Neulich ging es in einem Workshop darum, den Budgetierungsprozess eines global agierenden Unternehmens zu beschleunigen. Etwa 10 Jahre lang wurden Kostenstellendateien aus SAP FI CO nach Excel exportiert, von den KST-Verantwortlichen mit Eingaben befüllt, mit Pivot-Tabelle verdichtet und ca. 400 Dateien durch eine VBA-Prozedur zu einer Gesamtliste zusammengeführt, als TXT-Datei mit Tabs als Trennzeichen generiert und wieder in SAP FI CO „hochgeladen“.
Aufgabe
Dieser Prozess musste überarbeitet werden, da sich Strukturen geändert hatten und auch der Erzeuger des VBA-Codes nicht mehr zur Verfügung stand. Ich muss wohl nicht extra betonen, dass der Prozess hier nur grob beschrieben ist und natürlich zahlreiche Detailprobleme gelöst werden mussten. Aber wo früher mit VBA und Pivot-Tabelle gearbeitet werden musste, kann nun vieles sehr einfach und elegant mit Power Query gelöst werden. Die Lösung soll hier in den wesentlichen Schritten beschrieben werden. Aufgrund der zahlreichen Details ist eine Beschreibung der Einzelschritte nicht möglich.
Vielmehr soll das Optimierungspotenzial von Power Query im Controlling herausgearbeitet werden. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Power Query im Rahmen dieses Projektes werden in einzelnen Beiträgen dargestellt.
Prozessschritt 1
Nachdem die KST-Verantwortlichen in ihrer jeweiligen Datei die vom Controlling gewünschten Daten eingetragen haben, wird die Excel-Datei in einem vorher festgelegten Verzeichnisordner abgespeichert. Das Controlling kann mit Hilfe von Power Query die Inhalte aller Dateien (TXT, CSV, XML, XLS*) eines Dateiordners/Verzeichnisses auslesen, und mit Hilfe der Transformations-Features von Power Query in eine Tabellenstruktur bringen.
Im Vergleich zur Konsolidierungsfunktion von Excel müssen die Quell-Dateien vorher nicht geöffnet und auch nicht angegeben werden. Mit einem Klick werden sämtliche in dem Ordner (incl. Unterordner) befindliche Dateien zusammengefasst. Im Detail sind dazu einige Schritte notwendig, dabei kann aber gerade bei Excel-Dateien auf Sheets, Tabellen und benannte Bereiche zugegriffen werden. Das eröffnet viele Möglichkeiten, unstrukturierte Daten zusammenzufassen.
- Für das Controlling bedeutet es allein durch eine Quell-Datei den Transformationsprozess für einen Ordner zu definieren und das Ergebnis in einer Ziel-Datei in Form einer Tabelle zusammenzufassen.
- Danach wird jede dem Ordner hinzugefügte Datei nach den festgelegten Transformationsschritten der Zieltabelle hinzugefügt. Die Ziel-Datei muss dazu lediglich manuell (Menü) oder automatisch (Voreinstellung) aktualisiert werden.
- Theoretisch könnte in der Planungsperiode ´mehrmals ein Upload der Zieldatei nach SAP FICO erfolgen. Dazu werden in der Zieldatei mit Hilfe der Datenschnitte immer die Dateien ausgewählt, die korrigiert oder nachgeliefert wurden.
Prozessschritt 2
Fügt man außerdem den Einzeldateien einen Checkbereich hinzu, kann das Controlling über Power Query eine Tabelle generieren, in der alle bereits bearbeiteten KST-Dateien aufgelistet werden samt einiger Prüfkomponenten. So können leichter diejenigen KST-Verantwortlich identifiziert werden, die ihrer Datei noch nicht oder fehlerhaft bearbeitet haben.
Das ergibt die Möglichkeit eine Kontaktdatenliste für diejenigen zu erstellen, die ihre Dateien noch nicht oder fehlerhaft in den verabredeten Ordner gestellt haben. Per Serienmail oder persönlicher Nachricht/Kontakt können die Probleme benannt werden
Jeder, der mit Hilfe von Excel schon einmal solch einen Prozess aufgesetzt hat, weiß, wie viel Zeit die Umsetzung mit Excel (und wie viel VBA-Code!) benötig hat. Mit Power Query (Klarheit bei der Vorgehensweise und Datenstruktur vorausgesetzt!) nimmt die technische Umsetzung gerade mal einige Stunden, schlimmstenfalls einen halben Tag in Anspruch. Und dabei wird von Power Query automatisch jeder einzelne Schritt dokumentiert!
Dieses Beispiel können Sie in unserem Seminar Power Query 2 kennenlernen!
