Power Query bietet in seiner Benutzeroberfläche den enorm praktischen Befehl „Andere Spalten entfernen“. Mit diesem Befehl kann man recht einfach die Spalten definieren, die unbedingt dem Modell hinzugefügt werden sollen. So kann sichergestellt werden, dass Änderungen von Kolleg*Innen an den Datenquellen (z.B. das Hinzufügen von Spalten entgegen von Absprachen) nicht zu Fehlermeldungen führen. Sind die für das Modell wichtigen Spalten in großen Abständen zu finden, kann das Markieren dieser Spalten recht mühselig sein. Mit folgendem kleinen Trick gibt es eine Erleichterung.
Wenn Sie mit aus Ihren IT-Systemen importierten Dateien arbeiten, kommt es immer wieder vor, dass Zeichenfolgen verbunden (=verkettet) werden müssen. Die Ursachen dafür sind vielfältig. Wenn Sie mit Power Query Dateien in ein Modell laden, um Sie dann zu transformieren (z.B. Zeichenfolgen verketten), so gibt es für die Verbindung zwei Möglichkeiten. Beide werden in diesem Beitrag vorgestellt. Power Query ermöglicht es nämlich zwei oder mehr Spalten Abfrage zusammenführen. Sie können Spalten zusammenführen, um sie durch eine zusammengeführte Spalte zu ersetzen, oder Sie können neben den Spalten, die zusammengeführt sind, eine neue zusammengeführte Spalte erstellen.
Zeichen in einer Zeichenkette trennen und auf mehrere Spalten aufteilen? – Ein alter Hut werden Sie abwinken, wenn Sie diese Zeilen lesen. Das lösen Sie in Excel mit Daten ●Text in Spalten, oder mit einer der Text-Funktionen oder in Power Query mit Spalte Teilen. Dabei nutzen Sie die festen Spaltenbreiten aus, oder dass es Trennzeichen gibt, nach denen die Trennung vollzogen werden kann. Was aber, wenn Sie eine Numerische/Nichtnummerische Zeichenfolge trennen wollen, bei der der Übergang nicht an der gleichen Stelle erfolgt? Dafür gibt es in Power Query einen tollen Befehl, besser gesagt zwei! Getreu dem Motto: Rechts die Maus und links die Kaffeetasse!
Seit 2018 dürfen wir den HR-Bereich eines DAX-Unternehmens unterstützen. Dort wird SAP Success Factors eingesetzt, um die Weiterbildung und Personalentwicklung im Konzern zu organisieren.
SAP SuccessFactors ist ein umfangreiches und mächtiges Cloud-basiertes Tool, um den HR-Bereich eines Unternehmens mit zahlreichen Modulen zu steuern. Wenn es allerdings darum geht, ein paar Berichte zu erstellen, scheint es etwas problematisch zu werden. Wir stützen uns dabei auf die Erfahrungen und Aussagen der Mitarbeiter unseres Auftraggebers zum Modul „Learning“. Das Modul scheint sehr wenig individualisierbar zu sein. Daher nutzen die Mitarbeiter die Exportfunktionen und arbeiten mit den Flat File-ähnlichen Excel- oder CSV-Dateien weiter. Aufgrund der Struktur der exportierten Dateien, gestaltet sich die Bearbeitung in Excel etwas problematisch.
Zunächst gab es Gerüchte… das unter Controllern verpönte, aber leider oft abgelieferte Dateiformat PDF könne vielleicht… eines Tages… in PowerBI eingelesen werden. Eines Tages war dann plötzlich die Möglichkeit da, den Connector zu PDF in PowerBI zu nutzen, aber nur als Vorschau-Feature… in einem bestimmten Update Kanal… wenn man es extra aktivierte… Dann war es endlich soweit: PDF-Connector für PowerBI! Für alle! Einfach im Menü! Aber eben leider nur in PowerBI, nicht in Excel.
In meinen Seminaren habe ich immer wieder darauf hingewiesen, dass Power Query (PQ) in PowerBI und PQ in Excel zwar funktional etwa dasselbe leisten, sehr ähnlich aussehen,dann aber manchmal bei der Funktionssyntax und vor allem in den Datenquellen große Unterschiede aufweisen, da – man kann es kaum glauben – dies zwei völlig unterschiedliche Produkte sind! Es sind auch zwei unterschiedliche Entwicklerteams in Redmont mit der Entwicklung beauftragt. Ich habe jedoch die Hoffnung nie aufgegeben, dass auch PQ in Excel diesen PDF-Connector bekommen könnte, da schon viele der Features von PQ für PowerBI erhalten hat. Zwar immer zeitverzögert, aber immerhin.
Und nun ist er da: der Connector zu PDF für Power Query in Excel! Leider nur, wenn Sie ein Office365 Abonnement haben… die neuesten Updates haben…
An einer einfachen Beispieldatei sehen Sie, wie dies funktioniert. Leider sind in Power Query die Pfade von Haus aus absolut, sodass Sie diese in Ihrer Umgebung zunächst anpassen müssen.
Falls Sie selbst mit dem PDF-Connector experimentieren wollen, dann starten Sie über Daten abrufen und transformieren / aus Datei / aus PDF …
Ein wenig holprig ist die Implementierung dennoch.
Mehrseitige Dokumente müssen oft als Einzelseiten importiert und wieder zusammengefügt werden, speziell wenn Seitenköpfe ausgegeben werden. Was ja in PDF leider üblich ist. Hierzu kann man sich mit einem ähnlichen Ansatz wie beim Ordner auslesen selbst eine Lösung programmieren, aber muss dazu erheblichen Aufwand betreiben und braucht das entsprechende Knowhow in M-Programmierung. Möglich aber, dass dies mit einem Update noch automatisiert wird. Stimmen Sie für unseren Vorschlag auf Excel Uservoice!
Manche PDF-Dokumente sind intern seitenweise unterschiedlich aufgebaut! Warum dies so ist, entzieht sich völlig meinem Verständnis, aber für den Zweck von PDF reicht gutes Aussehen aus. Wenn Sie aber – wie ich – auf’s Innere achten, dann verhindert dieser Umstand die automatisierte Weiterverarbeitung der Daten – aber dafür ist PDF auch nicht gedacht! Ich werde nicht müde von meinen Kunden zu fordern: lassen Sie sich die Daten in einen vernünftigen tabellarischen Format geben! Ob TXT, CSV, XLSX oder irgendein Format… Egal! Hauptsache kein PDF! Zwar habe ich nun rein technisch eine Möglichkeit, diese Daten einzulesen und diese werden viele auch nutzen. Organisatorisch bin ich trotzdem noch kein PDF-Fan…
Top oder Flop? Ich bin für Top, wenn sich manchmal ein Import aus PDF nicht umgehen lässt, aber es ist immer noch Topper, eine direkte Verbindungen zur Quelldatenbank aufzubauen.
PS Meine Hoffnung auf PDF für PowerQuery wurde also erhört. Die Hoffnung auf Power Query für Access – lediglich für den Datenimport, nicht die Datenmanipulation – gebe ich jedoch bald auf. Mein Verbesserungsvorschlag auf Access Uservoice gehörte damals zu den am höchst bewerteten Beiträgen und wurde doch von Microsoft doch abgelehnt: no current plan… 🙁
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In einem Projekt für ein Schweizer Logistik-Unternehmen habe ich beim Einsatz von Power Query geringfügige Abweichungen bei den Kontrollsummen entdeckt. Die Ursache war schnell gefunden: Rundungsdifferenzen! Diese entstanden, da die im CSV-Format auf SharePoint gespeicherten Dateien eine geringere Genauigkeit bei den Dezimalstellen aufweisen, Excel jedoch mit 15 Stellen Genauigkeit rechnet.
Ich dachte mir: in Excel würde ich nun Runden, dann mache ich das doch in Power Query genauso! Schließlich gibt es in Power Query zahlreiche Funktionen, die den Tabellen-Funktionen von Excel (scheinbar!) entsprechen. Also mal schnell die Funktion ROUND in die Abfragen eingebaut und schon sah das Ergebnis besser aus.
Bis ich dann in den Testdaten wieder eine Abweichung entdeckte. Und nur in bestimmten Fällen…
Das brachte mich dazu, das Thema Runden in Power Query genauer zu testen. Und siehe da: Es gibt unglaublich viele Methoden, um mit Power Query Dezimalzahlen zu runden, jedoch führt nur eine Methode zum gewünschten Ziel!
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Seit Excel 5.0 (1995) kann man Text-Dateien mit Hilfe des Textkonvertierungs-Assistenten öffnen und umwandeln. Dieser bietet zahlreiche Möglichkeiten eine „Pivot-Tabellen-taugliche“ Excel-Tabelle zu erzeugen. Ebenso kann man den Text-Assistenten einsetzen, wenn man in Excel Zeichenfolgen trennen möchte (Menü Daten • Datentools • Text in Spalten). Ändert sich die Quelldatei, muss jedoch der Import mit allen Einstellungen im Textkonvertierungs-Assistenten erneut durchgeführt werden. Früher haben wir dieses Importieren mit VBA automatisiert. Heute lösen wir das mit Power Query!
Führen Sie den Import mit Power Query durch, erhalten Sie auf „Knopfdruck“ aktualisierte Daten!
Ich erstelle gerade ein Dashboard für ein Kommunikations-Controlling einer Organisation mit Power BI. Damit sollen u.a. die Wirkung von Kampagnen analysiert werden, aber auch ein wenig Statistik, wie Reichweite einzelner Plattformen/Touchpoints und Besucherzahlen auf einzelnen Seiten. Als Datenquellen dienen unter vielen auch Social Media-Plattformen wie Instagram, Facebook, LinkedIn, XING, Twitter und ein Newsletter-Tool. Alle diese Plattformen liefern am Monatsende über einen Datei-Export (Facebook direkt über einen Connector) Daten. Für die Analyse in Power BI wird das Enddatum eines Monats benötigt, aber nicht von allen Datenquelle so geliefert. Die Gründe dafür und auch die Ursachen, warum Datumsangaben von den verschieden Datenquellen nicht wie gewünscht geliefert werden (können), spielen hier keine Rolle. Ebenfalls möchte ich hier nicht darauf eingehen, warum ich das Problem nicht direkt im Datenmodell von PowerBI gelöst habe. Eine pragmatische Lösung habe ich mit der Excel-Funktion MONATSENDE erzeugt und dem Power-BI-Datenmodell hinzugefügt. In der Beispieldateisind drei „Automatismen“ erkennbar:
Wie man in Excel automatische ein Datumsreihe mit Monaten erzeugen kann, die immer mit dem 1. Tag des Monats beginnt.
Wie man mit der Funktion ZUFALLSBEREICH() ganze Zahlen erzeugen kann. Das dient hier im Beispiel nur dazu „zufällig“ ein Datum „mitten“ im Monat zu generieren.
Wie man mit Excel auf der Basis irgendeines Monats automatisch den letzten Tag des Monats als Datum erzeugen kann. Dies geschieht mit der Funktion MONATSENDE(). Dies ist gerade im Februar interessant!
In der „Originaldatei“ wird nur die Funktion MONATSENDE() verwendet. Vielleicht finden Sie die Beispiele nützlich. Das würde mich freuen! 🙂
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Seit letztem Jahr dürfen wir den HR-Bereich eines DAX-Unternehmens unterstützen. Dieses setzt SAP Success Factors ein, um die Weiterbildung im Konzern zu organisieren.
Power Query ist ein mächtiges Feature, das seit Excel 2016 als Abrufen und Transformieren bekannt ist. Manchmal sind es auch hier die kleinen Tipps, die Performancegewinne bringen. Heute geht es um ein effizientes Entfernen von Spalten.
