Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind.
Rund 37 Prozent der Menschheit nutzen Facebook, Instagram, Messenger und/oder WhatsApp. Das geht aus einem Chart von Statista hervor. Wir waren mit dieser Darstellung nicht ganz einverstanden und haben wieder ein paar Optimierungsvorschläge gemacht.Hier geht´s zum Chart des Monats….
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Letzte Woche habe ich ein gebrauchtes Buch mit großer Wiedersehensfreude ausgepackt. Es muss 1988 gewesen sein, als mir irgendjemand Gene Zelaznys (heute berühmtes) Buch “Wie aus Zahlen Bilder werden” in der 1. Auflage in die Hand gedrückt hat. Als junger Controller, technikbegeistert und -verliebt, erstellte ich mit 1-2-3 und Harvard Graphics beachtliche Reports, so dachte ich. Schließlich nutzte ich in beiden Programmen, was technisch möglich war. Zelazny´s Buch war ein Augenöffner. Ich begann meine Reports mit den Augen des Empfängers zu sehen. Aus dieser Perspektive waren sie technisch gesehen immer noch beeindruckend, aber schwer oder gar nicht verständlich und damit nutzlos.
Dashboards zeichnen sich u.a. dadurch aus, dass sich der Anwender per “Drill-Down”-Funktionalitäten durch verschiedene Informationshierarchien bewegen kann. Über Menüs oder Buttons gelangt der Anwender zu Detaildaten, verschiedenen Ansichten, Charts, Tabellen. Modelliert man mit Excel ein Dashboard so sind für diese Funktionalität Hyperlinks als Technik gut geeignet. Dabei dienen Autoformen als Schaltflächen und Hyperlinks sorgen für die Bewegung.
Bei der Erstellung eines Dashboards ist es oft nicht einfach, den richtigen Ansatz zu finden. Meist wird die Aufgabe mit der Frage gestartet, welches Tool, welche Software beschafft werden sollte. Dabei ist oft noch gar nicht geklärt, welche Leistung das Dashboard erbringen soll. „One Page Only“, „20 Kennzahlen maximal“, „smarte Charts“ sind die meist genannten Forderungen.
Bei solchen Projekten ist es empfehlenswert, vom Ziel her zu denken:
Wer schon einmal eines unserer Seminare besucht hat, weiß, dass wir gerne in Diagrammen Titel und Datenbeschriftungen mit Zellen verknüpfen. So können Anzeigen im Diagramm von außen gesteuert und somit dynamisch werden. Bis zur Version Excel 2010 mussten Zellen relativ mühsam einzeln mit Datenbeschriftungen verknüpft werden.
Seit Excel 2013 ist das nicht mehr notwendig. Zuerst schaltet man die Datenbeschriftung ein und dann verknüpft man sie mit einem Zellbereich (Auswahl formatieren). In der Beispieldatei wird das gezeigt.
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Beim Aufbau oder Relaunch eines Reportings spielt meist die Diskussion um das Tool eine große Rolle. So wird meist sehr lange über Technik diskutiert. Wir meinen, dass man dabei vom Ziel her denken sollte. Was verstehen wir darunter?
Wie oft bauen Sie in Ihre Modelle Zwischensummen ein?
Für die Subtotals verwenden die meisten Excel-Anwender die Summen-Funktion. Für die Subtotals werden dann die Zellen addiert. Diese Technik ist dann von Nachteil, wenn mit dem Einfügen weiterer Zwischenergebnisse gerechnet werden muss. Dafür gibt es an sich die die Funktion TEILERGEBNIS aus der Kategorie “Math. & Trigonom.”. Sollte es allerdings im Datenbereich eine Fehlermeldung geben, wird auch TEILERGEBNIS() eine Fehlermeldung zurückgeben.Seit Excel 2010 gibt es nun die Funktion AGGREGAT() aus der Kategorie (Math. & Trigonom.), die Fehlermeldungen ignoriert.
Kürzlich in erhielt ich in einem Strategie Workshop eine ältere Excel-Datei mit einer Balanced Scorecard. Als ich damit begann Optimierungen in diesem Modell vorzunehmen, bemerkte ich die “seltsame” Schriftart in den Spalten- und Zeilenköpfen. Es handelt sich um eine Serifenschriftart! Kurzer Blick in eine andere Datei: Eindeutig keine Serifenschriftart in den Zeilen und Spaltenköpfen!
Aus bestimmten Gründen wollte und konnte ich diese Serifenschriftart nicht beibehalten. Doch wie ändern?
Vorweg, es handelt sich hier nicht um ein “kriegsentscheidendes” Excel-Wissen. Manchmal ärgert man sich aber über solche Kleinigkeiten! 😉
Häufig werde ich mit einem Diagramm, wie dem unten abgebildeten konfrontiert. Warum ist dieses Diagramm ein gutes Beispiel für ein schlechtes Diagramm? Es zeigt nicht die Zahlen, wie sie sind. Denn nicht die Zahlen sind entscheidend für die Wahrnehmung, sondern das Bild. Warum? Lesen Sie weiter:
Die Leserichtung im westlichen Kulturkreis geht von Links nach Rechts und von Oben nach Unten.
Entsprechend ist die Aufmerksamkeit des Betrachters für eine Seite verteilt!
Diesen Erkenntnissen aus der Wahrnehmungs- und Informationspsychologie sollte man beim Aufbau von Berichtsseiten, Diagrammen und Tabellen folgen, wenn erfolgreich Informationen vermittelt werden sollen.
Daher unsere Empfehlung:
Ordnen Sie Überschriften generell linksbündig an!
Versuchen Sie die wesentlich Erkenntnisse, Aussage, Botschaft, Empfehlung in der ersten Zeile zu platzieren!
Versuchen Sie auch bei den Beschriftungen des Diagramms eine Anordnung von Links nach Rechts zu erreichen!
Die Hauptbotschaft wird durch das Bild = Diagramm vermittelt! Wählen Sie daher den richtigen Diagrammtyp!
Mehr zu diesem Thema und was Sie noch bei der Gestaltung Ihrer Reports konkret beachten sollten, erfahren Sie im Seminar Professionelle Reports gestalten. Mehr zu diesem Seminar hier…..
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