Archiv der Kategorie: EXCEL – Problemlösung

Typische Probleme in EXCEL – gelöst!

Wasserfall-Diagramm

Das Wasserfalldiagramm ist ein Säulendiagrammen, das auch als Brücken- oder Treppendiagramm bezeichnet wird. Es ist sehr gut geeignet, um die Entwicklung / Veränderung eines Wertes und seiner Einflussgrößen zu visualisieren . Seit der Version Excel 2016 wird dieser Diagrammtyp angeboten, der einfach zu bedienen und zu formatieren ist, wenn man weiß wie! 🙂

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Warum Power Query für Controller unverzichtbar ist

Mit Power Query können Sie externe Daten in Ihre Excel-Modell importieren und dabei diese Daten (Struktur, Datentypen usw.) so verändern, dass sie in die gewünschte Zielstruktur geladen werden und Ihren Anforderungen entsprechen. Sie investieren also lediglich einmalig Zeit, um den Prozess zum Laden & Transformieren der gewünschten Daten zu entwickeln! Anschließend können Sie die Daten manuell oder automatisch aktualisieren, um so im Zielmodell die Daten permanent mit dem neuesten Stand der Datenquellen zu erhalten.

In diesem Beitrag erhalten Sie eine (nicht vollständige, aber ständig wachsende) Übersicht von Power Query-Lösungen aus unserer Projekten:

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Streifenkarte: Wir hatten da mal einen Werkstudenten…

Nach einem Seminar möchte man sofort die gerade kennengelernten Techniken einsetzen. Leider wartet meist der Alltag mit zahlreichen Aufgaben auf und verhindert die schnelle Umsetzung. Wenn es dann endlich soweit ist, ist Einiges schon halb vergessen und das Projekt stockt. Denn irgendwie müssen dafür ja immer Zeitfenster im Alltag gefunden werden.
Und wie war das nochmal mit der Funktion XY?
Schnell gegoogelt, aber leider findet sich erst nach langem Suchen nur eine leidlich ähnliche Fragestellung…
Hier kann die Streifenkarte hilfreich sein, da gemeinsam an Aufgaben gearbeitet wird und die beste Lösung sofort gefunden werden kann. Und dies geschieht stundenweise oder auch mal einen Vormittag lang und ist so sehr produktiv. So lässt sich die Zeit gut nutzen um zielorientiert online an Dashboards, Reporting-Lösungen und/oder Power Query-Modellen zu arbeiten. Und dabei zahlen Sie nur für die Coaching-Zeit, nicht für die 30 Jahre Erfahrung, die dahinter stecken!

Hier eine lockere Serie von realisierten Coachings per Streifenkarte:

Streifenkartenerlebnisse (1)

Der absolute Klassiker: Werkstudent hat ein kompliziertes Modell hinterlassen…

So auch bei einem langjährigen Auftraggeber (mittelständisches Unternehmen in Deutschland):

Ein findiger Werkstudent hatte ein ausgefeiltes EXCEL-Modell für eine Variantenkalkulation mit komplexen Formeln inkl. viel Programmierung in VBA erstellt. Sie ahnen es schon? Genau, Murphy’s law! Das Modell musste dringend angepasst und erweitert werden. Und der Werkstudent war nicht mehr im Unternehmen…

Ein Anruf, bei uns, ein Termincheck und schon waren wir behilflich. Dank einer Erfahrung von 30 Jahren konnten wir uns recht schnell in das Modell finden und verschiedenste Lösungen entwickeln. Ein Vorteil, wenn man seit vielen Jahren unterschiedliche Unternehmen, deren Geschäftsmodelle, Prozesse und Needs kennenlernen darf. So wird unsere Analysefähigkeit und Kreativität gefordert! 🙂

Im aktuellen Fall konnten wir die bestehende Datei analysieren, optimieren und dem Auftraggeber die Funktionsweise dieses wichtigen Excel-Modells so transparent machen, dass er künftige Änderungen ohne uns durchführen kann!

Dashboards mit Excel erstellen?

Wie geht man beim Aufbau eines Dashboards vor? Was ist dabei zu beachten? Wie sollten die Daten verdichtet werden? Mit welchen Excel-Techniken sollte man arbeiten? Wir denken dabei vom Ziel her. Hier folgen Hinweise, die Ihnen nach unserer Meinung beim Aufbau eines Dashboards helfen können. Denn zu 80% besteht ein Dashboards aus einem Datenmodell, nur zu 20% aus „schönen Diagrammen&Tabellen“!

Ich beobachte bei Projekten meist eine Vorgehensweise, bei der erst einmal alle verfügbaren Daten in irgendeiner Form „eingesammelt“ werden, meist nach der Devise: „Was ich schon habe, kann mir niemand mehr wegnehmen“. Dann folgt eine Überlegung, welche Kennzahl können daraus gebildet , welche Diagramme erzeugt werden. Das geht einher mit den Überlegungen, welche Informationen die Empfänger wohl haben möchten (oder müssten?), ohne dass dazu ein Dialog geführt wird. Daraus ergeben sich nach meiner Beobachtung sehr unhandliche Modelle, obwohl eine andere Vorgehensweise mlgw. zielführender sein könnte.

Empfängerorientierung als Voraussetzung

Im ersten Schritt würde ich den Informationsbedarf der Empfänger klären, verbunden mit der Frage nach Vorstellungen zur Usability. Dazu kann man bereits einige dynamische Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume vorstellen und das Feedback aufnehmen Durch die Reaktion auf solche Beispiele (ohne echte Daten) kann man oft auch erkennen, was Empfänger wirklich wollen und benötigen. Denn oft ist ihnen das selbst nicht bewusst, wird aber mit solchen Beispielen klarer Beispiele.

Umsetzung – zielorientiert und top down

Mit diesen recht konkreten Vorstellungen kann man sich an die eigentliche Umsetzung machen, denn nun hat man eine Zielvorgabe und kann von dieser aus rückwärts gehen:

  1. Vom Ziel ausgehend (interaktive Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume), beschreiben Sie die dafür notwendigen Daten. Denn vielleicht werden noch besondere Elemente zu Visualisierung gewünscht. Auch dafür werden Zahlen benötigt, denn Diagramme sind visualisierte Zahlen. Diese Zahlen, die nicht aus den Datenquellen stammen, müssen automatisch generiert werden und in einer bestimmten Struktur bereitgestellt. Dabei helfen zahlreiche Excel-Funktionen.
  2. Die Beschreibung der im ersten Schritt gewünschten Visualisierungen verdeutlicht die Zahlen, die dafür in Form von Tabellen oder Einzelwerten vorliegen müssen. Vor allem werden auf dieser Ebene die Daten für verschiedene Selektionskriterien (Kategorie, Zeit, Geografie) bereitgestellt und aufbereitet.
  3. Die Beschreibung der im Schritt davor erwünschten Datenselektion schafft Klarheit darüber, welche Daten aus den Datenquellen benötigt werden. Spätestens hier sollte man sich darüber im Klaren sein, in welchem Umfang historische Daten aus den Datenquellen übernommen werden müssen.
  4. Welche Daten werden aus welchen Quellen benötigt? Wie stark müssen die Daten transformiert und verdichtet werden? Wie wichtig ist eine permanente oder monatliche Aktualisierung?
Die Abbildung zeigt alle Schritte auf und zeigt die dafür benötigten oder zur Verfügung stehenden Excel-Techniken..

In der Beispieldatei werden die wünschenswerten Excel-Techniken zur Erstellung eines Dashboards aufgelistet. Planung, Tests mit den Datenquellen und Erstellung des Dashboards benötigen nach meiner Erfahrung nach dieser Vorgehensweise ca. 3-5 Personentage.

Weitere Anregungen finden Sie hier…..

Chart des Monats Januar- (fast) ein Visual!

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind. Da wir aus nachvollziehbaren Gründen keine Charts aus unseren Projekten vorstellen können, besprechen wir öffentlich zugänglich Charts. Dabei wenden wir aber die gleichen Prinzipien, wie bei unseren Kunden an.

Im Chart des Monats des Monats November haben wir ein dynamisches Diagramm im Web von RTL kommentiert und daraus ein interaktives, für ein Dashboard taugliches Diagramm gemacht.

Wir haben nun täglich die Zahlen notiert, einen anderen Diagramm-Typ gewählt und daraus eine Art von Visual gemacht.

Dieses Diagramm soll beispielhaft zeigen, wie man verschiedene Elemente (hier statistische Parameter), bei Bedarf anzeigen lassen kann und so eine erweiterte Aussage der Daten erhält. Es ist kein Anspruch darauf, welche Parameter an die Fallzahlen anzulegen wären. Aber sehen Sie selbst, wenn Sie die Beispieldatei öffnen.

Dieses Beispiel soll zeigen, wie Zusammenhänge oder Effekt sichtbar gemacht werden können, wenn sie direkt aus den nackten Zahlen nicht für jeden erkennbar sind. Andere Beispiele für diese Art von Diagrammen / Visuals ist die Trompetenkurve als Abweichungsanalyse oder als Prognosemodell tun oder wie wir es in Szenarien und Simulationen in Excel zeigen.

Anmerkungen:

Wir hätten übrigens gerne die Beispieldatei als Power Bi-Dashboard erstellt, mussten dabei feststellen, dass es keine DAX-Funktionen vergleichbar den Excel-Funktionen TREND(), VARIATION(), RGP() und anderen statistischen Funktionen gibt.

Außerdem hätten wir gerne die Neuinfektionen gerne per Power Query automatisch aktualisiert in des Modell geladen. leider haben wir im WEB keine passende Datenquelle gefunden, mit der wir die Datenquelle WEB hätten nutzen können. Schade! 🙁

„Excel-Problem (8)“: Unbegrenzte Datenmodelle für alle Dimensionen im Finanzbereich

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Das hier geschilderte angebliche Excel-Problem ist keines. Wenn man mal davon absieht, dass die hier geschilderte Arbeitsweise in den 80er und frühen 90er Jahren des letzten Jahrhunderts verbreitet war, gab es auch damals schon SAP und Datenbanken. Dann ist das Problem keines der Applikation, sondern eher deren (falsche) Anwendung. Und mit PowerPivot ist es auch in Excel möglich, mehrdimensionale Datenmodelle zu erstellen, auch wenn es noch 10.000 Spreadsheets geben sollte.

Aber von Anfang an:

Was will uns der Autor eigentlich mit seinen Behauptungen mitteilen? Was sollen „unbegrenzte Datenmodelle für alle Dimensionen des Finanzbereichs“ sein? Ich hoffe doch ganz stark, dass der Autor mit „seinem“ Tool bei „seinen“ Kunden jeweils nur ein Datenmodell erstellt, denn sonst bekommt sein Kunde Probleme mit dem Ansatz des „Single-source-of-truth„!

Was will uns der Autor damit mitteilen, wenn er behauptet die Anwender wären gezwungen mit „Berichten mehrerer Abteilungen zu arbeiten, statt mit dynamischen Masken“? Ich kann hier nicht erkennen, was das mit Mehrdimensionalität zu tun haben soll?

Zusammenfassend liest sich dieses Problem erst einmal als schrecklicher Nachteil, stellt sich aber als unnötige Dramatisierung heraus. Warum nur?

Honi soit qui mal y pense“ !

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„Excel-Problem (7)“: Dashboards und Managementberichte

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Die Argumentation ist in meinen Augen ein wenig „schräg“. Wieso kommt hier auf einmal PowerPoint ins Spiel? Natürlich wird in vielen Unternehmen PowerPoint für Managementberichte eingesetzt, und natürlich ist das nicht sinnvoll, aber was hat das mit Excel zu tun? Was bedeutet zeitgemäß? Es hat schon seine Gründe, warum Microsoft die Power-Tools entwickelt hat und gerade Excel365 mit neuen Funktionen und dynamischen Arrays als Frontend „fit“ für große Datenvolumina macht.

Diese PowerPivot und Power Query stehen seit Excel2010 zur Verfügung und können als Basis für interaktive Excel-Dashboards genutzt werden. Wenn man weiß, wie es geht (der Autor weiß es offensichtlich nicht oder will es nicht wissen), dann kann man sehr effiziente und sehr effektive Excel-Modell erstellen, Daten detailliert analysieren, zusätzliche Informationen ergänzen und stets aktuell ein Gesamtbild eines Unternehmens liefern.

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„Excel-Problem (6)“: Rechtevergabe und Information Security

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Hier fehlt mir einfach der Glaube, dass die hier geschilderten Vorgehen tatsächlich den Realitäten entsprechen sollen. Gehaltsabrechnungen mit Excel erstellt und dort gespeichert? Nutzt doch schon jedes KMU in der Regel den Lohnbuchhaltungsservice eines Steuerberaters oder den eines Lohnbuchhaltungsbüros. Schon allein wegen der zahlreichen Bestimmungen und Gesetze, die Expertenwissen erfordern. Das soll Usus sein? Das scheint mir, wie die meisten Behauptungen in diesem Whitepaper eine Arbeitsweise widerzuspiegeln, wie sie vielleicht vor ca. 10-15 Jahre in KMU´s anzutreffen war, aber in Bezug auf Personalabrechnung mit Sicherheit nicht mehr anzutreffen ist.

Wenn dem tatsächlich so wäre, stimme ich dem Autor zu, denn solche Daten gehören in einem Datenbank-System gesichert, dass mit einem Berechtigungskonzept aufwarten kann. Excel kann dann immer mit Hilfe von Power Query immer nur ein Frontend für (z.B.) ein Dashboard sein.

Den Satz „Im Umgang mit Daten wie Forecasts könnten Sie gegen die Vorschriften der EU GDPR verstoßen, wenn diese veröffentlicht werden„, verstehe ich nicht. Wer Forecasts veröffentlicht, dessen geringste Problem dürfte die DSGVO sein, ob die personenbezogene Daten enthalten sollte oder nicht. Forecasts sollten generell nur innerhalb eine Unternehmens verwendet werden und meist ist der Zugang auf das Management beschränkt. Auch hier ist die Praxis des Versendens überholt, auch dafür gibt es Dashboards.

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„Excel-Problem (5)“: Top-down, Bottom-up und Workflow

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 5

Gegenrede:

Diese Behauptung mag vielleicht für die Versionen vor Excel 2013 zutreffen, wobei VBA immer eine Support-Funktion einnehmen kann und konnte, aber Power Query ist auch hier ein Game Changer:
Sheets verschiedener Orga-Einheiten können Bottom-Up eingesammelt und als Upload-Tabellen für das führende IT-System zur Verfügung gestellt werden. Kommentarlisten und Fehlerlisten (wer hat eine Datei fehlerhaft oder noch gar nicht bearbeitet) können aus diesem Modell ebenfalls generiert werden, eine Top-Down-Tabelle, oder mehrere sowieso (hier ein Beispiel).

Mit der Einführung von Microsoft Office 365 und den damit verbundenen Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. Teams, OneDrive, SharePoint) hat man noch einmal andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Nun können Dateien zur gleichen Zeit von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden und Dateien müssen nicht mehr versendet werden, sondern werden innerhalb von z.B. Teams in einen Kanal (» Ordner) online zur Verfügung gestellt.

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„Excel-Problem (2)“: Flexibilität, die Ihre Ergebnisse beeinträchtigen kann

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr.2

Gegenrede:

Diese Behauptung ist nicht haltbar. Wenn man ein Excel-Modell nach bestimmten Prinzipien aufbaut (z.B. PRT-Modellierung), dann ist das Excel-Modell geteilt in einen Import-Bereich, einen Berechnungs-Bereich und in einen Ausgabe-Bereich.
Im Berechnungsbereich und Importbereich werden „intelligente Tabellen“ eingesetzt, damit werden alle Formeln/Funktionen und Bereiche automatisch angepasst. VLOOKUP/SVERWEIS wird entweder durch XVERWEIS  (Excel365), INDEX/VERGELICH oder durch Power Query ersetzt. Die Sheets des Berechnungsbereich und des Ausgabe-Bereich werden vor dem Überschreiben geschützt. Setzt man zusätzlich noch Schaltflächen ein, so entfällt auch eine manuelle Dateneingabe von Steuerungsparametern oder anderen Daten.

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