Dateien zu „entpivotisieren“ oder mit unserem Makro „Lemminge“ Zeilenbeschriftungen aufzufüllen.

Insgesamt habe ich für den Prozess der Datensammlung,- Verdichtung und -Aufbereitung in den letzten 30 Jahren immer einen Weg gefunden. Als junger Controller Mitte der 80er Jahre mit passivem FTP (File Transfer Protocol) und Import von Druck-Dateien aus einer IBM AS/400 –Umgebung in meine Lotus 1-2-3 Modelle sowie deren Nachbearbeitung mit Hilfe von Makros. Ja richtig gelesen, Lotus 1-2-3, das Excel seiner Zeit!

Ab MS Excel 4.0 konnte ich dann mit der ODBC–Schnittstelle und Q+A, bzw. ab Excel 5.0 mit MS Query und einigen ausgewählten SQL-Befehlen erstaunlich komfortabel diesen ETL-Prozess einrichten. Damit waren dann dynamische Datenbank-Anbindungen möglich, d.h. einmal eingerichtet, wurden die Daten beim Öffnen der Excel-Datei im Modell automatisch aktualisiert. VBA war meistens auch immer dabei, vor allem wenn es galt, Dateien eines Ordners für ein Reporting-Modell passend aufzubereiten.

Power Query und ein paar Mausklicks

Tja, und dann kam Power Query. Nun genügen ein paar Mausklicks und der ganze Aufwand in diesem Datenaufbereitungs- und -verdichtungsprozess (ETL) ist nicht mehr notwendig. Naja fast, aber es ist schon beeindruckend, was Power Query nur mit der Menü-Oberfläche so kann. Und dabei ist noch keine Funktion genutzt und die interne Power Query Formula Language (M) auch nicht. M ist die Sprache, die man beherrschen sollte, um in Power Query eigene Transformationen zu entwickeln.

Interessanterweise wird Power Query sehr intensiv im Online-Marketing vieler großer Unternehmen für Web Analytics genutzt. Hier geht es um große Datenmengen, die aus verschiedenen Datenquellen zusammengeführt und verdichtet werden müssen. Der große Vorteil von Power Query ist die Fähigkeit mit zahlreichen Schnittstellen (API) und mit Datenquellen im WWW (Google, Facebook, u.a.) arbeiten zu können. Die Marketeers arbeiten in einer Tiefe mit Power Query, die (zur Zeit) im Controlling so (noch) nicht notwendig ist.

Mich begeistert auf jeden Fall die Fähigkeit von Power Query alle Dateien eines Ordners mit ein paar Mausklicks zu einem Datenmodell zusammenzuführen und auch danach eingestellte Dateien mit einem Refresh dem Modell hinzuzufügen.

Gleich danach kommt für mich die Fähigkeit aus einer Datenliste eine Kreuztabelle zu erzeugen, bzw. eine Kreuztabelle in eine Tabelle zu verwandeln.

Alles in allem bietet Power Query keine neuen Möglichkeiten an, denn diese Möglichkeiten  gab es schon immer. Power Query fasst aber die bisherigen Möglichkeiten in einem Tool und für den Anwender recht einfach in ein „paar „Menü-Befehlen zusammen.

Power Query erlernen

Wer Power Query erlernen möchte, kann dies auf verschiedenen Wegen tun:

1. Zahlreiche Foren und BLOGS bieten Beispiele an, aus denen man lernen kann. Hier finden Sie alle Beiträge zum Thema Power Query in diesem BLOG.
2. Wer z.B. auf YouTube sucht, wird schnell mit zahlreichen, kostenlosen Tutorials fündig.
3. Wer sich Power Query mit Hilfe von Büchern aneignen möchte, war bisher auf englischsprachige Literatur angewiesen. Hier habe ich oft den Eindruck, dass die Beispiele für PQ begeistern sollen, die wahren „Knackpunkte“ aber elegant umgehen. Inzwischen gibt es auch Literatur auf deutsch. Hier möchte ich das Buch des geschätzten Kollegen Schels  M: Daten abfragen und verarbeiten mit Excel und Power BI empfehlen. Allerdings sind alle derzeit auf dem Markt befindlichen Bücher von IT-Experten ohne Controlling-Hintergrund geschrieben! Und Power Query wird stetig weiterentwickelt, so dass Bücher schnell veraltet sind.
4. Seminare gibt es natürlich auch zum Thema. Es ist nachvollziehbar, wenn ich hier in erster Linie unsere Seminare vorstelle: 😉
   • Im Seminar Power Query 1 lernen Sie Power Query schon sehr intensiv kennen.
   • Sollten Sie bereits mit Power Query erste Versuche unternommen haben, so empfehle ich die aufbauenden Seminare Power Query 2 und Power Query 3.
     

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