Schlagwort-Archive: Planung mit Excel

„Excel-Problem (8)“: Unbegrenzte Datenmodelle für alle Dimensionen im Finanzbereich

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Das hier geschilderte angebliche Excel-Problem ist keines. Wenn man mal davon absieht, dass die hier geschilderte Arbeitsweise in den 80er und frühen 90er Jahren des letzten Jahrhunderts verbreitet war, gab es auch damals schon SAP und Datenbanken. Dann ist das Problem keines der Applikation, sondern eher deren (falsche) Anwendung. Und mit PowerPivot ist es auch in Excel möglich, mehrdimensionale Datenmodelle zu erstellen, auch wenn es noch 10.000 Spreadsheets geben sollte.

Aber von Anfang an:

Was will uns der Autor eigentlich mit seinen Behauptungen mitteilen? Was sollen „unbegrenzte Datenmodelle für alle Dimensionen des Finanzbereichs“ sein? Ich hoffe doch ganz stark, dass der Autor mit „seinem“ Tool bei „seinen“ Kunden jeweils nur ein Datenmodell erstellt, denn sonst bekommt sein Kunde Probleme mit dem Ansatz des „Single-source-of-truth„!

Was will uns der Autor damit mitteilen, wenn er behauptet die Anwender wären gezwungen mit „Berichten mehrerer Abteilungen zu arbeiten, statt mit dynamischen Masken“? Ich kann hier nicht erkennen, was das mit Mehrdimensionalität zu tun haben soll?

Zusammenfassend liest sich dieses Problem erst einmal als schrecklicher Nachteil, stellt sich aber als unnötige Dramatisierung heraus. Warum nur?

Honi soit qui mal y pense“ !

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„Excel-Problem (7)“: Dashboards und Managementberichte

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Die Argumentation ist in meinen Augen ein wenig „schräg“. Wieso kommt hier auf einmal PowerPoint ins Spiel? Natürlich wird in vielen Unternehmen PowerPoint für Managementberichte eingesetzt, und natürlich ist das nicht sinnvoll, aber was hat das mit Excel zu tun? Was bedeutet zeitgemäß? Es hat schon seine Gründe, warum Microsoft die Power-Tools entwickelt hat und gerade Excel365 mit neuen Funktionen und dynamischen Arrays als Frontend „fit“ für große Datenvolumina macht.

Diese PowerPivot und Power Query stehen seit Excel2010 zur Verfügung und können als Basis für interaktive Excel-Dashboards genutzt werden. Wenn man weiß, wie es geht (der Autor weiß es offensichtlich nicht oder will es nicht wissen), dann kann man sehr effiziente und sehr effektive Excel-Modell erstellen, Daten detailliert analysieren, zusätzliche Informationen ergänzen und stets aktuell ein Gesamtbild eines Unternehmens liefern.

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„Excel-Problem (6)“: Rechtevergabe und Information Security

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Hier fehlt mir einfach der Glaube, dass die hier geschilderten Vorgehen tatsächlich den Realitäten entsprechen sollen. Gehaltsabrechnungen mit Excel erstellt und dort gespeichert? Nutzt doch schon jedes KMU in der Regel den Lohnbuchhaltungsservice eines Steuerberaters oder den eines Lohnbuchhaltungsbüros. Schon allein wegen der zahlreichen Bestimmungen und Gesetze, die Expertenwissen erfordern. Das soll Usus sein? Das scheint mir, wie die meisten Behauptungen in diesem Whitepaper eine Arbeitsweise widerzuspiegeln, wie sie vielleicht vor ca. 10-15 Jahre in KMU´s anzutreffen war, aber in Bezug auf Personalabrechnung mit Sicherheit nicht mehr anzutreffen ist.

Wenn dem tatsächlich so wäre, stimme ich dem Autor zu, denn solche Daten gehören in einem Datenbank-System gesichert, dass mit einem Berechtigungskonzept aufwarten kann. Excel kann dann immer mit Hilfe von Power Query immer nur ein Frontend für (z.B.) ein Dashboard sein.

Den Satz „Im Umgang mit Daten wie Forecasts könnten Sie gegen die Vorschriften der EU GDPR verstoßen, wenn diese veröffentlicht werden„, verstehe ich nicht. Wer Forecasts veröffentlicht, dessen geringste Problem dürfte die DSGVO sein, ob die personenbezogene Daten enthalten sollte oder nicht. Forecasts sollten generell nur innerhalb eine Unternehmens verwendet werden und meist ist der Zugang auf das Management beschränkt. Auch hier ist die Praxis des Versendens überholt, auch dafür gibt es Dashboards.

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„Excel-Problem (5)“: Top-down, Bottom-up und Workflow

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 5

Gegenrede:

Diese Behauptung mag vielleicht für die Versionen vor Excel 2013 zutreffen, wobei VBA immer eine Support-Funktion einnehmen kann und konnte, aber Power Query ist auch hier ein Game Changer:
Sheets verschiedener Orga-Einheiten können Bottom-Up eingesammelt und als Upload-Tabellen für das führende IT-System zur Verfügung gestellt werden. Kommentarlisten und Fehlerlisten (wer hat eine Datei fehlerhaft oder noch gar nicht bearbeitet) können aus diesem Modell ebenfalls generiert werden, eine Top-Down-Tabelle, oder mehrere sowieso (hier ein Beispiel).

Mit der Einführung von Microsoft Office 365 und den damit verbundenen Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. Teams, OneDrive, SharePoint) hat man noch einmal andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Nun können Dateien zur gleichen Zeit von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden und Dateien müssen nicht mehr versendet werden, sondern werden innerhalb von z.B. Teams in einen Kanal (» Ordner) online zur Verfügung gestellt.

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Controlling als Business Partner in der Coronavirus-Krise

Das Coronavirus zwingt Unternehmen und deren Controller zu schnellen und trotzdem richtigen Reaktionen. Planungsexperte Michael Kappes von Horváth & Partners erläutert in einem lesenswerten Beitrag auf der Website von Haufe, was ein gutes Controlling in dieser Situation ausmacht. Die Krise wird dabei zur Nagelprobe für die Leistungsfähigkeit des Controllings.

Unter anderem sieht er Simulationsmodelle als „Enabler“ eines effektiven Anti-Krisen-Controllings und nennt einige dafür nützliche Tools:  wie z.B.  Valsight , SAP Analytics Cloud, Anaplan oder Jedox.

Sollte ein Unternehmen nicht über solche Simulationsmodell und die Tools dafür verfügen, müsse das Controlling ersatzweise mit MS Excel, versuchen, den Anforderungen gerecht zu werden.

Hier empfiehlt er die Anpassung bestehender Excel-Planungs- und Forecast-Modelle zum Zweck der Simulation oder die schnelle Entwicklung grober, aber dafür schneller „top-down Forecasts“.

Welche Excel-Techniken könnten dafür in Frage kommen?

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Sensitivitäts-Analyse mit zwei oder mehr Variablen

Controller arbeiten häufig in der Planungsphase mit Szenario-Technik und der Fragestellung „Was-wäre-wenn…“, bei der dann eine oder mehrere Variablen verändert werden. Das lässt sich bei bestimmten Fragestellungen, wie Kosten gut ermitteln. Schwieriger wird es aber, wenn es um Marktentwicklungen geht oder z.B. die Reaktion von Kunden auf Marketing-Maßnahmen unter Berücksichtigung der Marketing-Maßnahmen von Mitwettbewerbern. Häufig gibt es Aufgabenstellungen, bei denen es notwendig ist, unterschiedliche Wertekombinationen durchzurechnen. Dafür ist die Datentabelle aus der Was-wäre-wenn-Analyse von Excel hervorragend geeignet.

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Power Query (#012): Indikatoren aus dem Internet laden

Im Internet gibt es zahlreiche Quellen für die für das Controlling wichtigen statistischen Daten. Liegen diese Daten annähernd in Tabellenform vor, lassen sich diese Daten mit mehr oder weniger großem Aufwand per Copy & Paste in ein Excel-Modell übertragen. Gerade Internetdaten werden laufend aktualisiert. Daher lassen sich diese hervorragend mit Power Query dynamisch einem Excel-Modell hinzufügen.

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Szenario-Technik mit dem Szenario-Manager

Das Szenario-Management basiert auf dem „Denken in Szenarien“. Dabei sollte die Vergangenheit nicht einfach per Extrapolation fortgeschrieben werden. Ein Szenario ist ein Zukunftsbild, dessen mögliches Eintreten nicht mit Sicherheit vorhersagbar ist. Es basiert daher nicht auf Prognosen, sondern vor allem auf Projektionen und Vorhersagen.

Ein Szenario ist ein komplexes Zukunftsbild, weil es auf den Entwicklungsmöglichkeiten vieler, miteinander vernetzter Größen und Variablen basiert. Da die Unternehmensumwelt immer komplizierter und dynamischer ist, kann nicht in einem Planungsverfahren die Zukunft als einfaches System beschrieben werden.

Vorgehensweise

  1. In der Szenario-Vorbereitung werden die Erstellung und die Anwendung der Szenarien vorbereitet. Für jedes erarbeitete Szenario sollte eine Eventualplanung und ein Maßnahmenkatalog erarbeitet werden. I Hierzu gehört vor allem die Festlegung der Planungsteams („Experten“).
  2. Im Rahmen der Szenariofeld-Analyse werden die Schlüsselfaktoren des Szenariofeldes identifiziert.
  3. Für die Schlüsselfaktoren werden im Rahmen der Szenario-Prognostik mehrere alternative Entwicklungsmöglichkeiten erarbeitet und beschrieben
  4. Aus diesen Zukunftsprojektionen wird in der Szenario-Bildung eine handhabbare Anzahl schlüssiger und anwendbarer Szenarien herausgearbeitet.
  5. Im Szenario-Transfer werden auf der Grundlage der erstellten Szenarien Leitbilder, Strategien und Ziele entwickelt. Dabei sollte zwischen lang- und kurzfristigen Szenarien unterschieden werden.

Ein gutes Instrument hierfür ist die Balanced Scorecard, die Strategien hervorragend über Kennzahlen und Ursache-Wirkungsketten im Unternehmen kommuniziert.

Erstellen eines Szenarios mit dem Szenario-Manager

Der Szenario-Manager überschreibt in einem Excel-Modell Zellen abwechselnd mit vorher festgelegten Zahlen. So können die Auswirkungen in den Ergebniszellen beobachtet oder in einem Bericht zusammengestellt werden.

In der Beispieldatei (einfaches Beispiel) liegt der Budget-Entwurf für die Vertriebsregion 1 eines virtuellen Unternehmens vor. Da bereits einige Eckwerte (Absatzzahlen) bekannt sind, können Sie darauf ge­wisse Annahmen aufbauen, die bereits zu drei Szenarien in dem gleich­namigen Tabellenblatt zusammengefasst sind.

  1. Öffnen Sie die Beispieldatei.
  2. Klicken Sie im Menü Daten Prognose Was-wäre-wenn-Analyse Szenario-Manager…..
  3. Klicken Sie im Dialogfenster auf „Hinzufügen“.
  4. Geben Sie im Feld „Szenarioname“ den Namen worst case für das Szenario ein.
  5. Geben Sie im Feld „Veränderbare Zellen“ die Bezüge der zu ändernden Zellen ein. Dazu klicken Sie die entsprechenden Zellen einfach an.
  6. Bestätigen Sie mit <OK>.
  7. Geben Sie im Dialogfeld „Szenariowerte“ die gewünschten Werte für die veränderbaren Zellen ein.
  8. Bestätigen Sie mit <OK>.
  9. Für das nächste Szenario klicken Sie wiederum auf „Hinzufügen“ und wiederholen Schritt 4 – 8.
  10. Entwickeln Sie noch die Szenarien real case und best case.
  11. Klicken Sie <Schließen> an.

Wenn Sie alle Szenarien eingegeben haben, können Sie sich die Auswirkungen anzeigen lassen.

  1. Wählen Sie ein Szenario aus und klicken Sie auf <Anzeigen>. Das Szenario wird in das Modell eingesetzt und angezeigt.
  2. Wenn Sie alle Szenarien als Bericht vergleichen wollen, klicken Sie auf <Zusammenfassung
  3. Zum Beenden klicken Sie <Schließen> an.

Dieses sehr einfache Beispiel zeigt lediglich die Technik. Sie werden zurecht anmerken, das die Unternehmensrealität sich nicht so simpel darstellt. Möchten Sie in Ihrem Umfeld bei der Planung den Szenario-Manager einsetzen, dann sollten Sie die in einem anderen BLOB-Beitrag vorgeschlagenen Prinzipien der Excel-Modellierung nutzen.

Noch mehr über den Szenario-Manager können Sie in unserem Seminar Szenarien und Simulation mit Excel erfahren. Details zu diesem Seminar finden Sie hier…. 


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Power Query (#007): Upload nach SAP FICO

Neulich ging es in einem Workshop darum, den Budgetierungsprozess eines global agierenden Unternehmens zu beschleunigen. Etwa 10 Jahre lang wurden Kostenstellendateien aus SAP FICO nach Excel exportiert, von den KST-Verantwortlichen mit Eingaben befüllt, mit Pivot-Tabelle verdichtet und ca. 400 Dateien durch eine VBA-Prozedur zu einer Gesamtliste zusammengeführt, als TXT-Datei mit Tabs als Trennzeichen generiert und wieder in SAP FICO „hochgeladen“.

Dieser Prozess musste überarbeitet werden, da sich Strukturen geändert hatten und auch der Erzeuger des VBA-Codes nicht mehr zur Verfügung stand. Ich muss wohl nicht extra betonen, dass der Prozess hier nur grob beschrieben ist und natürlich zahlreiche Detailprobleme gelöst werden mussten. Aber wo früher mit VBA und Pivot-Tabelle gearbeitet werden musste, kann nun vieles sehr einfach und elegant mit Power Query gelöst werden. Die Lösung soll hier in den wesentlichen Schritten beschrieben werden. Aufgrund der zahlreichen Details ist eine Beschreibung der Einzelschritte nicht möglich. Vielmehr soll das Optimierungspotenzial von Power Query im Controlling herausgearbeitet werden. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Power Query im Rahmen dieses Projektes werden in einzelnen Beiträgen dargestellt. Weiterlesen