Seit wir 1993 das erste Mal unser Seminar Excel für Controller durchgeführt haben, werden wir immer wieder gefragt, welches die wichtigsten Excel-Funktion(alität)en für Controller sind. Das hängt natürlich immer davon ab, welchen Aufgaben im Controlling und Finanzwesen man mit Excel nachkommen möchte. In diesem BLOG gibt es bereits einen Beitrag zu den wichtigsten Features. Dennoch wollen wir die uns permanent gestellte Frage hier aus einer anderen Perspektive beantworten.
Vielen Menschen ist gar nicht bewusst, dass es nicht nur Zeit, sondern auch Geld kostet, wenn ganze Besprechungsräume voll mit Menschen sitzen, die Zeit vergeht und man kein Ergebnis zustande bekommt.
Mir fiel dies oft auf, wenn mein Gebührenticker läuft, Diskussionen aber nicht auf den Punkt kommen. Schön für meinen Umsatz, aber nicht wirklich befriedigend.
Um das zu visualisieren ist vor vielen Jahren dieses kleine Tool entstanden, das ich heute wieder mal aus der Schublade hole… Weiterlesen →
Suchen Sie für Ihr Reporting gelegentlich nach einem eindrucksvollen Zeichen für eine Ampelfunktion? Wenn Sie Zeit haben, so können Sie im Register Einfügen ●Symbole ● Symbol stundenlang nach dem geeigneten Zeichen suchen. 😉
Oder Sie bauen eine Tabelle ähnlich der im vorliegenden Beispiel auf, indem Sie Zahlen der ANSI-Tabelle in Zeichen in sechs verschiedene Schriftarten „übersetzen“, davon fünf Symbolschriftarten. Für diese Tabelle benötigen Sie die Funktionen ZEICHEN; VERKETTERN; UNIZEICHEN (ab Excel 2013). Weiterlesen →
In interaktiven Reporting-Systemen sollten nicht alle nur denkbaren Informationen auf einen Blick präsentiert, sondern dem Berichtsempfänger auch die Auswahl der für Ihn interessanten Information ermöglicht werden. Damit entsteht eine andere Wahrnehmung von Informationen und somit eine andere Durchdringung. Dazu bedarf es bestimmter Excel-Techniken.
Problembeschreibung
Wenn in Excel Daten selektiert und folglich nur ein Teil der Daten präsentiert werden soll, wird dazu ein spezieller Modellaufbau benötigt. So gibt es eine oder mehrere Informationstabellen, aus denen mit Hilfe von Matrix-Funktionen die gewünschten Daten selektiert werden. Selektionskriterien können u.a. mit Schaltflächen gewählt werden. Geeignete Matrix-Funktionen setzen dann die Auswahl um, indem Daten aus einer Tabelle gesucht und /oder ausgelesen werden.
Benötigte Excel-Techniken
Formularsteuerelemente, Namen für Bereiche und Zellen, Benutzerdefinierte Formatierung
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Neulich ging es in einem Workshop darum, den Budgetierungsprozess eines global agierenden Unternehmens zu beschleunigen. Etwa 10 Jahre lang wurden Kostenstellendateien aus SAP FICO nach Excel exportiert, von den KST-Verantwortlichen mit Eingaben befüllt, mit Pivot-Tabelle verdichtet und ca. 400 Dateien durch eine VBA-Prozedur zu einer Gesamtliste zusammengeführt, als TXT-Datei mit Tabs als Trennzeichen generiert und wieder in SAP FICO „hochgeladen“.
Dieser Prozess musste überarbeitet werden, da sich Strukturen geändert hatten und auch der Erzeuger des VBA-Codes nicht mehr zur Verfügung stand. Ich muss wohl nicht extra betonen, dass der Prozess hier nur grob beschrieben ist und natürlich zahlreiche Detailprobleme gelöst werden mussten. Aber wo früher mit VBA und Pivot-Tabelle gearbeitet werden musste, kann nun vieles sehr einfach und elegant mit Power Query gelöst werden. Die Lösung soll hier in den wesentlichen Schritten beschrieben werden. Aufgrund der zahlreichen Details ist eine Beschreibung der Einzelschritte nicht möglich. Vielmehr soll das Optimierungspotenzial von Power Query im Controlling herausgearbeitet werden. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Power Query im Rahmen dieses Projektes werden in einzelnen Beiträgen dargestellt. Weiterlesen →
In dieser Datei möchten wir Ihnen in einer zweiten Stufe das dynamische Transponieren mit der Funktion MTRANS() vorstellen. Diese wird immer mit der Tastenkombination <Ctrl> + <Shift> + <Enter> abgeschlossen, weswegen Microsoft dafür auch den Namen CSE-Array geschaffen hat.
Der Begriff Transponieren wird in der Mathematik in der Matrizenrechnung verwendet. Was in der Mathematik eine Matrix ist, wird in Excel als Tabelle bezeichnet. Durch Spiegelung der Ausgangsmatrix an ihrer Hauptdiagonalen wird die transponierte Matrix erstellt.
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… heißt es in den meisten Stellenanzeigen für Controller, hier bespielhaft eine von Pernod Deutschland.
Doch wie sind sehr gute Excel-Kenntnisse zu definieren? Heißt das, der einzustellende Controller sollte VBA beherrschen? Oder vielmehr die Pivot-Tabelle, Funktionen a lá SVERWEIS & Co.? Oder sind hier Skills in den „neuen“ Power Tools von Microsoft erwünscht?
Sollte das Merkmal „Sehr gut“ vielleicht eher über die Bedeutung von Excel für das Controlling des Unternehmens definiert werden?
Im letzten Beitrag haben wir ja nur gezeigt, wie man festgestellt, dass es mehrere Treffer geben kann. Aber wie bekommt man nun angezeigt, welche?
Hierzu möchte ich nun beginnen, einen SVERWEIS selbst zu programmieren, was ja mit Visual Basic für Applications (VBA) sehr leicht möglich ist: den MySVERWEIS
Wie kann man den nun darstellen, welche Treffer es gibt, falls der SVERWEIS mehrere finden könnte? Am besten in Form einer Liste …
Beginnen wir mit einer Minimal-Variante eines SVERWEIS: nur einmal die Funktion, ohne Berücksichtigung von Performance, Komfort und mehrfachen Treffern.
Schnell per ALT-F11 den Visual Basic Editor gestartet und ein neues Modul in die PERSONAL.XLSB eingefügt. Nach meiner Gewohnheit: nun sofort einen Vernünftigen Namen fürs Modul vergeben: mdlFunktionen. Hier fügen Sie den folgenden Code ein:Weiterlesen →
Die Leserichtung im westlichen Kulturkreis geht von Links nach Rechts und von Oben nach Unten.
Entsprechend ist die Aufmerksamkeit des Betrachters für eine Seite verteilt!
Diesen Erkenntnissen aus der Wahrnehmungs- und Informationspsychologie sollte man beim Aufbau von Berichtsseiten, Diagrammen und Tabellen folgen, wenn erfolgreich Informationen vermittelt werden sollen.
Daher unsere Empfehlung:
Ordnen Sie Überschriften generell linksbündig an!
Versuchen Sie die wesentlich Erkenntnisse, Aussage, Botschaft, Empfehlung in der ersten Zeile zu platzieren!
Versuchen Sie auch bei den Beschriftungen des Diagramms eine Anordnung von Links nach Rechts zu erreichen!
Die Hauptbotschaft wird durch das Bild = Diagramm vermittelt! Wählen Sie daher den richtigen Diagrammtyp!
Mehr zu diesem Thema und was Sie noch bei der Gestaltung Ihrer Reports konkret beachten sollten, erfahren Sie im Seminar Professionelle Reports gestalten. Mehr zu diesem Seminar hier…..
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Als Controller betrachten wir monatliche Abweichungen. Diese monatliche Analyse ist wichtig, um Ursachen für die Abweichungen erkennen oder erklären zu können. Wenn Ist-Werte mehrere Monate lang von den Plan-Werten abweichen, dann wird es im Jahresverlauf immer unwahrscheinlicher, dass ein ursprünglich geplanter Jahres-Zielwert noch erreicht werden kann.
