Beim Aufbau oder Relaunch eines Reportings spielt meist die Diskussion um das Tool eine große Rolle. So wird sehr lange über Technik diskutiert. Wir empfehlen dabei vom Ziel her zu denken. Denn das Ziel ist es steuerungsrelevante Informationen zu vermitteln. Dazu bedarf es Diagramme oder Tabellen. Diese sollten Empfänger gerecht aufgebaut und gestaltet sein. Ein prägnantes Wording ist dabei von Bedeutung, denn über Sprache werden ebenfalls Informationen vermittelt. Wenn alle diese Fragen (und noch viele mehr) geklärt sind, dann hat man eine Vorstellung davon entwickelt, was ein Tool an der Oberfläche leisten muss. Denn daraus resultiert das notwendige Datendesign und vieles mehr. So destilliert sich dann allmählich das geeignete Tool heraus. Zu diesen und weiteren Fragen überarbeiten wir auf Wunsch des Haufe-Verlages nach mehr als 10 Jahren unser Buch „Controlling-Berichte professionell gestalten„.
Kapitel 1 befasst sich mit der Frage, wie die Vermittlung von Informationen funktioniert und was sie hemmt bzw. blockiert. Hier erfahren Sie einiges über die Funktion des menschlichen Gehirns und darüber, was Sie als Controller bei der Informationsvermittlung beachten sollten.
Kapitel 2 setzt sich mit der Position und dem Image des Controllers auseinander. Hier zeigen wir Ihnen, wie die Rolle des Controllers, seine Position im Unternehmen, sein Image und seine Reputation die Akzeptanz für seine Berichte beeinflussen. Eine Information ist dann wertlos, wenn der Empfänger von ihrer Richtigkeit nicht überzeugt ist, wenn er also dem Informanten keinen Glauben schenkt. Womit wir beim Thema (Selbst‑)Marketing und dem Aufbau einer Reputation wären.
Kapitel 3 setzt sich mit der Darstellung von Informationen durch Kennzahlen auseinander. Kennzahlen gibt es wie „Sand am Meer“. Quantität ist aber nicht gleich Qualität. Nur Kennzahlen, die Entscheider zu Handlungen anregen, sind gute Kennzahlen. Damit Kennzahlen wirklich informieren, ist es sinnvoll, sie zu visualisieren. Wie Sie dafür sorgen können, dass Ihre Kennzahlen nicht einfach nur verdichtete Zahlen sind, sondern tatsächlich auch Informationen vermitteln, ist der Gegenstand dieses Kapitels.
Kapitel 4 beschäftigt sich mit dem Aufbau von Tabellen. Tabellen liefern Informationen unter Verwendung von Zahlen. Zahlen sind (Sie erinnern sich?) zunächst einmal abstrakte Zeichen, die interpretiert werden müssen. Wie Sie die Informationsaufnahme beim Empfänger durch ein geschicktes Layout beschleunigen können, erfahren Sie in diesem Kapitel.
Kapitel 5 liefert Ihnen wichtige Hinweise und Regeln zum Umgang mit Diagrammen. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Das mag stimmen, aber: Ein falsch gewählter Diagrammtyp führt unter Umständen zu Fehlinterpretationen. Nicht vorhandene Standards und wechselnde Farben verwirren den Betrachter und erschweren die Informationsaufnahme.
Kapitel 6 beschreibt den Umgang mit Präsentationen. Hier herrscht in der Praxis das Prinzip „Top-Design – No Content“ vor. Es gibt hundert Folien mit „einfliegenden“ Texten und sich „überschlagenden“ Grafiken, aber keine Botschaft. Hier erhalten Sie wichtige Regeln, Tipps und Hinweise für Ihre Präsentationen.
Kapitel 7 hilft Ihnen, Ihre geschriebenen Berichte/Reports sinnvoll aufzubauen, die richtigen Formulierungen zu wählen, eine Struktur in den Text zu bringen und einen gefälligen Mix aus grafischen Elementen und Textbausteinen zu finden. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze. Und: Klarheit schafft Wahrheit.
Kapitel 8 befasst sich mit dem immer noch wichtigsten Tool, das dem Controller bei seiner Arbeit zur Verfügung steht: Microsoft Excel. Hier geben wir einen Überblick über die für das Reporting hilfreichen Funktionalitäten und beschreiben diese kurz. Es erfolgt also kein Teaching, sondern vielmehr Hinweise auf unbekannte Techniken für bestimmte Aufgabenstellungen gegeben.
Der Handapparat ist aufgebaut, der Bleistift ist gespitzt, es kann los gehen. Wir werden hier (hoffentlich) regelmäßig über die Fortschritte berichten.
Bis dahin könnten Sie sich mit dem BLOG-Beitrag 10 Regeln, damit Ihr Reporting zum Erfolg wird! die Zeit verkürzen. 😉
Anmerkung (11/2020):
Wie das beim Schreiben manchmal so ist, haben sich Änderungen ergeben, die ich in einem anderen BLOG-Beitrag beschrieben habe.
