Schlagwort-Archive: Effizienz im Controlling

Brauchen wir ACCESS eigentlich noch?

Brauchen wir ACCESS eigentlich noch – EXCEL kann doch auch schon Millionen Zeilen speichern?!? Kann es denn mehr als EXCEL? Und stimmt es, dass Microsoft die Entwicklung von ACCESS langsam einschlafen lassen will?

Das hören wir oft. Dazu ganz kurz:

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Datenschnitte für die Pivot-Tabelle

Ist ein Controlling ohne Pivot-Tabelle vorstellbar? Seit die Pivot-Tabelle mit der Version Excel 5.0 eingeführt wurde, ist sie für mich ein unverzichtbares Werkzeug. Über die in den IT-Systemen häufig vorhandene Excel-Integration hat die Pivot-Tabelle auch Einzug in die meisten ERP-, BI-, MIS-Systeme gehalten.

Als junger, angestellter Controller hatte ich zeitweise meinem Chef gegenüber starke (stets unterdrückte) Neigungen zu Gewalttätigkeiten.

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Excel-Tipp: Zwischensummen

Manchmal sind es kleine, unscheinbare Dinge, lange Zeit unbeachtet, die einen großen Nutzen bieten können. Von diesen Dingen, besser Funktionalitäten gibt es auch in MS Excel viele. Sei es ein Short- Cut, der viele Zeit spart (z.B. <Strg> + <Enter>) oder irgendeine bisher unbeachtete Funktion. Es muss nicht immer VBA sein oder eine mit vier Ebenen verschachtelte Funktion, damit Excel beeindruckt . Es können auch ganz einfache Funktionen sein. Heute solle es die Funktion TEILERGEBNIS() sein, die ich hier vorstellen möchte.

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Beispiel für ein Reporting-Frontend (max. 1 MB)

Haben Sie schon einmal versucht ein dynamisches Reporting-Modell mit Excel aufzubauen? Nach meiner Erfahrung entstehen dabei meist sehr große, kaum handhabbare Dateien. Dass es auch anders geht, möchte ich mit diesem Beispiel zeigen. Dabei sollen mehr die Vorgehensweise und Prämissen beschrieben werden, denn konkrete Excel-Techniken.

Unserer Philosophie folgend, setzen wir Excel ausschließlich als Frontend für ein Backend ein. Das Frontend ist dann z.B. ein Reporting-Modell, das Backend eine Datenbank, die die für das Frontend notwendigen Daten aggregiert und in der notwendigen Form verdichtet in das Frontend hoch lädt. Da so nur relative wenige Datensätze in das Frontend gelangen, ist die Frontend-Datei in der Regel recht klein, meist max. 1-2 MB groß. Weiterlesen

Reporting mit Excel – mehr Effizienz und Effektivität!

Wir haben unsere Seminare neu geordnet. Seit 1993 gibt das Seminar Excel für Controller , aus dem in den folgenden Jahren zahlreiche Spezialseminare wie Datenimport und Datenanalyse, Effizientes Reporting mit Excel, Management Charts usw. entstanden (hier die Historie der Seminare ) sind . Wir haben den Seminaren eine andere Struktur gegeben, inhaltliche Redundanzen entfernt und diese aufeinander aufbauend neu konzipiert. Nun können Sie unserem Angebot einer Seminarreihe folgen, kennen und beherrschen am Ende alle für ein Reporting notwendigen Excel-Techniken. Zusätzlich haben Sie noch die Chance etwas über die optimale Gestaltung und Informationsvermittlung zu erfahren. Mehr dazu hier: Weiterlesen

Verschiedene Ansichten von Excel-Dateien ein-/ausschalten

Wenn Sie Excel-Dashboards arbeiten, ist es zweckmäßig zwei grundsätzliche unterschiedliche „Oberflächen“ einzurichten:

  • Eine Empfängeransicht, bei der von Ihnen definierte Teile der Excel-Oberfläche ausgeblendet sind (Bildlaufleisten, Register, Blätter, Überschiften, usw.) und
  • eine Bearbeitungsansicht, bei der der normale Excel-Bildschirmangezeigt wird, damit Sie bequem Änderungen am Modell durchführen können.

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Excel-Tipp: 56 Farben für Benutzerdefinierte Zahlenformate verwenden

Bei den Benutzerdefinierten Zahlenformaten kann man mit Farben arbeiten. Diese gibt man in eckigen Klammern ein.

Dazu hat man acht Farben zur Auswahl. So dachte ich jedenfalls mehrere Jahre lang. Durch einen Zufall entdeckte ich, dass man auch die 56 in Excel 2003 vorhandenen Farben verwenden kann. Dazu muss man nicht den Namen der Farbe in die eckige Klammer eintragen, sondern die Farbnummern. Die Tabelle auf dem Nachbarblatt soll Ihnen dabei helfen, das Konzept zu verstehen.

Hier geht´s zum Beispiel…..

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Professionelle Diagramme mit Excel erstellen

Excel bietet viele Techniken zur Erstellung von Diagrammen an. Leider genügen diese nicht den Ansprüchen der Berichtsempfänger an professionelle Management-Charts. Für ein periodisches Reporting sind die vorherrschenden Anwendungstechniken zu zeitaufwendig und das Ergebnis meist nicht optimal.

Mit einer geeigneten Modellierung, mit dem Einsatz von speziellen Tabellenfunktionen, Schaltflächen und grafischen Elementen kann man allerdings Vorlagendateien erstellen, die jeden Monat automatisch die vorhandenen Diagramme an die vorhandenen Daten anpassen. Danach können diese Diagramme in das verwendete Reporting-Tool (PowerPoint, Dashboard, andere Excel-Dateien) eingebunden werden. Die dafür notwendigen Techniken und Funktionalitäten sind sehr überschaubar und ergeben in Kombination nahezu unendliche Möglichkeiten.

VBA-Programmierung ist dazu nicht notwendig, denn durch effektiven Modellaufbau und intelligenten Einsatz von Tabellen-Funktionen können automatische Vorlagen erstellt werden. Diese Vorlagen werden in den Reporting-Prozess integriert und sind keine Insellösungen.

Die Diashow zeigt Ihnen einige Beispiele von dem, was möglich ist. 🙂

Diese Techniken zeigen wir in unserem Seminar Professionelle Diagramme mit Excel erstellen.

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Excel-Tipp: Zeilen automatisch hervorheben => Keine, jede zweite, jede dritte, usw. !

Bei größeren Tabellen ist es wichtig, in den Zeilen dem menschlichen Auge eine Bezugslinie anzubieten. So wird das Ganze lesbarer.

Bei den früher verwendeten Ausdrucken auf EDV-Endlospapier (kennen Sie das noch?) war jede zweite Zeile grün oder später grau bedruckt.

In Excel-Tabellen können Sie dazu die Zellformatierung verwenden.

Was aber ist, wenn Sie spontan keine, jede zweite, jede dritte (usw.) Zeile mit einer Formatierung versehen wollen?

Dann verwenden Sie die Bedingte Formatierung! Sehen Sie sich dieses Beispiel an……


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Excel-Tipp: So Easy! Bewegen von Blatt zu Blatt – Wirklich?

Wie viele Tabellenblätter umfasst Ihre Excel-Datei?

3 Sheets, 10 Sheets, 50 Sheets?

Wie bewegen Sie sich in Ihrer Excel-Datei von Blatt zu Blatt? Das scheint so einfach zu sein, dass es weiter nicht erwähnenswert ist.

Sie werden überrascht sein, wie viele Möglichkeiten es gibt. Einige Möglichkeiten können sofort verwendet werden, andere benötigen einige Voraussetzungen.

Probieren Sie in der Beispieldatei zunächst die ohne Voraussetzungen aus und entscheiden dann selbst, welche Möglichkeit für Sie die geeignetste ist.

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