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Warum Power Query für Controller unverzichtbar ist

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Mit Power Query können Sie externe Daten in Ihre Excel-Modell importieren und dabei diese Daten (Struktur, Datentypen usw.) so verändern, dass sie in die gewünschte Zielstruktur geladen werden und Ihren Anforderungen entsprechen. Sie investieren also lediglich einmalig Zeit, um den Prozess zum Laden & Transformieren der gewünschten Daten zu entwickeln! Anschließend können Sie die Daten manuell oder automatisch aktualisieren, um so im Zielmodell die Daten permanent mit dem neuesten Stand der Datenquellen zu erhalten.

In diesem Beitrag erhalten Sie eine (nicht vollständige, aber ständig wachsende) Übersicht von Power Query-Lösungen aus unserer Projekten:

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Durch das Datum gesteuert Zahlen konsolidieren

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Dank Power Query kann man nun Daten automatisch aus verschiedenen Datenquellen „einsammeln“, zu einem Modell zusammenfügen, das Ergebnis als Tabelle mehr oder weniger stark verdichtet und aggregiert in ein Excel-Modell laden. Handelt es sich dabei um ein Dashboard, müssen u.U. die Daten als Basis für ein Diagramm verdichtet werden. In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie Sie das mit der Funktion SUMMEWENNS erreichen können. Da Power Query automatisch aktualisierte Daten aus den Datenquellen „liefert“, soll diese Berechnung der Funktion SUMMEWENNS außerdem vom Datum gesteuert werden. Dazu zeige ich die Funktion HEUTE(), ISOKALENDERWOCHE und TEXT().

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(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (3)

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… wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

Diesen Montag kann er endlich um 9:30 die Monats-Reports aus SAP (kann beliebig durch eine andere Datenquelle ersetzt werden) als Excel-Files in einen definierten Ordner herunterladen. Danach „verbindet“ er die Daten hektisch mit SVERWEIS  zu einer Datenquelle, sortiert sie ein bisschen um, baut hier einen Link neu auf, eliminiert dort ein Fehlerchen, flucht über die Performance der Datei in der Größe von 70 MB  und kann endlich um 11:58 die Report-Datei abschicken. 

Stopp, das hatten wir doch schon einmal in einem anderen Beitrag!

Max plant seine persönliche Weiterbildung nachdem er in den letzten Jahren ein Excel-Basic-Seminar, Excel-Advanced und eines für Power-User besucht hat. Außerdem hat er viel nach Excel-Techniken gegoogelt, verschiedene kostenlose Online-Tutorials gesehen, zu dieser und oder jener Excel-Technik/-Funktion, die ihm von KollegInnen oder in diversen Foren empfohlen wurden. So kennt er sich in Excel inzwischen sehr gut aus. Trotzdem sind seine Dateien groß, langsam, bestimmte Prozesse sind unbefriedigend. Da er sich mit SAP BW nicht so gut auskennt (oder nur wenige Benutzerrechte hat), nutzt er es als Datenquelle für ein „Excel-Schatten-IT-System“, mit dem er seine Aufgaben erfüllt.

Caroline Musterfrau, Controllerin im Unternehmen Y AG, hat mit ihren KollegInnen ein Anwendungskonzept für Excel erarbeitet und von der Leiterin Controlling absegnen lassen. Dieses Konzept sieht eine bestimmte Modellierung vor, bestimmte Excel-Techniken sowie das Prinzip der Datenkonsistenz. Alle Modelle sind nun einheitlich aufgebaut und gut dokumentiert. Die Revision gibt dafür fünf Sterne 😊😊😊😊😊.

Excel wird ausschließlich als Frontend für (z.B.) SAP&Co. eingesetzt und nur für die im Anwendungskonzept definierten Aufgaben, weil ERP-Systeme, Datenbanken und spezialisierte IT-Tools wesentlich performanter große Datenmengen verarbeiten können.

Natürlich wird Excel im Controlling weiterhin für Sonderaufgaben, AdHoc-Analysen oder zur Entwicklung von Prototypen (z.B. für Dashboards) eingesetzt. Mit diesen Prototypen werden die Anforderungen der Anwender ermittelt, Möglichkeiten vorgeführt und letztlich damit notwendige Budgets für IT-Lösungen zur Genehmigung gebracht.

So kann nun auch die Weiterbildung von Excel wesentlich zielgerichteter nach dem Anwendungskonzept durchgeführt werden, teilweise speziell auf die Anforderungen der Y AG ausgerichtet.

Soweit unsere kleine Geschichte vom Montagmorgen. 🙂

Wo finden Sie sich wieder? Wo möchten Sie als ControllerIn gerne hin? 😉

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(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (2)

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… wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

Diesen Montag kann er endlich um 9:30 die Monats-Reports aus SAP (kann beliebig durch eine andere Datenquelle ersetzt werden) als Excel-Files in einen definierten Ordner herunterladen. Danach „verbindet“ er die Daten hektisch mit SVERWEIS  zu einer Datenquelle, sortiert sie ein bisschen um, baut hier einen Link neu auf, eliminiert dort ein Fehlerchen, flucht über die Performance der Datei in der Größe von 70 MB  und kann endlich um 11:58 die Report-Datei abschicken. 

Stopp, das hatten wir doch schon einmal in einem anderen Beitrag!

Warum kommt Max Mustermann eigentlich jeden Montagmorgen in diese Situation? Weil er sehr gute Excel-Kenntnisse hat! Klingt Paradox, oder? Max Mustermann ist sehr viel in den sozialen Medien unterwegs und sieht dort regelmäßig Webinare, Tutorials, Videos, liest BLOGS von Excel-Gurus, alles kostenlos und spart so eine Menge Geld für Weiterbildung. Er lernt auf diesem Weg sehr viel spannende Excel-Techniken kennen und da er ein begeisterter Tüftler ist, gelingt es ihm immer wieder, diese fantastischen Excel-Techniken in seine Modelle zu integrieren.
Soweit so gut.
Trotzdem hat er jeden Montag diesen Stress. Warum nur? Muss an Excel liegen, ja, natürlich Excel ist schuld, denn Max Mustermann weiß eigentlich alles, was man als Controller über Excel wissen muss. Daher denkt er schon seit einiger Zeit über die Beschaffung einer anderen Software nach.

Caroline Musterfrau, Controllerin im Unternehmen Y AG hat vor mehr als zwei Jahren mal mit einem Excel-Modell kalkuliert, wieviel die kostenlose Weiterbildung über die Sozialen Medien wirklich kostet und sich daher für zwei Seminarbesuche (3 Tage) entschieden ;-). In dem einen lernt Sie die Möglichkeiten von Power Query kennen und in dem anderen, wie Sie ein Dashboard mit Excel erstellen kann. So hat sie nicht nur fantastische Excel-Techniken kennengelernt, sondern auch, wie man bei der Erstellung eines Dashboards Zeit sparen kann. Daher konnte sie nach 1-2 Tagen Planung des Modells und der Techniken in nur drei Tagen ein Dashboard erstellen, das jeden Montagmorgen nur noch geöffnet werden muss und stets die aktuellen Zahlen enthält.

Sie hat alles in allem 8 Personentage investiert und erspart sich nun seit 2 Jahren die hektischen Stunden am Montagmorgen. Die kann sie nun für andere Dinge nutzen!

Melanie Musterfrau, Controllerin des Unternehmens Z AG, hat sich vor mehr als zwei Jahren für eine Dashbord-Lösung mit Power BI entschieden. Es war eine hektische Zeit im Unternehmen, da kurz zuvor ein Merger stattgefunden hat und seither permanent neu organisiert wird. Daher kann sie nicht viel Zeit für Weiterbildung investieren. Sie hat ebenfalls mit einem Excel-Modell kalkuliert wieviel die kostenlose Weiterbildung über die Sozialen Medien kostet und sich daher für einen Seminarbesuch (1 Tag) entschieden 😉 . In dem Seminar über Power BI-Desktop hat sie erfahren, wie sie ein Datenmodell als Basis für das Dashboard erstellt, Measures entwickelt und deren Ergebnisse mit den dynamischen Visuals als Charts umsetzt. Mit 1-2 Tagen Planung des Modells und der Techniken konnte sie in zwei Tagen ein Dashboard erstellen. Dabei ließ sie sich stundenweise per Online-Tool coachen und so typische „Klippen“ bei der Umsetzung vermeiden.

Sie hat alles in allem 5 Personentage + einen Tag Coaching, stundenweise verteilt über mehrere Tage, investiert und erspart sich nun seit 2 Jahren die hektischen Stunden am Montagmorgen. Die kann sie nun für andere Dinge nutzen!

Soweit unsere kleine Geschichte vom Montagmorgen. 🙂

Wo finden Sie sich wieder? Wo möchten Sie als ControllerIn gerne hin? 😉

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(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (1)

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 … wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

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Beschriftungen zentral steuern (4)

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Excel bietet sich als Frontend für Datenbanken an, wenn es um ein Reporting-Modell geht. Die Performance wird dort erbracht, wo Datenbanken für die Verarbeitung von großen Datenmengen ausgelegt sind und als Ergebnis der Transformationsprozesse Daten in einem definierten Umfang an ein Excel-Modell übergeben. Dort erfolgt dann die Aufbereitung unter Gesichtspunkten des Informationsbedürfnisses der Empfänger in Form von Diagrammen / Tabellen und ein professionelles Design folgt den Aspekten der Informationspsychologie. Ein wichtiges Thema ist dabei ein passendes Wording, weil es das Verständnis fördert. Betrachtet man den Aufbau eines Excel-Modells unter Gesichtspunkten der Effizienz, so kann es vorteilhaft sein, Beschriftungen, Steuerparameter und andere Dinge, die wiederholt im Modell benötigt werden,  zentral zu hinterlegen. Über geeignete Funktionalitäten, werden diese hinterlegten Beschriftungen/Werte im Modell „verteilt.
Im vierten Beispiel unserer kleinen Serie wird gezeigt, wie Sie transponierte Spaltenbeschriftungen austauschen können. Die Monatsbezeichnungen werden in verschiedenen Sprachen als Tabelle zentral hinterlegt und von dort im gesamten Modell abgerufen. Im letzten Beispiel mit einem Dropdown aus der Datenüberprüfung, wird nun mit einer „echten“ Schaltfläche ausgewählt, welche Sprache angezeigt wird. In weiteren Beispielen wird die Komplexität dieses Beispiels weiter erhört und damit das Potenzial dieser einfachen Lösung gezeigt.Diese und ähnliche Techniken können Sie übrigens in unserem Seminar Dashboards mit Excel erstellen oder Reporting mit Excel kennenlernen.

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Beschriftungen zentral steuern (2)

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Excel bietet sich als Frontend für Datenbanken an, wenn es um ein Reporting-Modell geht. Die Performance wird dort erbracht, wo Datenbanken für die Verarbeitung von großen Datenmengen ausgelegt sind und als Ergebnis der Transformationsprozesse Daten in einem definierten Umfang an ein Excel-Modell übergeben. Dort erfolgt dann die Aufbereitung unter Gesichtspunkten des Informationsbedürfnisses der Empfänger in Form von Diagrammen / Tabellen und ein professionelles Design folgt den Aspekten der Informationspsychologie. Ein wichtiges Thema ist dabei ein passendes Wording, weil es das Verständnis fördert. Betrachtet man den Aufbau eines Excel-Modells unter Gesichtspunkten der Effizienz, so kann es vorteilhaft sein, Beschriftungen, Steuerparameter und andere Dinge, die wiederholt im Modell benötigt werden,  zentral zu hinterlegen. Über geeignete Funktionalitäten, werden diese hinterlegten Beschriftungen/Werte im Modell „verteilt.

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Beschriftungen zentral steuern (1)

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Excel bietet sich als Frontend für Datenbanken an, wenn es um Reporting-Modell geht. Die Performance wird dort erbracht, wo Datenbanken für die Verarbeitung von großen Datenmengen ausgelegt sind und als Ergebnis der Transformationsprozesse Daten in einem definierten Umfang an ein Excel-Modell übergeben. Dort erfolgt dann die Aufbereitung unter Gesichtspunkten des Informationsbedürfnisses der Empfänger in Form von Diagrammen / Tabellen und ein professionelles Design folgt den Aspekten der Informationspsychologie. Ein wichtiges Thema ist dabei ein passendes Wording, weil es das Verständnis fördert. Betrachtet man den Aufbau eines Excel-Modells unter Gesichtspunkten der Effizienz, so kann es vorteilhaft sein, Beschriftungen, Steuerparameter und andere Dinge, die wiederholt im Modell benötigt werden,  zentral zu hinterlegen. Über geeignete Funktionalitäten, werden diese hinterlegten Beschriftungen/Werte im Modell „verteilt.

In Excel-Dashboards ist es vorteilhaft, Beschriftungen an einer Stelle zu hinterlegen und von dort im gesamten Modell zu „verteilen“. Müssen Sie u.U. mit unterschiedlichen Spalten und Sprachen arbeiten, wird´s kompliziert. In unserem Beispiel wird das Prinzip gezeigt, wie Sie Beschriftungen als Tabelle hinterlegen und als transponierte Spaltenüberschriften (dynamisch!) im gesamten Modell nutzen können. In weiteren Beispielen wird die Komplexität immer mehr erhört und damit das Potenzial dieser einfachen Lösung gezeigt.

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Summe bilden unter Bedingungen

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Sie möchten eine Summe über eine Spalte bilden? Kein Problem, Sie verwenden die Funktion SUMME()!

Sie möchten die Summe nur für Zeilen berechnen in denen ein bestimmtes Kriterium steht? Kein Problem, Sie  verwenden die Funktion SUMMEWENN()!

Sie möchten für die Summierung mehrere Kriterien verwenden, ähnlich der Pivot-Tabelle, aber als Ergebnis eine Kreuztabelle erhalten? Kein Problem, Sie verknüpfen mit „&“ und weiter mit SUMMEWENN!

Falsch! Hier gibt es seit EXCEL 2010 bessere Lösungen…

Die „neue“ – inzwischen sieben Jahre alte – Funktion SummeWennS() akzeptiert bis zu 126 Parameter!

OK, so viele benötigen wir in der Regel nicht, aber sehen Sie selbst im Beispiel 03_SummeWennS, wie nützlich das schon mit zwei, drei Kriterien ist! Gerade dann, wenn Sie ein Dashboard erstellen möchten und eine Datenbasis für Diagramme benötigen!

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