Archiv der Kategorie: Excel – Methode

Best-Praktice in Excel

Was sind “Intelligente” Tabellen?

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“Intelligente“ Tabellen sind ein Datenbereich auf einem Tabellenblatt (Sheet), der sich wie eine Datenbank verhält. Dieser Datenbereich erweitert sich automatisch, sobald sie weitere Zeilen hinzufügen. Formeln werden automatisch für jede Zeile ergänzt und müssen nicht mehr manuell angepasst werden. In einem früheren BLOG-Beitrag habe ich dieses tolle Feature schon einmal beschrieben. Heute möchte ich diese Ausführungen systematisieren. Denn für den Einsatz von Excel im Controlling halte ich dieses Feature für sehr wichtig, vor allem im ergänzenden Einsatz von Excel mit anderen IT-Systemen. Daher sollte dieses Feature in das Repertoire eines jeden Controllers aufgenommen werden!

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Excel spricht mit uns!

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Vor ca. 15 Jahren war ein junger Mann Teilnehmer eines Inhouse-Seminars, der leider eine geringe Sehfähigkeit hatte Er musste sich seinen Monitor auf die bestmögliche Auflösung einstellen und klebte förmlich mit der Nase am Display, um erkennen zu können, was er in Excel gerade tat. Schade, dass Excel damals noch nicht sprechen konnte. Seit Excel 2016 kann man sich das mit wenigen Klicks einstellen.

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Tabellen mit dem Smartphone fotografieren und umwandeln

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Kennen Sie das? Während einer Konferenz oder einem Vortrag, wird eine Tabelle mit einer interessanten Statistik gezeigt. Sie hätten gerne diese Zahlen schnell zur Verfügung. Oder Sie sehen solch eine Tabelle in einem Buch und/oder Zeitschrift.

Früher mussten Sie solche Zahlen abtippen, heute können Sie dafür die Fotofunktion Ihres Smartphones nutzen. Ach ja, und natürlich die Excel App auf Ihrem Smartphone.

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Endlich mit gutem Gewissen sortieren!

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Sortieren von Daten ist “Teufelszeug”! 😉
Das Sortieren von Daten in Excel verletzt die Forderung, Daten im Original aufzubewahren! Denn der Ursprung der Daten lässt sich nicht mehr (im Gegensatz zu Datenbanken) zurückverfolgen oder wiederherstellen. Oder bei falscher Markierung in der Tabelle wird u.U. nur ein Teil der Daten sortiert.

Wie auch immer: die Sortierung lässt nicht mehr zum Ursprungszustand zurückverfolgen.

Microsoft hat mit seinem April-Update die seit 2018 angekündigten neuen Features endlich zur Verfügung gestellt. Eine davon ist die Funktion SORTIERENNACH().

SORTIERENNACH() sortiert die Inhalte eines Bereichs oder einer Matrix anhand der Werte in einem anderen Bereich oder einer Matrix. Dabei regiert die Funktion auf eine Veränderung der Größe des Quellbereichs, was etwas mit dem neuen Konzept der Dynamischen Arrays zu tun hat.

Wer noch nicht mit Excel365 arbeitet, der setzt bitte weiterhin die Funktion KKLEINSTE() und die “Intelligente Tabelle” ein, wir in unserem Beispiel zum Sortieren eines Balkendiagramms ohne VBA?

Jetzt haben wir dieses Beispiel eines automatisch sortierten Balken-Diagramms mit der Funktion SORTIERENNACH() aufbereitet. Sehen Sie hier unser Beispiel…

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So sexy ist #NV!

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Wer mit Matrix-Funktionen wie SVERWEIS(), VERGLEICH() arbeitet, der erhält gelegentlich die Fehlermeldung #NV. Das heißt etwa so viel wie «Nicht Vorhanden»! In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie dieses #NV entsteht, wie man es vermeidet, aber noch viel wichtiger:
Wie nützlich diese Fehler-Meldung bei Diagrammen sein kann!

Ganz nebenbei kläre ich die wahre Bedeutung des Arguments “Bereich_Verweis” in der Funktion SVERWEIS() auf und warum Sie dort WAHR (=1) oder FALSCH(=0). Diese Bedeutung wird seit Jahrzehnten nicht vollständig erläutert!

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Sensitivitäts-Analyse mit zwei oder mehr Variablen

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Controller arbeiten häufig in der Planungsphase mit Szenario-Technik und der Fragestellung „Was-wäre-wenn…“, bei der dann eine oder mehrere Variablen verändert werden. Das lässt sich bei bestimmten Fragestellungen, wie Kosten gut ermitteln. Schwieriger wird es aber, wenn es um Marktentwicklungen geht oder z.B. die Reaktion von Kunden auf Marketing-Maßnahmen unter Berücksichtigung der Marketing-Maßnahmen von Mitwettbewerbern. Häufig gibt es Aufgabenstellungen, bei denen es notwendig ist, unterschiedliche Wertekombinationen durchzurechnen. Dafür ist die Datentabelle aus der Was-wäre-wenn-Analyse von Excel hervorragend geeignet.

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Schützen von Zellen

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Excel bietet die Möglichkeit, Dateien zu schützen, indem z. B. auf einem Arbeitsblatt Zellen vor dem versehentlichen Löschen von Formeln geschützt werden. Außerdem kann man über eine Voreinstellung dafür sorgen, dass Zellen ihren Inhalt nicht anzeigen, Formeln also nicht angezeigt werden. Das Schutzkonzept in Excel ist etwas “gewöhnungsbedürftig”.

Sie können über Optionen genau angeben, was ein Benutzer auf dem Arbeitsblatt tun noch kann, wenn der Blattschutz eingeschaltet ist.

Generell sind alle Zellen durch eine Voreinstellung geschützt. Für die Zellen, die “überschreibbar” gemacht werden sollen, muss diese Voreinstellung aufgehoben werden.

  1. Markieren Sie die Zellen, die “ent-schützt” werden sollen.
  2. Klappen Sie das Menü Start ● Zahl mit der Schaltfläche  aus.
  3. Klicken Sie das Register “Schutz” aus.
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen “Gesperrt” oder “Ausgeblendet.
  5. Bestätigen Sie mit <OK>.
  6. Danach schalten Sie den “Generalschutz” über das Menü Überprüfen ● Änderungen ● Blatt schützen ein.

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

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Objekte exakt ausrichten

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Excel-Objekte (Diagramme, Schaltflächen, Formen, Grafiken usw.)  werden in Tabellen über einem Zellbereich positioniert. Das wird meist dann notwendig, wenn Dashboards oder Reports erstellt werden sollen. Es kann recht mühselig sein, Diagramme (und auch andere Objekte) exakt am Zellhintergrund auszurichten. Viele Anwender vergrößern dazu den Zoom-Faktor. Sie können aber auch…..

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Alternative Ampelfunktion für Dashboard einrichten

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Mittels Ampelfunktionen werden in Reports und/oder größeren Tabellen aufgrund festgelegter Grenzwerte die Über-/Unterschreitungen visualisiert. So soll die Aufmerksamkeit von Entscheidern auf bestimmte Sachverhalte gelenkt und zu Steuerungsmaßnahmen animiert werden. Dabei folgen Anwender meist dem Ampelsystem, indem die Farben Rot, Grün, Gelb und dazu Kreise/Punkte verwendet werden. Diese Vorgehensweise halten wir in dieser Form nicht für sinnvoll.
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Was beeinflusst die Performance von Formeln & Funktionen?

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Manchmal sitzt man als Anwender vor seinen Excel-Modellen und die Aktualisierungen scheinen “ewig” zu dauern. Dafür kann es viele Ursachen geben. In diesem Beitrag sind einige davon zusammengetragen, aber nicht alle. 😉

Dateigröße und Anzahl von Formeln/Funktionen/Verschachtelungen

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