Seit wir 1993 das erste Mal unser Seminar Excel für Controller durchgeführt haben, werden wir immer wieder gefragt, welches die wichtigsten Excel-Funktion(alität)en für Controller sind. Das hängt natürlich immer davon ab, welchen Aufgaben im Controlling und Finanzwesen man mit Excel nachkommen möchte. In diesem BLOG gibt es bereits einen Beitrag zu den wichtigsten Features. Dennoch wollen wir die uns permanent gestellte Frage hier aus einer anderen Perspektive beantworten.
Die Bedingte Formatierung ist für uns Controller eine sehr nützliche Funktionalität. Können wir doch damit Abweichungen und andere wichtige Informationen in den Zahlen visualisieren. Wenn Sie, so wie wir, mit Excel365 arbeiten, werden sie immer wieder von neuen Funktionalitäten überrascht, die sich mit dem letzten Update „eingeschlichen“ haben. Heute möchte ich auf eine Änderung bei der Bedingten Formatierung hinweisen:
Das Dialogfenster lässt sich nun beliebig in der Größe verändern und
es gibt nun eine Schaltfläche <Doppelte Regeln>, mit der Sie eine ausgewählte Bedingte Formatierungsregel duplizieren können.
Wenn Sie Regeln für eine Bedingte Formatierung kopieren möchten, wählen Sie einfach die Regel aus, und klicken Sie auf Schaltfläche <Doppelte Regeln> um die Kopie zu erstellen. So können Sie nun eine Regel erstellen, dann duplizieren und die erforderlichen Anpassungen an der neuen Regel vornehmen.
Screenshot mit der neuen Schaltfläche <Doppelte Regel >im Dialogfeld „Regeln verwalten“
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Mittels Ampelfunktionen werden in Reports und/oder größeren Tabellen aufgrund festgelegter Grenzwerte die Über-/Unterschreitungen visualisiert. So soll die Aufmerksamkeit von Entscheidern auf bestimmte Sachverhalte gelenkt und zu Steuerungsmaßnahmen animiert werden. Dabei folgen Anwender meist dem Ampelsystem, indem die Farben Rot, Grün, Gelb und dazu Kreise/Punkte verwendet werden. Diese Vorgehensweise halten wir in dieser Form nicht für sinnvoll. Weiterlesen →
Sie haben bestimmt schon einmal mit Bedingter Formatierung gearbeitet! Mit Hilfe der Bedingten Formatierung können Sie Zellen in Abhängigkeit von Inhalten unterschiedlich (z.B. Farben) formatieren.
Was aber, wenn sich in bestimmten Zellen unterschiedliche Begriffe enthalten sind? In unserem Beispiel wechselt das Zahlenformat von Zellen mit der Spaltenüberschrift und eine Ampelfunktion passt sich an die Auswahl an.
Zu diesem Beispiel wurden wir durch die Frage eines Seminarteilnehmers in Zürich inspiriert. Merci vielmals für die Inspiration! 😊
Die Bedingte Formatierung wird übrigens im Seminar Reporting mit Excel vorgestellt.
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Hin und wieder kommen in Berechnungen Fehler vor, die keine sind oder es ergeben sich Fehlermeldungen, die entstehen müssen (z.B. MITTELWERT(), aber unterdrückt werden sollen. Dazu lassen sich die Funktionen WENN() in Kombination mit ISTFEHLER einsetzen oder seit Excel2007 die Funktion WENNFEHLER(). Eine weitere Variante zur Vermeidung einer Fehleranzeige ist die Bedingte Formatierung, wenn hier die Funktionen FEHLER.TYP() und /oder ISTFEHLER() verwendet.
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