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Durch das Datum gesteuert Zahlen konsolidieren

Dank Power Query kann man nun Daten automatisch aus verschiedenen Datenquellen „einsammeln“, zu einem Modell zusammenfügen, das Ergebnis als Tabelle mehr oder weniger stark verdichtet und aggregiert in ein Excel-Modell laden. Handelt es sich dabei um ein Dashboard, müssen u.U. die Daten als Basis für ein Diagramm verdichtet werden. In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie Sie das mit der Funktion SUMMEWENNS erreichen können. Da Power Query automatisch aktualisierte Daten aus den Datenquellen „liefert“, soll diese Berechnung der Funktion SUMMEWENNS außerdem vom Datum gesteuert werden. Dazu zeige ich die Funktion HEUTE(), ISOKALENDERWOCHE und TEXT().

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Dashboards mit Excel erstellen?

Wie geht man beim Aufbau eines Dashboards vor? Was ist dabei zu beachten? Wie sollten die Daten verdichtet werden? Mit welchen Excel-Techniken sollte man arbeiten? Wir denken dabei vom Ziel her. Hier folgen Hinweise, die Ihnen nach unserer Meinung beim Aufbau eines Dashboards helfen können. Denn zu 80% besteht ein Dashboards aus einem Datenmodell, nur zu 20% aus „schönen Diagrammen&Tabellen“!

Ich beobachte bei Projekten meist eine Vorgehensweise, bei der erst einmal alle verfügbaren Daten in irgendeiner Form „eingesammelt“ werden, meist nach der Devise: „Was ich schon habe, kann mir niemand mehr wegnehmen“. Dann folgt eine Überlegung, welche Kennzahl können daraus gebildet , welche Diagramme erzeugt werden. Das geht einher mit den Überlegungen, welche Informationen die Empfänger wohl haben möchten (oder müssten?), ohne dass dazu ein Dialog geführt wird. Daraus ergeben sich nach meiner Beobachtung sehr unhandliche Modelle, obwohl eine andere Vorgehensweise mlgw. zielführender sein könnte.

Empfängerorientierung als Voraussetzung

Im ersten Schritt würde ich den Informationsbedarf der Empfänger klären, verbunden mit der Frage nach Vorstellungen zur Usability. Dazu kann man bereits einige dynamische Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume vorstellen und das Feedback aufnehmen Durch die Reaktion auf solche Beispiele (ohne echte Daten) kann man oft auch erkennen, was Empfänger wirklich wollen und benötigen. Denn oft ist ihnen das selbst nicht bewusst, wird aber mit solchen Beispielen klarer Beispiele.

Umsetzung – zielorientiert und top down

Mit diesen recht konkreten Vorstellungen kann man sich an die eigentliche Umsetzung machen, denn nun hat man eine Zielvorgabe und kann von dieser aus rückwärts gehen:

  1. Vom Ziel ausgehend (interaktive Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume), beschreiben Sie die dafür notwendigen Daten. Denn vielleicht werden noch besondere Elemente zu Visualisierung gewünscht. Auch dafür werden Zahlen benötigt, denn Diagramme sind visualisierte Zahlen. Diese Zahlen, die nicht aus den Datenquellen stammen, müssen automatisch generiert werden und in einer bestimmten Struktur bereitgestellt. Dabei helfen zahlreiche Excel-Funktionen.
  2. Die Beschreibung der im ersten Schritt gewünschten Visualisierungen verdeutlicht die Zahlen, die dafür in Form von Tabellen oder Einzelwerten vorliegen müssen. Vor allem werden auf dieser Ebene die Daten für verschiedene Selektionskriterien (Kategorie, Zeit, Geografie) bereitgestellt und aufbereitet.
  3. Die Beschreibung der im Schritt davor erwünschten Datenselektion schafft Klarheit darüber, welche Daten aus den Datenquellen benötigt werden. Spätestens hier sollte man sich darüber im Klaren sein, in welchem Umfang historische Daten aus den Datenquellen übernommen werden müssen.
  4. Welche Daten werden aus welchen Quellen benötigt? Wie stark müssen die Daten transformiert und verdichtet werden? Wie wichtig ist eine permanente oder monatliche Aktualisierung?
Die Abbildung zeigt alle Schritte auf und zeigt die dafür benötigten oder zur Verfügung stehenden Excel-Techniken..

In der Beispieldatei werden die wünschenswerten Excel-Techniken zur Erstellung eines Dashboards aufgelistet. Planung, Tests mit den Datenquellen und Erstellung des Dashboards benötigen nach meiner Erfahrung nach dieser Vorgehensweise ca. 3-5 Personentage.

Weitere Anregungen finden Sie hier…..

(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (1)

 … wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

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Erfahrungsbericht – Live-Online-Seminar 2

Seit 1998 führen wir mit unserem Partner Management Circle AG verschiedene Seminare  Portfolio durch. Als in der Corona-Krise die Reisebeschränkungen aktiv wurden, haben wir das nächste Seminar Dashboards mit Excel umgehend in ein Online-Seminar verwandelt. Das Ziel war es dabei, das Seminarkonzept für ein Präsenzseminar unverändert auf eine Online-Durchführung zu übertragen. Management Circle AG und die Teilnehmer:innen waren begeistert, konnten doch so die Seminartermin beibehalten werden!  Hier ein kurzer Bericht zum Seminar am 26. + 27. März 2020:

Es galt, verschiedene Herausforderungen zu meistern:

  1. In unserem Seminarkonzept ist grundsätzlich die Interaktion und das permanente Mitmachen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Bei Webinaren, Video-Tutorials und ähnlichen Online-Formaten findet eine einseitige Wissensvermittlung statt. Daher war die Übertragung des interaktiven Seminaransatzes auf die geänderte Online-Situation im Homeoffice/Büro (Diskussion, Mitarbeiten, Unterstützung am Notebook/PC, Pausen) wichtig.
  2. Der Vorteil eines Präsenzseminars besteht nach unserer Auffassung für alle Teilnehmer auch darin, dass (komplexere) Fragen außerhalb des Seminarprogramms während des Vortrags gestellt und beantwortet werden können. Davon profitieren meist alle Seminarteilnehmer. Im Präsenzseminar werden umfangreiche Fragestellungen oft auch in den Seminarpausen oder dem gemeinsamen Mittagsessen besprochen.
  3. Verteilung der Seminardokumentation und Übungsdateien vor Seminarbeginn.
  4. Umfangreiches Testen von Microsoft Teams auf seine Tauglichkeit für Interaktion und vor allem Fern-Support.
  5. Ist die technische Situation im Homeoffice (Performance WLAN) für eine gute Übertragungsqualität geeignet? Die meisten Online-Plattformen sind am ersten Montag der Ausgangsbeschränkungen wegen der Zunahme der Nutzer „in die Knie“ gegangen!
  6. Uns ist es im Seminar stets wichtig mit Flipcharts Bilder vor den Augen der Teilnehmer:innen zu entwickeln und nicht fertig zu präsentieren. Daher ist die reibungslose  Entwicklung von Bildern vor den Augen der Teilnehmer:innen mit Microsoft Whiteboard wichtig!

Umsetzung:

  1. Teams (und OneDrive) ermöglichte es Übungsdateien, Seminarunterlage und Nachrichten (Chat) parallel während des Seminars einzusetzen. Vor allem der spontane Austausch von Dateien war so gewährleistet.
  2. Insbesondere die AddInns Power Query und PowerPivot waren für dieses Seminar wichtig und waren auf allen Notebooks vorhanden. So konnten wir am Seminartag pünktlich und ohne technische Probleme mit dem Seminar beginnen!
  3. Wichtig war vor allem das Arbeiten mit einem erweiterten Bildschirm, so dass alle Teilnehmer auf einem Monitor („Projektionsfläche“) zusehen und auf dem anderen (Notebook-Display) mitarbeiten konnten, wie im Präsenzseminar!
  4. Bei den Seminarinhalten gab es keine Anpassungen und Kürzungen. Die wurden Dank des gewählten Weges gegenüber der Präsenzveranstaltung 1:1 in der Online-Durchführung vorgestellt und umgesetzt.
    Und natürlich waren auch genügend Pausen eingeplant!
  5. Die Teilnehmer konnten das Gezeigte direkt am eigenen Rechner mitmachen, jederzeit unterbrechen und Fragen zu stellen – wie im Präsenzseminar! Und selbstverständlich gab es ausreichend Pausen, in denen die Teilnehmer:innen sich dann selbst mit Getränken und Snacks verwöhnen durften!
  6. Durch die Art der Dokumentation mussten sich die Teilnehmer:innen fast keine Notizen machen!
  7. Bei der Live-Entwicklung einer Grafik per Whiteboard gab es dann eine Überraschung, weil das im Gegensatz zum Test vorher nicht funktionierte. So wurden denn einfach Excel Zeichnen eingesetzt und die geplante Grafik, samt gesprochener Erläuterungen konnte schrittweise entstehen.
  8. Wenn etwas bei den Teilnehmern nicht funktionierte, wurde einfach in Teams der Bildschirm geteilt bzw. die Steuerung übernommen. So war eine Unterstützung direkt am Notebook gewährleistet!

Fazit:

Als Trainer kann ich sagen: es hat prima funktioniert!

Und auch die Teilnehmerfeedbacks haben bestätigt:
Die neue Seminarsituation hat sehr gut funktioniert, besser, als vorher  erwartet! Die Pausen wurden zur Bewegung genutzt, insofern hatte ich im Gegensatz zu meinem Partner und Kollegen Peter Rühm keine Nackenschmerzen.
Sehr, sehr schade, dass Gespräche & Diskussionen, wie sonst in Pausen üblich, so völlig entfallen.

Meine Kollege hat sein Seminar mit Zoom, gekürzten Inhalten, dafür Übungseinheiten, bei den Teilnehmern mit abgeschalteten Mikrofonen und weitestgehend einseitiger Kommunikation durchgeführt. Es war anstrengend, aber alle waren sehr zufrieden.

Ich habe mein Seminar unverändert live durchgeführt. Alle Mikrofone waren eingeschaltet, d.h. alle Nebengeräusche (Klingeln an der Haustüre, kleine Kinder usw.) waren zu hören. Allerdings war, wie im Seminar, ein permanenter, disziplinierter Austausch möglich. Es war anstrengend, aber alle waren sehr zufrieden.

Nächste Woche führt mein Kollege das nächste Experiment durch: Ein zweitägiges Seminar Reporting mit Excel wird auf vier Vormittage à 3 Stunden verteilt. Mal sehen! 🙂

Ich freue mich schon jetzt auf mein nächstes Online-Seminar! 🙂

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Summe bilden unter Bedingungen

Sie möchten eine Summe über eine Spalte bilden? Kein Problem, Sie verwenden die Funktion SUMME()!

Sie möchten die Summe nur für Zeilen berechnen in denen ein bestimmtes Kriterium steht? Kein Problem, Sie  verwenden die Funktion SUMMEWENN()!

Sie möchten für die Summierung mehrere Kriterien verwenden, ähnlich der Pivot-Tabelle, aber als Ergebnis eine Kreuztabelle erhalten? Kein Problem, Sie verknüpfen mit „&“ und weiter mit SUMMEWENN!

Falsch! Hier gibt es seit EXCEL 2010 bessere Lösungen…

Die „neue“ – inzwischen sieben Jahre alte – Funktion SummeWennS() akzeptiert bis zu 126 Parameter!

OK, so viele benötigen wir in der Regel nicht, aber sehen Sie selbst im Beispiel 03_SummeWennS, wie nützlich das schon mit zwei, drei Kriterien ist! Gerade dann, wenn Sie ein Dashboard erstellen möchten und eine Datenbasis für Diagramme benötigen!

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