Archiv der Kategorie: Live aus dem Projekt

Power Query(#021): SAP Success Factors-Berichte optimieren(2)

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Seit 2018 dürfen wir den HR-Bereich eines DAX-Unternehmens unterstützen. Dort wird SAP Success Factors eingesetzt, um die Weiterbildung und Personalentwicklung im Konzern zu organisieren.


SAP SuccessFactors ist ein umfangreiches und mächtiges Cloud-basiertes Tool, um den HR-Bereich eines Unternehmens mit zahlreichen Modulen zu steuern. Wenn es allerdings darum geht, ein paar Berichte zu erstellen, scheint es etwas problematisch zu werden. Wir stützen uns dabei auf die Erfahrungen und Aussagen der Mitarbeiter unseres Auftraggebers zum Modul „Learning“. Das Modul scheint sehr wenig individualisierbar zu sein. Daher nutzen die Mitarbeiter die Exportfunktionen und arbeiten mit den Flat File-ähnlichen Excel- oder CSV-Dateien weiter. Aufgrund der Struktur der exportierten Dateien, gestaltet sich die Bearbeitung in Excel etwas problematisch.

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Power Query (#018): Runden – ganz einfach? Weit gefehlt!

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In einem Projekt für ein Schweizer Logistik-Unternehmen habe ich beim Einsatz von Power Query geringfügige Abweichungen bei den Kontrollsummen entdeckt. Die Ursache war schnell gefunden: Rundungsdifferenzen!
Diese entstanden, da die im CSV-Format auf SharePoint gespeicherten Dateien eine geringere Genauigkeit bei den Dezimalstellen aufweisen, Excel jedoch mit 15 Stellen Genauigkeit rechnet.

Ich dachte mir: in Excel würde ich nun Runden, dann mache ich das doch in Power Query genauso! Schließlich gibt es in Power Query zahlreiche Funktionen, die den Tabellen-Funktionen von Excel (scheinbar!) entsprechen. Also mal schnell die Funktion ROUND in die Abfragen eingebaut und schon sah das Ergebnis besser aus.

Bis ich dann in den Testdaten wieder eine Abweichung entdeckte. Und nur in bestimmten Fällen…

Das brachte mich dazu, das Thema Runden in Power Query genauer zu testen.
Und siehe da:
Es gibt unglaublich viele Methoden, um mit Power Query Dezimalzahlen zu runden, jedoch führt nur eine Methode zum gewünschten Ziel!

Vermeiden Sie Rundungsfehler in Power Query!

Sehen Sie hierzu das Beispiel Fehlerquelle_Runden…

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Microsoft Teams – Haben Sie dazu Fragen?

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Wir setzen seit zwei Jahren Microsoft Teams für Video-Konferenzen, Calls, Teamarbeit und gelegentlichen Support ein. In den letzten drei Wochen scheint alle Welt plötzlich Teams zu nutzen. Microsoft berichtet auf seiner Website von einer Zunahme der Teams-Nutzung in Italien innerhalb eines Monats um 775%!

Aus unserem Umfeld erfahren wir, dass es noch Unsicherheiten in der Anwendung gibt. Wir denken daher gerade darüber nach, vorübergehend Online-Seminare zum Einsatz von Teams anzubieten. Dauer etwa drei Stunden.

Darin würden wir zeigen, wie die Zusammenarbeit in MS Teams funktioniert:

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Controlling als Business Partner in der Coronavirus-Krise

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Das Coronavirus zwingt Unternehmen und deren Controller zu schnellen und trotzdem richtigen Reaktionen. Planungsexperte Michael Kappes von Horváth & Partners erläutert in einem lesenswerten Beitrag auf der Website von Haufe, was ein gutes Controlling in dieser Situation ausmacht. Die Krise wird dabei zur Nagelprobe für die Leistungsfähigkeit des Controllings.

Unter anderem sieht er Simulationsmodelle als „Enabler“ eines effektiven Anti-Krisen-Controllings und nennt einige dafür nützliche Tools:  wie z.B.  Valsight , SAP Analytics Cloud, Anaplan oder Jedox.

Sollte ein Unternehmen nicht über solche Simulationsmodell und die Tools dafür verfügen, müsse das Controlling ersatzweise mit MS Excel, versuchen, den Anforderungen gerecht zu werden.

Hier empfiehlt er die Anpassung bestehender Excel-Planungs- und Forecast-Modelle zum Zweck der Simulation oder die schnelle Entwicklung grober, aber dafür schneller „top-down Forecasts“.

Welche Excel-Techniken könnten dafür in Frage kommen?

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Online-Unterstützung mit Collaborations-Tools

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Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in der Zusammenarbeit in allen Unternehmen enorm beschleunigt. Seit vielen Jahren, nicht erst seit Corona unterstützen wir unsere Auftraggeber durch Workshops, aber auch online mit Collaborations-Tools.  Dafür setzen wir u.a. TeamViewer ein, um beispielsweise nach einem Seminar mit geteiltem Bildschirm noch einzelne Fragen zu beantworten.

Gemeinsam einen Bildschirm zu betrachten ist effizienter, als Dateien hin- und her zusenden und für das Verständnis umfangreiche Erläuterungen zu tippen. Manche Teilnehmer nutzen die Möglichkeit, uns auf Ihre Bildschirme sehen zu lassen und uns dort lösungsresistente Probleme zu zeigen oder sich Tipps zu Aufbau und Gestaltung zu holen. Per TeamViewer können wir sogar die Kontrolle über Ihren Bildschirm, Maus und Tastatur übernehmen, aber nur, wenn Sie diese auch explizit freigeben!

Gut erinnere ich mich an Workshops mit lieben, langjährigen Kunden in Niedersachsen, bei denen alle Teilnehmer hier im Kreativraum in Augsburg waren, wir aber technisch gesehen in Niedersachsen gearbeitet haben:
Per TeamViewer arbeiteten wir mit einem extra zu diesem Zweck reservierten Rechner im heimatlichen Büro meiner Teilnehmer!

So haben wir alle datenschutzrechtlichen Auflagen beachtet, da sensible Daten das Haus nicht verließen. Per TeamViewer konnten wir auch die in Niedersachsen vorhandene Infrastruktur und Netzwerklandschaft nutzen. Unser Kreativraum bot dabei die Möglichkeit, ungestört vom Alltagsgeschäft eine Lösung zu erarbeiten!

Bei Einsätzen für andere Auftraggeber gab es kleine Korrekturen an Systemen, meist ACCESS & Co., die wir gemeinsam mit unseren Kunden vor Ort in Workshops entwickelt hatten. Der Korrekturbedarf wurde über eine gewissen Zeitraum gesammelt und per Fernwartung mit TeamViewer implementiert. So konnte ein Termin schneller  realisiert werden. Reisekosten und -zeit wurden gespart. Gerade bei nur wenigen Stunden Einsatz ist dies ein großer Vorteil.

Benötigen Sie auch Unterstützung bei der Behebung kleinerer Aufgabenstellungen, Problemen, bei der Analyse von unperformanten Modellen oder Tipps zur Lösung kniffliger Fragen? Wir helfen auch bei optimalen Start neuer Projekte oder der Konzeption größerer Lösungen mit Excel, Access, PowerQuery & Co.!

Dazu ist keine Installation auf Ihrem Rechner erforderlich, lediglich das Herunterladen und Ausführen einer kleinen Applikation aus dem Web. Die erforderlichen Lizenzen haben wir erworben.

Sprechen Sie und bei Interesse gerne an Email: info@prt.de

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Excel-Tipp: Datums-Automatismen ohne VBA

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Ich erstelle gerade ein Dashboard für ein Kommunikations-Controlling einer Organisation mit Power BI. Damit sollen u.a. die Wirkung von Kampagnen analysiert werden, aber auch ein wenig Statistik, wie Reichweite einzelner Plattformen/Touchpoints und Besucherzahlen auf einzelnen Seiten.  Als Datenquellen dienen unter vielen auch Social Media-Plattformen wie Instagram, Facebook, LinkedIn, XING, Twitter und ein Newsletter-Tool. Alle diese Plattformen liefern am Monatsende über einen Datei-Export (Facebook direkt über einen Connector) Daten. Für die Analyse in Power BI wird das Enddatum eines Monats benötigt, aber nicht von allen Datenquelle so geliefert. Die Gründe dafür und auch die Ursachen, warum Datumsangaben von den verschieden Datenquellen nicht wie gewünscht geliefert werden (können), spielen hier keine Rolle. Ebenfalls möchte ich hier nicht darauf eingehen, warum ich das Problem nicht direkt im Datenmodell von PowerBI gelöst habe. Eine pragmatische Lösung habe ich mit der Excel-Funktion MONATSENDE erzeugt und dem Power-BI-Datenmodell hinzugefügt. In der Beispieldatei sind drei „Automatismen“ erkennbar:

  1. Wie man in Excel automatische ein Datumsreihe mit Monaten erzeugen kann, die immer mit dem 1. Tag des Monats beginnt.
  2. Wie man mit der Funktion ZUFALLSBEREICH() ganze Zahlen erzeugen kann. Das dient hier im Beispiel nur dazu „zufällig“ ein Datum „mitten“ im Monat zu generieren.
  3. Wie man mit Excel auf der Basis irgendeines Monats automatisch den letzten Tag des Monats als Datum erzeugen kann. Dies geschieht mit der Funktion MONATSENDE(). Dies ist gerade im Februar interessant!

In der „Originaldatei“ wird nur die Funktion MONATSENDE() verwendet. Vielleicht finden Sie die Beispiele nützlich. Das würde mich freuen! 🙂

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Excel-Tipp: Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit eintragen

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Wenn es um das Arbeiten mit Excel geht, bin ich der „typische“ Mausarbeiter: Wenn ich mit rechts auf Zellen klicken und mit links eine Kaffeetasse halten kann, bin ich glücklich. Shortcuts setze ich natürlich auch ein, suche aber nicht gezielt danach. Außerdem muss ich bei Anwendung der meisten Shortcuts die Kaffeetasse abstellen! 😉

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Schriftart für Zeilen- und Spaltenköpfe ändern

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Kürzlich in erhielt ich in einem Strategie Workshop eine ältere Excel-Datei mit einer Balanced Scorecard. Als ich damit begann Optimierungen in diesem Modell vorzunehmen, bemerkte ich die „seltsame“ Schriftart in den Spalten- und Zeilenköpfen. Es handelt sich um eine Serifenschriftart! Kurzer Blick in eine andere Datei: Eindeutig keine Serifenschriftart in den Zeilen und Spaltenköpfen!

Aus bestimmten Gründen wollte und konnte ich diese Serifenschriftart nicht beibehalten. Doch wie ändern?

Vorweg, es handelt sich hier nicht um ein „kriegsentscheidendes“ Excel-Wissen. Manchmal ärgert man sich aber über solche Kleinigkeiten! 😉

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Power Query (#007): Upload nach SAP FICO

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Neulich ging es in einem Workshop darum, den Budgetierungsprozess eines global agierenden Unternehmens zu beschleunigen. Etwa 10 Jahre lang wurden Kostenstellendateien aus SAP FICO nach Excel exportiert, von den KST-Verantwortlichen mit Eingaben befüllt, mit Pivot-Tabelle verdichtet und ca. 400 Dateien durch eine VBA-Prozedur zu einer Gesamtliste zusammengeführt, als TXT-Datei mit Tabs als Trennzeichen generiert und wieder in SAP FICO „hochgeladen“.

Dieser Prozess musste überarbeitet werden, da sich Strukturen geändert hatten und auch der Erzeuger des VBA-Codes nicht mehr zur Verfügung stand. Ich muss wohl nicht extra betonen, dass der Prozess hier nur grob beschrieben ist und natürlich zahlreiche Detailprobleme gelöst werden mussten. Aber wo früher mit VBA und Pivot-Tabelle gearbeitet werden musste, kann nun vieles sehr einfach und elegant mit Power Query gelöst werden. Die Lösung soll hier in den wesentlichen Schritten beschrieben werden. Aufgrund der zahlreichen Details ist eine Beschreibung der Einzelschritte nicht möglich. Vielmehr soll das Optimierungspotenzial von Power Query im Controlling herausgearbeitet werden. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Power Query im Rahmen dieses Projektes werden in einzelnen Beiträgen dargestellt. Weiterlesen →