Seit wir 1993 das erste Mal unser Seminar Excel für Controller durchgeführt haben, werden wir immer wieder gefragt, welches die wichtigsten Excel-Funktion(alität)en für Controller sind. Das hängt natürlich immer davon ab, welchen Aufgaben im Controlling und Finanzwesen man mit Excel nachkommen möchte. In diesem BLOG gibt es bereits einen Beitrag zu den wichtigsten Features. Dennoch wollen wir die uns permanent gestellte Frage hier aus einer anderen Perspektive beantworten.
Das Wasserfalldiagramm ist ein Säulendiagrammen, das auch als Brücken- oder Treppendiagramm bezeichnet wird. Es ist sehr gut geeignet, um die Entwicklung / Veränderung eines Wertes und seiner Einflussgrößen zu visualisieren . Seit der Version Excel 2016 wird dieser Diagrammtyp angeboten, der einfach zu bedienen und zu formatieren ist, wenn man weiß wie! 🙂
Mit Power Query können Sie externe Daten in Ihre Excel-Modell importieren und dabei diese Daten (Struktur, Datentypen usw.) so verändern, dass sie in die gewünschte Zielstruktur geladen werden und Ihren Anforderungen entsprechen. Sie investieren also lediglich einmalig Zeit, um den Prozess zum Laden & Transformieren der gewünschten Daten zu entwickeln! Anschließend können Sie die Daten manuell oder automatisch aktualisieren, um so im Zielmodell die Daten permanent mit dem neuesten Stand der Datenquellen zu erhalten.
In diesem Beitrag erhalten Sie eine (nicht vollständige, aber ständig wachsende) Übersicht von Power Query-Lösungen aus unserer Projekten:
“Intelligente“ Tabellen sind ein Datenbereich auf einem Tabellenblatt (Sheet), der sich wie eine Datenbank verhält. Dieser Datenbereich erweitert sich automatisch, sobald sie weitere Zeilen hinzufügen. Formeln werden automatisch für jede Zeile ergänzt und müssen nicht mehr manuell angepasst werden. In einem früheren BLOG-Beitrag habe ich dieses tolle Feature schon einmal beschrieben. Heute möchte ich diese Ausführungen systematisieren. Denn für den Einsatz von Excel im Controlling halte ich dieses Feature für sehr wichtig, vor allem im ergänzenden Einsatz von Excel mit anderen IT-Systemen. Daher sollte dieses Feature in das Repertoire eines jeden Controllers aufgenommen werden!
Wir sind Mitglied in Microsoft´s Special Preferred Users Channel (SPUC) und erhalten experimentelle Features zum Testen. Erfahren Sie hier und heute, was in naher Zukunft in Excel implementiert sein wird.
Als ich neulich mal wieder ein Update von Excel erhalten habe, durfte ich eine neue Form künstlicher Intelligenz in Excel kennen lernen: den intelligenten Formel- und Modell-Optimierer (iFOpt).
Vor ca. 15 Jahren war ein junger Mann Teilnehmer eines Inhouse-Seminars, der leider eine geringe Sehfähigkeit hatte Er musste sich seinen Monitor auf die bestmögliche Auflösung einstellen und klebte förmlich mit der Nase am Display, um erkennen zu können, was er in Excel gerade tat. Schade, dass Excel damals noch nicht sprechen konnte. Seit Excel 2016 kann man sich das mit wenigen Klicks einstellen.
Nach einem Seminar möchte man sofort die gerade kennengelernten Techniken einsetzen. Leider wartet meist der Alltag mit zahlreichen Aufgaben auf und verhindert die schnelle Umsetzung. Wenn es dann endlich soweit ist, ist Einiges schon halb vergessen und das Projekt stockt. Denn irgendwie müssen dafür ja immer Zeitfenster im Alltag gefunden werden. Und wie war das nochmal mit der Funktion XY? Schnell gegoogelt, aber leider findet sich erst nach langem Suchen nur eine leidlich ähnliche Fragestellung… Hier kann die Streifenkartehilfreich sein, da gemeinsam an Aufgaben gearbeitet wird und die beste Lösung sofort gefunden werden kann. Und dies geschieht stundenweise oder auch mal einen Vormittag lang und ist so sehr produktiv. So lässt sich die Zeit gut nutzen um zielorientiert online an Dashboards, Reporting-Lösungen und/oder Power Query-Modellen zu arbeiten. Und dabei zahlen Sie nur für die Coaching-Zeit, nicht für die 30 Jahre Erfahrung, die dahinter stecken!
Hier eine lockere Serie von realisierten Coachings per Streifenkarte:
Streifenkartenerlebnisse (1)
Der absolute Klassiker: Werkstudent hat ein kompliziertes Modell hinterlassen…
So auch bei einem langjährigen Auftraggeber (mittelständisches Unternehmen in Deutschland):
Ein findiger Werkstudent hatte ein ausgefeiltes EXCEL-Modell für eine Variantenkalkulation mit komplexen Formeln inkl. viel Programmierung in VBA erstellt. Sie ahnen es schon? Genau, Murphy’s law! Das Modell musste dringend angepasst und erweitert werden. Und der Werkstudent war nicht mehr im Unternehmen…
Ein Anruf, bei uns, ein Termincheck und schon waren wir behilflich. Dank einer Erfahrung von 30 Jahren konnten wir uns recht schnell in das Modell finden und verschiedenste Lösungen entwickeln. Ein Vorteil, wenn man seit vielen Jahren unterschiedliche Unternehmen, deren Geschäftsmodelle, Prozesse und Needs kennenlernen darf. So wird unsere Analysefähigkeit und Kreativität gefordert! 🙂
Im aktuellen Fall konnten wir die bestehende Datei analysieren, optimieren und dem Auftraggeber die Funktionsweise dieses wichtigen Excel-Modells so transparent machen, dass er künftige Änderungen ohne uns durchführen kann!
Kennen Sie das? Während einer Konferenz oder einem Vortrag, wird eine Tabelle mit einer interessanten Statistik gezeigt. Sie hätten gerne diese Zahlen schnell zur Verfügung. Oder Sie sehen solch eine Tabelle in einem Buch und/oder Zeitschrift.
Früher mussten Sie solche Zahlen abtippen, heute können Sie dafür die Fotofunktion Ihres Smartphones nutzen. Ach ja, und natürlich die Excel App auf Ihrem Smartphone.
Wie geht man beim Aufbau eines Dashboards vor? Was ist dabei zu beachten? Wie sollten die Daten verdichtet werden? Mit welchen Excel-Techniken sollte man arbeiten? Wir denken dabei vom Ziel her. Hier folgen Hinweise, die Ihnen nach unserer Meinung beim Aufbau eines Dashboards helfen können. Denn zu 80% besteht ein Dashboards aus einem Datenmodell, nur zu 20% aus “schönen Diagrammen&Tabellen”!
Ich beobachte bei Projekten meist eine Vorgehensweise, bei der erst einmal alle verfügbaren Daten in irgendeiner Form “eingesammelt” werden, meist nach der Devise: “Was ich schon habe, kann mir niemand mehr wegnehmen”. Dann folgt eine Überlegung, welche Kennzahl können daraus gebildet , welche Diagramme erzeugt werden. Das geht einher mit den Überlegungen, welche Informationen die Empfänger wohl haben möchten (oder müssten?), ohne dass dazu ein Dialog geführt wird. Daraus ergeben sich nach meiner Beobachtung sehr unhandliche Modelle, obwohl eine andere Vorgehensweise mlgw. zielführender sein könnte.
Empfängerorientierung als Voraussetzung
Im ersten Schritt würde ich den Informationsbedarf der Empfänger klären, verbunden mit der Frage nach Vorstellungen zur Usability. Dazu kann man bereits einige dynamische Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume vorstellen und das Feedback aufnehmen Durch die Reaktion auf solche Beispiele (ohne echte Daten) kann man oft auch erkennen, was Empfänger wirklich wollen und benötigen. Denn oft ist ihnen das selbst nicht bewusst, wird aber mit solchen Beispielen klarer Beispiele.
Umsetzung – zielorientiert und top down
Mit diesen recht konkreten Vorstellungen kann man sich an die eigentliche Umsetzung machen, denn nun hat man eine Zielvorgabe und kann von dieser aus rückwärts gehen:
Vom Ziel ausgehend (interaktive Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume), beschreiben Sie die dafür notwendigen Daten. Denn vielleicht werden noch besondere Elemente zu Visualisierung gewünscht. Auch dafür werden Zahlen benötigt, denn Diagramme sind visualisierte Zahlen. Diese Zahlen, die nicht aus den Datenquellen stammen, müssen automatisch generiert werden und in einer bestimmten Struktur bereitgestellt. Dabei helfen zahlreiche Excel-Funktionen.
Die Beschreibung der im ersten Schritt gewünschten Visualisierungen verdeutlicht die Zahlen, die dafür in Form von Tabellen oder Einzelwerten vorliegen müssen. Vor allem werden auf dieser Ebene die Daten für verschiedene Selektionskriterien (Kategorie, Zeit, Geografie) bereitgestellt und aufbereitet.
Die Beschreibung der im Schritt davor erwünschten Datenselektion schafft Klarheit darüber, welche Daten aus den Datenquellen benötigt werden. Spätestens hier sollte man sich darüber im Klaren sein, in welchem Umfang historische Daten aus den Datenquellen übernommen werden müssen.
Welche Daten werden aus welchen Quellen benötigt? Wie stark müssen die Daten transformiert und verdichtet werden? Wie wichtig ist eine permanente oder monatliche Aktualisierung?
Die Abbildung zeigt alle Schritte auf und zeigt die dafür benötigten oder zur Verfügung stehenden Excel-Techniken..
In der Beispieldatei werden die wünschenswerten Excel-Techniken zur Erstellung eines Dashboards aufgelistet. Planung, Tests mit den Datenquellen und Erstellung des Dashboards benötigen nach meiner Erfahrung nach dieser Vorgehensweise ca. 3-5 Personentage.
Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind. Da wir aus nachvollziehbaren Gründen keine Charts aus unseren Projekten vorstellen können, besprechen wir öffentlich zugänglich Charts. Dabei wenden wir aber die gleichen Prinzipien, wie bei unseren Kunden an.
Im Chart des Monats des Monats November haben wir ein dynamisches Diagramm im Web von RTL kommentiert und daraus ein interaktives, für ein Dashboard taugliches Diagramm gemacht.
Wir haben nun täglich die Zahlen notiert, einen anderen Diagramm-Typ gewählt und daraus eine Art von Visual gemacht.
Dieses Diagramm soll beispielhaft zeigen, wie man verschiedene Elemente (hier statistische Parameter), bei Bedarf anzeigen lassen kann und so eine erweiterte Aussage der Daten erhält. Es ist kein Anspruch darauf, welche Parameter an die Fallzahlen anzulegen wären. Aber sehen Sie selbst, wenn Sie die Beispieldatei öffnen.
Dieses Beispiel soll zeigen, wie Zusammenhänge oder Effekt sichtbar gemacht werden können, wenn sie direkt aus den nackten Zahlen nicht für jeden erkennbar sind. Andere Beispiele für diese Art von Diagrammen / Visuals ist die Trompetenkurve als Abweichungsanalyse oder als Prognosemodelltun oder wie wir es in Szenarien und Simulationen in Excelzeigen.
Anmerkungen:
Wir hätten übrigens gerne die Beispieldatei als Power Bi-Dashboard erstellt, mussten dabei feststellen, dass es keine DAX-Funktionen vergleichbar den Excel-Funktionen TREND(), VARIATION(), RGP() und anderen statistischen Funktionen gibt.
Außerdem hätten wir gerne die Neuinfektionen gerne per Power Query automatisch aktualisiert in des Modell geladen. leider haben wir im WEB keine passende Datenquelle gefunden, mit der wir die Datenquelle WEB hätten nutzen können. Schade! 🙁
