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Doofe intelligente Tabellen oder: der gute alte SVERWEIS

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Wir berichten an dieser Stelle von praktischen Fragestellungen und deren Lösungen aus unserem Streifenkarten-Coaching.
Bei einem Coaching auf Streifenkartenbasis in einem deutschen Consulting-Unternehmen entstand eine recht aktuelle Fragestellung: unterjährig wurde der Mehrwertsteuersatz geändert – haben wir ja alle dieses live Jahr miterlebt! Nun sollte die Berechnung von Bruttobeträgen in einer intelligenten Tabelle ab einem bestimmten Datum eben mit der neuen Mehrwertsteuer durchgeführt werden.

Fragestellung:

In einer Intelligenten Tabelle soll ab einer bestimmten Zeile eine abweichende Formel eingesetzt. Konkret: im letzten Jahr änderte sich zweimal die Mehrwertsteuer.

Problem

Intelligente Tabellen sind gar nicht mehr so clever, wenn innerhalb einer Spalte die Formel wechseln soll. Dafür sind sie nicht gemacht!

Nun ließe sich zwar mit einer WENN-Funktion dieser Wechsel abbilden, aber wer weiß, ob nicht die Mehrwertsteuer in absehbarer Zeit wieder geändert wird? Ich würde dringendst abraten, das dann wieder von Hand in einer Formel zu pflegen…

Schlechtes Beispiel:
=WENN(Monat(Rechnungsdatum)<7;1,19*NettoBetrag;1,16*Nettobetrag)

Trick

Geben wir die Mehrwertsteuersätze einfach in eine kleine, clevere Tabelle, der wir natürlich sofort einen aussagefähigen Namen gegeben haben: tblMwSt. Die Mehrwertsteuersätze gelten ab dem jeweils angegebenen Tag.

Mehrwertsteuersätze in Deutschland.
(BTW: die Tabelle ist korrekt!)

Und dann nutzen wir unseren guten alten Freund, den SVERWEIS, um die korrekten Werte zuzuordnen.

Formel für den Bruttopreis:
=[@[Preis Netto]]*(1+SVERWEIS([@Rechnungsdatum];tblMwSt;2;-1))

Hierbei ist der Parameter Bereich_Verweis auf -1 zu setzen, da ja nicht für jeden Monat ein MwSt.-Satz abgegeben werden soll, sondern nur, ab wann ein MwSt.-Satz gilt (daher auch der komische Wert 01.01.1901, das das erste Datum der Microsoft-Welt darstellt). Kommen Sie bitte auch hier niemals auf die Idee, das mit geschachtelten WENN-Formeln zu versuchen!


Dies und Ähnliches bearbeiten wir im Seminar Excel im Finanzwesen und Controlling.

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Online-Unterstützung mit Collaborations-Tools

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Online-Unterstützung per TeamViewer

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in der Zusammenarbeit in allen Unternehmen enorm beschleunigt. Seit vielen Jahren, nicht erst seit Corona unterstützen wir unsere Auftraggeber durch Workshops, aber auch online mit Collaborations-Tools.  Dafür setzen wir u.a. TeamViewer ein, um beispielsweise nach einem Seminar mit geteiltem Bildschirm noch einzelne Fragen zu beantworten.

Gemeinsam online einen Bildschirm zu betrachten ist effizienter, als Dateien hin- und her zusenden und für das Verständnis umfangreiche Erläuterungen zu tippen. Manche Teilnehmer nutzen die Möglichkeit, uns auf Ihre Bildschirme sehen zu lassen und uns dort lösungsresistente Probleme zu zeigen oder sich Tipps zu Aufbau und Gestaltung zu holen. Per TeamViewer können wir sogar die Kontrolle über Ihren Bildschirm, Maus und Tastatur übernehmen, aber nur, wenn Sie diese auch explizit freigeben!

Gut erinnere ich mich an Workshops mit lieben, langjährigen Kunden in Niedersachsen, bei denen alle Teilnehmer hier im Kreativraum in Augsburg waren, wir aber technisch gesehen in Niedersachsen gearbeitet haben:
Per TeamViewer arbeiteten wir mit einem extra zu diesem Zweck reservierten Rechner im heimatlichen Büro meiner Teilnehmer!So haben wir alle datenschutzrechtlichen Auflagen beachtet, da sensible Daten das Haus nicht verließen. Per TeamViewer konnten wir auch die in Niedersachsen vorhandene Infrastruktur und Netzwerklandschaft nutzen. Unser Kreativraum bot dabei die Möglichkeit, ungestört vom Alltagsgeschäft eine Lösung zu erarbeiten!Bei Einsätzen für andere Auftraggeber gab es kleine Korrekturen an Systemen, meist ACCESS & Co., die wir gemeinsam mit unseren Kunden vor Ort in Workshops entwickelt hatten. Der Korrekturbedarf wurde über eine gewissen Zeitraum gesammelt und per Fernwartung mit TeamViewer implementiert. So konnte ein Termin schneller  realisiert werden. Reisekosten und -zeit wurden gespart. Gerade bei nur wenigen Stunden Einsatz ist dies ein großer Vorteil.Benötigen Sie auch Unterstützung bei der Behebung kleinerer Aufgabenstellungen, Problemen, bei der Analyse von wenig performanten Modellen oder Tipps zur Lösung kniffliger Fragen? Wir helfen auch bei optimalen Start neuer Projekte oder der Konzeption größerer Lösungen mit Excel, Access, Power Query & Co.!Dazu ist keine Installation auf Ihrem Rechner erforderlich, lediglich das Herunterladen und Ausführen einer kleinen Applikation aus dem Web. Die erforderlichen Lizenzen haben wir erworben.Sprechen Sie und bei Interesse gerne an Email: info@prt.de

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Zwischensummen mit Funktion AGGREGAT() bilden

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Wie oft bauen Sie in Ihre Modelle Zwischensummen ein?

Für die Subtotals verwenden die meisten Excel-Anwender die Summen-Funktion. Für die Subtotals werden dann die Zellen addiert. Diese Technik ist dann von Nachteil, wenn mit dem Einfügen weiterer Zwischenergebnisse gerechnet werden muss. Dafür gibt es an sich die die Funktion TEILERGEBNIS aus der Kategorie “Math. & Trigonom.”. Sollte es allerdings im Datenbereich eine Fehlermeldung geben, wird auch TEILERGEBNIS() eine Fehlermeldung zurückgeben.Seit Excel 2010 gibt es nun die Funktion AGGREGAT() aus der Kategorie (Math. & Trigonom.), die Fehlermeldungen ignoriert.

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Power Query(#002): Mit Kaffeetasse und Maus Daten aufbereiten…

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Was ist eigentlich Power Query? Liest man den einen oder anderen BLOG-Post oder so manche Seminarausschreibung, könnte man den Eindruck bekommen, es handle sich um eine Art von SVERWEIS 3.0. Außerdem ist immer von Self BI (Self Business Intelligence) die Rede. Im folgenden Beitrag sollen die Möglichkeiten dieses “neuen” Tools am Beispiels von SAP BW vorgestellt werden. Weiterlesen →

Balken-Diagramme automatisch sortieren (ohne VBA)

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Balken-Diagramme sind gut geeignet, um einen Größenvergleich und/oder eine Struktur zu zeigen. Das funktioniert dann gut, wenn die Werte absteigend sortiert dargestellt werden. Was aber tun, wenn die Daten aus dem Vorsystem unsortiert “geliefert” werden und in ihrem Excel-Modell nicht sortiert werden dürfen? Was tun, wenn das Balken-Diagramm Teil eines Dashboards ist und lediglich die Basisdaten automatisch aktualisiert werden sollen, sonst kein Eingriff mehr erfolgen soll ? Was, wenn die Anwendung von VBA nicht möglich ist? Was, wenn die Anwendung von VBA nicht möglich ist?
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Excel ist tot – es lebe Excel (Teil2)

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Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität  anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum  Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass  aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den “Beschränkungen” von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur  Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können  auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler  unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unter-nehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus  dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Keep it simple!

Die Möglichkeiten von Excel für das Controlling sind nahezu unbegrenzt. Die Grenzen  werden allein von der Leistungsfähigkeit der Hardware gesetzt. Als Excel-Anwender  versuchen wir immer die “Eier-legende-Wollmilchsau” zu erstellen. Damit ist z.B. eine Tabelle gemeint, in die Zahlen eingegeben, berechnet und für das Reporting “schön” formatiert werden. Dafür gehen wir in der Regel zahlreiche excel-technische  Kompromisse ein und “missbrauchen” Excel.

  • Eingabezellen versteckt in einem nicht wahrgenommenen Zellbereich.
  • Ausgeblendete (Hilfs-)Spalten/Zeilen.

Am schlimmsten sind die Modelle, in denen zahllose Excel-Dateien miteinander verknüpft sind. Dadurch entstehen zum Teil Bezugszeichenfolgen von mehr als 1024 Zeichen in den Zellen. Diese werden von Excel abgeschnitten und sind letztlich  unbrauchbar!

Wie aber sieht ein Excel-Workflow” im Controlling für “typische” Aufgabenstellungen  (z.B. Reporting) aus?

In einem ersten Schritt werden Daten aus einem ERP-System

  1. nach Excel übernommen.
  2. Diese übernommenen Daten müssen in der Regel nachbearbeitet, verdichtet und  ergänzt werden, damit die für die jeweilige Aufgabenstellung notwendige Daten-basis entsteht.
  3. Nicht notwendigerweise im nächsten Schritt, aber sehr häufig müssen Daten analysiert werden.
  4. Excel ist nach wie vor das am meisten eingesetzte Tool, wenn es um das Thema Reporting geht. Also werden für das Management geeignete Tabellen und  Diagramme erstellt.
  5. Das Thema Planung / Simulation mit der Frage “Was-wäre-wenn” wird gerne mit Excel-Modellen gelöst und ergibt sich meistens aus der Suche nach den Ursachen  für Abweichungen.
  6. Gerne wird versucht, Teile dieses Workflows oder alles per Makro-Aufzeichung  oder VBA-Programmierung zu automatisieren.
Typischer Workflow im Controlling

ERP (Enterprise Resource Planning) -System ist eine komplexe Anwendungssoftware zur  Unterstützung der  Ressourcensteuerung eines gesamten Unternehmens, wie z.B. SAP, Oracle E-Business Suite, Navision u.a.)

Vordenken. Nicht nachdenken!

Jeder dieser Teilschritte wird mit einem erheblichen Zeitaufwand erbracht. Mit ein paar wenigen Änderungen im Gesamtkonzept kann hier erheblich Zeit eingespart  werden! Dies beginnt bereits mit dem Aufbau eines Excel-Modells.

Wird hier fortgesetzt…..

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Herzlich Willkommen

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