Schlagwort-Archive: Excel im Controlling

Welche Excel-Funktionalitäten sind die wichtigsten?

Seit wir 1993 das erste Mal unser Seminar Excel für Controller durchgeführt haben, werden wir immer wieder gefragt, welches die wichtigsten Excel-Funktion(alität)en für Controller sind. Das hängt natürlich immer davon ab, welchen Aufgaben im Controlling und Finanzwesen man mit Excel nachkommen möchte. In diesem BLOG gibt es bereits einen Beitrag zu den wichtigsten Features. Dennoch wollen wir die uns permanent gestellte Frage hier aus einer anderen Perspektive beantworten.

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Funktion EINDEUTIG

Excel365 bietet viele neue Funktionalitäten, die Nutzern von Datenbank- oder Pivot-Tabellen schon lange gute Dienste leisten. Diese Funktionalitäten sollen den Umgang mit dynamischen Arrays ermöglichen und effizient gestalten. Sie sind ein Teil der Künstlichen Intelligenz, die Microsoft sei 2018 in Excel Schritt für Schritt integriert. Excel bietet so Controllern immer mehr Automatismen an, ohne dass etwas programmiert werden muss. Heute stellen wir in unserer Serie zum Thema Excel und KI die Funktion EINDEUTIG vor.                                         

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Streifenkarte: Wir hatten da mal einen Werkstudenten…

Nach einem Seminar möchte man sofort die gerade kennengelernten Techniken einsetzen. Leider wartet meist der Alltag mit zahlreichen Aufgaben auf und verhindert die schnelle Umsetzung. Wenn es dann endlich soweit ist, ist Einiges schon halb vergessen und das Projekt stockt. Denn irgendwie müssen dafür ja immer Zeitfenster im Alltag gefunden werden.
Und wie war das nochmal mit der Funktion XY?
Schnell gegoogelt, aber leider findet sich erst nach langem Suchen nur eine leidlich ähnliche Fragestellung…
Hier kann die Streifenkarte hilfreich sein, da gemeinsam an Aufgaben gearbeitet wird und die beste Lösung sofort gefunden werden kann. Und dies geschieht stundenweise oder auch mal einen Vormittag lang und ist so sehr produktiv. So lässt sich die Zeit gut nutzen um zielorientiert online an Dashboards, Reporting-Lösungen und/oder Power Query-Modellen zu arbeiten. Und dabei zahlen Sie nur für die Coaching-Zeit, nicht für die 30 Jahre Erfahrung, die dahinter stecken!

Hier eine lockere Serie von realisierten Coachings per Streifenkarte:

Streifenkartenerlebnisse (1)

Der absolute Klassiker: Werkstudent hat ein kompliziertes Modell hinterlassen…

So auch bei einem langjährigen Auftraggeber (mittelständisches Unternehmen in Deutschland):

Ein findiger Werkstudent hatte ein ausgefeiltes EXCEL-Modell für eine Variantenkalkulation mit komplexen Formeln inkl. viel Programmierung in VBA erstellt. Sie ahnen es schon? Genau, Murphy’s law! Das Modell musste dringend angepasst und erweitert werden. Und der Werkstudent war nicht mehr im Unternehmen…

Ein Anruf, bei uns, ein Termincheck und schon waren wir behilflich. Dank einer Erfahrung von 30 Jahren konnten wir uns recht schnell in das Modell finden und verschiedenste Lösungen entwickeln. Ein Vorteil, wenn man seit vielen Jahren unterschiedliche Unternehmen, deren Geschäftsmodelle, Prozesse und Needs kennenlernen darf. So wird unsere Analysefähigkeit und Kreativität gefordert! 🙂

Im aktuellen Fall konnten wir die bestehende Datei analysieren, optimieren und dem Auftraggeber die Funktionsweise dieses wichtigen Excel-Modells so transparent machen, dass er künftige Änderungen ohne uns durchführen kann!

Funktionen einzufügen => Kennen Sie alle Möglichkeiten?

Im täglichen Doing sind es nicht immer die genialen Excel-Features (Pivot-Tabelle, Power Query, SVERWEIS, Solver u.vm.) die uns Usern das Leben erleichtern. Oft sind es die kleinen Kniffe & Tricks, die es uns erlauben effizienter, also zeitsparender, zu arbeiten. Meist sind das Short Cuts oder andere Dinge. Heute geht es um etwas (scheinbar) Banales, nämlich das Einfügen von Funktionen. Wir kennen fünf verschiedene Wege:

  1. Schreiben
  2. Intellisense
  3. Funktionsassistent Menü Formeln
  4. Funktionsassistent
  5. <Shift> + <F3>

Welche kennen Sie? Fehlen welche in der Beispieldatei? Wir freuen uns auf Ihren Hinweis!

Viel Erfolg!

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EXCEL-Tipp: Zeichen für Ampel-Funktion finden

Suchen Sie für Ihr Reporting gelegentlich nach einem eindrucksvollen Zeichen für eine Ampelfunktion? Wenn Sie Zeit haben, so können Sie im Register Einfügen ●Symbole ● Symbol stundenlang nach dem geeigneten Zeichen suchen. 😉

Oder Sie bauen eine Tabelle ähnlich der im vorliegenden Beispiel auf, indem Sie Zahlen der ANSI-Tabelle in Zeichen in sechs verschiedene Schriftarten „übersetzen“, davon fünf Symbolschriftarten. Für diese Tabelle benötigen Sie die Funktionen ZEICHEN; VERKETTERN; UNIZEICHEN (ab Excel 2013). Weiterlesen

Dynamische Benutzerführung in Excel-Tabellen

Worum geht es?

In interaktiven Reporting-Systemen sollten nicht alle nur denkbaren Informationen auf einen Blick präsentiert, sondern dem Berichtsempfänger auch die Auswahl der für Ihn interessanten Information ermöglicht werden. Damit entsteht eine andere Wahrnehmung von Informationen und somit eine andere Durchdringung. Dazu bedarf es bestimmter Excel-Techniken.

Problembeschreibung

Wenn in Excel Daten selektiert und folglich nur ein Teil der Daten präsentiert werden soll, wird dazu ein spezieller Modellaufbau benötigt. So gibt es eine oder mehrere Informationstabellen, aus denen mit Hilfe von Matrix-Funktionen die gewünschten Daten selektiert werden. Selektionskriterien können u.a. mit Schaltflächen gewählt werden. Geeignete Matrix-Funktionen setzen dann die Auswahl um, indem Daten aus einer Tabelle gesucht und /oder ausgelesen werden.

Benötigte Excel-Techniken

Formularsteuerelemente, Namen für Bereiche und Zellen, Benutzerdefinierte Formatierung

Funktionen MTRANS, INDEX, VERGLEICH, SVERWEIS, BEREICH.VERSCHIEBEN

Das Beispiel (hier klicken) stammt aus unserem Seminar Reporting mit Excel I – 360°-Überblick.

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Power Query (#007): Upload nach SAP FICO

Neulich ging es in einem Workshop darum, den Budgetierungsprozess eines global agierenden Unternehmens zu beschleunigen. Etwa 10 Jahre lang wurden Kostenstellendateien aus SAP FICO nach Excel exportiert, von den KST-Verantwortlichen mit Eingaben befüllt, mit Pivot-Tabelle verdichtet und ca. 400 Dateien durch eine VBA-Prozedur zu einer Gesamtliste zusammengeführt, als TXT-Datei mit Tabs als Trennzeichen generiert und wieder in SAP FICO „hochgeladen“.

Dieser Prozess musste überarbeitet werden, da sich Strukturen geändert hatten und auch der Erzeuger des VBA-Codes nicht mehr zur Verfügung stand. Ich muss wohl nicht extra betonen, dass der Prozess hier nur grob beschrieben ist und natürlich zahlreiche Detailprobleme gelöst werden mussten. Aber wo früher mit VBA und Pivot-Tabelle gearbeitet werden musste, kann nun vieles sehr einfach und elegant mit Power Query gelöst werden. Die Lösung soll hier in den wesentlichen Schritten beschrieben werden. Aufgrund der zahlreichen Details ist eine Beschreibung der Einzelschritte nicht möglich. Vielmehr soll das Optimierungspotenzial von Power Query im Controlling herausgearbeitet werden. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Power Query im Rahmen dieses Projektes werden in einzelnen Beiträgen dargestellt. Weiterlesen

EXCEL-Tipp: Transponieren II

Wollten Sie in Excel schon einmal Zeilen mit Spalten vertauschen? Zum Beispiel nach einem Download eines SAP-Reports?

Dazu gibt es in Excel verschiedene Möglichkeiten:

  • Statisches Transponieren (Menü Start ● Inhalte Einfügen ● Transponieren)
  • Dynamisches Transponieren (MTRANS)
  • Dynamisches Transponieren (Power Query)

In dieser Datei möchten wir Ihnen in einer zweiten Stufe das dynamische Transponieren mit der Funktion MTRANS() vorstellen. Diese wird immer mit der Tastenkombination <Ctrl> + <Shift> + <Enter> abgeschlossen, weswegen Microsoft dafür auch den Namen CSE-Array geschaffen hat.

Der Begriff Transponieren wird in der Mathematik in der Matrizenrechnung verwendet. Was in der Mathematik eine Matrix ist, wird in Excel als Tabelle bezeichnet. Durch Spiegelung der Ausgangsmatrix an ihrer Hauptdiagonalen wird die transponierte Matrix erstellt.

Hier geht´s zur Beispieldatei:

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Sehr gute Excel-Kenntnisse werden vorausgesetzt…..

… heißt es in den meisten Stellenanzeigen für Controller, hier bespielhaft eine von Pernod Deutschland.

Doch wie sind sehr gute Excel-Kenntnisse zu definieren? Heißt das, der einzustellende Controller sollte VBA beherrschen? Oder vielmehr die Pivot-Tabelle, Funktionen a lá SVERWEIS & Co.? Oder sind hier Skills in den „neuen“ Power Tools von Microsoft erwünscht?

Sollte das Merkmal „Sehr gut“ vielleicht eher über die Bedeutung von Excel für das Controlling des Unternehmens definiert werden?

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Pimp my SVERWEIS: SVERWEIS mit mehreren Treffern = MySVERWEIS!

Im letzten Beitrag haben wir ja nur gezeigt, wie man festgestellt, dass es mehrere Treffer geben kann. Aber wie bekommt man nun angezeigt, welche?

Hierzu möchte ich nun beginnen, einen SVERWEIS selbst zu programmieren, was ja mit Visual Basic für Applications (VBA) sehr leicht möglich ist: den MySVERWEIS

Wie kann man den nun darstellen, welche Treffer es gibt, falls der SVERWEIS mehrere finden könnte? Am besten in Form einer Liste …

Beginnen wir mit einer Minimal-Variante eines SVERWEIS: nur einmal die Funktion, ohne Berücksichtigung von Performance, Komfort und mehrfachen Treffern.

Schnell per ALT-F11 den Visual Basic Editor gestartet und ein neues Modul in die PERSONAL.XLSB eingefügt. Nach meiner Gewohnheit: nun sofort einen Vernünftigen Namen fürs Modul vergeben: mdlFunktionen. Hier fügen Sie den folgenden Code ein: Weiterlesen