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„Excel-Problem (8)“: Unbegrenzte Datenmodelle für alle Dimensionen im Finanzbereich

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Das hier geschilderte angebliche Excel-Problem ist keines. Wenn man mal davon absieht, dass die hier geschilderte Arbeitsweise in den 80er und frühen 90er Jahren des letzten Jahrhunderts verbreitet war, gab es auch damals schon SAP und Datenbanken. Dann ist das Problem keines der Applikation, sondern eher deren (falsche) Anwendung. Und mit PowerPivot ist es auch in Excel möglich, mehrdimensionale Datenmodelle zu erstellen, auch wenn es noch 10.000 Spreadsheets geben sollte.

Aber von Anfang an:

Was will uns der Autor eigentlich mit seinen Behauptungen mitteilen? Was sollen „unbegrenzte Datenmodelle für alle Dimensionen des Finanzbereichs“ sein? Ich hoffe doch ganz stark, dass der Autor mit „seinem“ Tool bei „seinen“ Kunden jeweils nur ein Datenmodell erstellt, denn sonst bekommt sein Kunde Probleme mit dem Ansatz des „Single-source-of-truth„!

Was will uns der Autor damit mitteilen, wenn er behauptet die Anwender wären gezwungen mit „Berichten mehrerer Abteilungen zu arbeiten, statt mit dynamischen Masken“? Ich kann hier nicht erkennen, was das mit Mehrdimensionalität zu tun haben soll?

Zusammenfassend liest sich dieses Problem erst einmal als schrecklicher Nachteil, stellt sich aber als unnötige Dramatisierung heraus. Warum nur?

Honi soit qui mal y pense“ !

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„Excel-Problem (7)“: Dashboards und Managementberichte

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Die Argumentation ist in meinen Augen ein wenig „schräg“. Wieso kommt hier auf einmal PowerPoint ins Spiel? Natürlich wird in vielen Unternehmen PowerPoint für Managementberichte eingesetzt, und natürlich ist das nicht sinnvoll, aber was hat das mit Excel zu tun? Was bedeutet zeitgemäß? Es hat schon seine Gründe, warum Microsoft die Power-Tools entwickelt hat und gerade Excel365 mit neuen Funktionen und dynamischen Arrays als Frontend „fit“ für große Datenvolumina macht.

Diese PowerPivot und Power Query stehen seit Excel2010 zur Verfügung und können als Basis für interaktive Excel-Dashboards genutzt werden. Wenn man weiß, wie es geht (der Autor weiß es offensichtlich nicht oder will es nicht wissen), dann kann man sehr effiziente und sehr effektive Excel-Modell erstellen, Daten detailliert analysieren, zusätzliche Informationen ergänzen und stets aktuell ein Gesamtbild eines Unternehmens liefern.

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Excel ist nun auch für den Anstieg der Corona-Infizierten in Großbritannien verantwortlich

Die Public Health England (PHE), eine Einrichtung des National Health Services (NSH) , erhielt Anfang Oktober von den Testlaboren zahlreiche CSV-Dateien mit den Ergebnissen der Corona-Tests .

Anscheinend wurde von der PHE die CSV-Dateien einzeln per Excel-Makro in Sheets eingefügt. Da die Dateien im *xls-Format gespeichert wurden, konnten nur 65.536 Zeilen pro Sheet gespeichert werden. Die CSV-Dateien waren aber umfangreicher, so dass Zeilen abgeschnitten und somit Testergebnisse nicht gesichert wurden. Der schlecht durchdachte Einsatz von Microsoft Excel war die Ursache dafür, dass fast 16.000 Coronavirus-Fälle nicht gemeldet wurden!

Mal abgesehen davon, dass bei einer so wichtigen Angelegenheit ein anwendungsichereres IT-System hätte verwendet werden können, wurde hier wieder einmal Excel falsch oder in einer veralteten Version eingesetzt. Da sich aber der Bericht der BBC so liest, als ob ein falsches Dateiformat beim Speichern verwendet wurde, folglich der Einsatz einer neueren Excel-Version vermutet werden kann, stellt sich die Frage, warum nicht gleich Power Query für das Einsammeln der Daten verwendet wurde. Mit Power Query hätten die CSV-Dateien sicher aus Ordnern ausgelesen und zu einer Datenquelle vereinigt werden können. Diese hätte als Verbindung mit PowerPivot oder gleich mit PowerBI ausgewertet werden können

Wieder einmal wird Excel verantwortlich gemacht, nicht die Anwender!

„Excel-Problem (6)“: Rechtevergabe und Information Security

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Hier fehlt mir einfach der Glaube, dass die hier geschilderten Vorgehen tatsächlich den Realitäten entsprechen sollen. Gehaltsabrechnungen mit Excel erstellt und dort gespeichert? Nutzt doch schon jedes KMU in der Regel den Lohnbuchhaltungsservice eines Steuerberaters oder den eines Lohnbuchhaltungsbüros. Schon allein wegen der zahlreichen Bestimmungen und Gesetze, die Expertenwissen erfordern. Das soll Usus sein? Das scheint mir, wie die meisten Behauptungen in diesem Whitepaper eine Arbeitsweise widerzuspiegeln, wie sie vielleicht vor ca. 10-15 Jahre in KMU´s anzutreffen war, aber in Bezug auf Personalabrechnung mit Sicherheit nicht mehr anzutreffen ist.

Wenn dem tatsächlich so wäre, stimme ich dem Autor zu, denn solche Daten gehören in einem Datenbank-System gesichert, dass mit einem Berechtigungskonzept aufwarten kann. Excel kann dann immer mit Hilfe von Power Query immer nur ein Frontend für (z.B.) ein Dashboard sein.

Den Satz „Im Umgang mit Daten wie Forecasts könnten Sie gegen die Vorschriften der EU GDPR verstoßen, wenn diese veröffentlicht werden„, verstehe ich nicht. Wer Forecasts veröffentlicht, dessen geringste Problem dürfte die DSGVO sein, ob die personenbezogene Daten enthalten sollte oder nicht. Forecasts sollten generell nur innerhalb eine Unternehmens verwendet werden und meist ist der Zugang auf das Management beschränkt. Auch hier ist die Praxis des Versendens überholt, auch dafür gibt es Dashboards.

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„Excel-Problem (5)“: Top-down, Bottom-up und Workflow

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 5

Gegenrede:

Diese Behauptung mag vielleicht für die Versionen vor Excel 2013 zutreffen, wobei VBA immer eine Support-Funktion einnehmen kann und konnte, aber Power Query ist auch hier ein Game Changer:
Sheets verschiedener Orga-Einheiten können Bottom-Up eingesammelt und als Upload-Tabellen für das führende IT-System zur Verfügung gestellt werden. Kommentarlisten und Fehlerlisten (wer hat eine Datei fehlerhaft oder noch gar nicht bearbeitet) können aus diesem Modell ebenfalls generiert werden, eine Top-Down-Tabelle, oder mehrere sowieso (hier ein Beispiel).

Mit der Einführung von Microsoft Office 365 und den damit verbundenen Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. Teams, OneDrive, SharePoint) hat man noch einmal andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Nun können Dateien zur gleichen Zeit von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden und Dateien müssen nicht mehr versendet werden, sondern werden innerhalb von z.B. Teams in einen Kanal (» Ordner) online zur Verfügung gestellt.

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„Excel-Problem (3)“: Einfache Zusammenarbeit und Versionskontrolle

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 3

Diese Behauptung ist seit Excel 2013 und der Einführung von Power Query nicht haltbar. Power Query ist auch hier der Game Changer. Ansonsten ist auch eine Frage der Vereinbarungen und der Organisation, also ob man mit einem Anwendungskonzept in der Organisation arbeitet. Excel-Files lassen sich in vereinbarte Ordner einstellen. Mit Power Query werden die Dateien eines Ordners oder mehrere Ordner ausgelesen , zu einem Gesamtmodell zusammengeführt und manuell oder automatisch aktualisiert (mit einer kleinen Voreinstellung automatisieren.

Beim Auslesen der Ordner hat man verschiedene Optionen, ob z.B.

  • alle Dateien eines Ordners dem Modell hinzugefügt werden sollen oder nur
  • die aktuellste Dabei des Ordners oder nur
  • bereits bearbeitete Vorgänge (Veränderungen) .

Dieses mit Power Query erstellte Datenmodell kann Upload-Tabellen für das führende IT-System, Kommentarlisten und Fehlerlisten (wer hat eine Datei fehlerhaft oder noch gar nicht bearbeitet) erstellen (hier ein Beispiel).

Mit der Einführung von Microsoft Office 365 und den damit verbundenen Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. Teams, OneDrive, SharePoint) hat man noch einmal andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Nun können Dateien zur gleichen Zeit von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden und Dateien müssen nicht mehr versendet werden, sondern werden innerhalb von z.B. Teams in einen Kanal (entspricht einem Ordner) online zur Verfügung gestellt.

Insofern ist Behauptung Nr. 3 in meinen Augen nicht haltbar!

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„Excel-Problem (2)“: Flexibilität, die Ihre Ergebnisse beeinträchtigen kann

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr.2

Gegenrede:

Diese Behauptung ist nicht haltbar. Wenn man ein Excel-Modell nach bestimmten Prinzipien aufbaut (z.B. PRT-Modellierung), dann ist das Excel-Modell geteilt in einen Import-Bereich, einen Berechnungs-Bereich und in einen Ausgabe-Bereich.
Im Berechnungsbereich und Importbereich werden „intelligente Tabellen“ eingesetzt, damit werden alle Formeln/Funktionen und Bereiche automatisch angepasst. VLOOKUP/SVERWEIS wird entweder durch XVERWEIS  (Excel365), INDEX/VERGELICH oder durch Power Query ersetzt. Die Sheets des Berechnungsbereich und des Ausgabe-Bereich werden vor dem Überschreiben geschützt. Setzt man zusätzlich noch Schaltflächen ein, so entfällt auch eine manuelle Dateneingabe von Steuerungsparametern oder anderen Daten.

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