Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor dann auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Reihe von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.
Behauptung Nr. 4
Gegenrede:
Diese Behauptung ist seit Excel 5.0 (1995!) und der Einführung des Szenario-Managers nicht zutreffend. Wenn man den Szenario-Manager im Rahmen einer bestimmten Prinzipien folgenden Modellierung (z.B. PRT-Modellierung) verwendet, dann bleibt kein Wunsch offen. Setzt man zudem noch Power Query ein (seit Excel 2013 verfügbar), um sich die Daten und Planungsparameter (z.B. GDP wichtiger Märkte, Stimmungsbarometer etc.) stets aktuell in das Modell zu laden, kann man smarte Simulations-Modelle mit Excel erstellen. Setzt man außerdem noch den Solver ein, so kann man auch erweiterte Zielwertberechnungen anstellen!
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Controller arbeiten häufig in der Planungsphase mit Szenario-Technik und der Fragestellung „Was-wäre-wenn…“, bei der dann eine oder mehrere Variablen verändert werden. Das lässt sich bei bestimmten Fragestellungen, wie Kosten gut ermitteln. Schwieriger wird es aber, wenn es um Marktentwicklungen geht oder z.B. die Reaktion von Kunden auf Marketing-Maßnahmen unter Berücksichtigung der Marketing-Maßnahmen von Mitwettbewerbern. Häufig gibt es Aufgabenstellungen, bei denen es notwendig ist, unterschiedliche Wertekombinationen durchzurechnen. Dafür ist die Datentabelle aus der Was-wäre-wenn-Analyse von Excel hervorragend geeignet.
Das Szenario-Management basiert auf dem „Denken in Szenarien“. Dabei sollte die Vergangenheit nicht einfach per Extrapolation fortgeschrieben werden. Ein Szenario ist ein Zukunftsbild, dessen mögliches Eintreten nicht mit Sicherheit vorhersagbar ist. Es basiert daher nicht auf Prognosen, sondern vor allem auf Projektionen und Vorhersagen.
Ein Szenario ist ein komplexes Zukunftsbild, weil es auf den Entwicklungsmöglichkeiten vieler, miteinander vernetzter Größen und Variablen basiert. Da die Unternehmensumwelt immer komplizierter und dynamischer ist, kann nicht in einem Planungsverfahren die Zukunft als einfaches System beschrieben werden.
Vorgehensweise
In der Szenario-Vorbereitung werden die Erstellung und die Anwendung der Szenarien vorbereitet. Für jedes erarbeitete Szenario sollte eine Eventualplanung und ein Maßnahmenkatalog erarbeitet werden. I Hierzu gehört vor allem die Festlegung der Planungsteams („Experten“).
Im Rahmen der Szenariofeld-Analyse werden die Schlüsselfaktoren des Szenariofeldes identifiziert.
Für die Schlüsselfaktoren werden im Rahmen der Szenario-Prognostik mehrere alternative Entwicklungsmöglichkeiten erarbeitet und beschrieben
Aus diesen Zukunftsprojektionen wird in der Szenario-Bildung eine handhabbare Anzahl schlüssiger und anwendbarer Szenarien herausgearbeitet.
Im Szenario-Transfer werden auf der Grundlage der erstellten Szenarien Leitbilder, Strategien und Ziele entwickelt. Dabei sollte zwischen lang- und kurzfristigen Szenarien unterschieden werden.
Ein gutes Instrument hierfür ist die Balanced Scorecard, die Strategien hervorragend über Kennzahlen und Ursache-Wirkungsketten im Unternehmen kommuniziert.
Erstellen eines Szenarios mit dem Szenario-Manager
Der Szenario-Manager überschreibt in einem Excel-Modell Zellen abwechselnd mit vorher festgelegten Zahlen. So können die Auswirkungen in den Ergebniszellen beobachtet oder in einem Bericht zusammengestellt werden.
In der Beispieldatei (einfaches Beispiel) liegt der Budget-Entwurf für die Vertriebsregion 1 eines virtuellen Unternehmens vor. Da bereits einige Eckwerte (Absatzzahlen) bekannt sind, können Sie darauf gewisse Annahmen aufbauen, die bereits zu drei Szenarien in dem gleichnamigen Tabellenblatt zusammengefasst sind.
Klicken Sie im Menü Daten Prognose Was-wäre-wenn-Analyse Szenario-Manager…..
Klicken Sie im Dialogfenster auf „Hinzufügen“.
Geben Sie im Feld „Szenarioname“ den Namen worst case für das Szenario ein.
Geben Sie im Feld „Veränderbare Zellen“ die Bezüge der zu ändernden Zellen ein. Dazu klicken Sie die entsprechenden Zellen einfach an.
Bestätigen Sie mit <OK>.
Geben Sie im Dialogfeld „Szenariowerte“ die gewünschten Werte für die veränderbaren Zellen ein.
Bestätigen Sie mit <OK>.
Für das nächste Szenario klicken Sie wiederum auf „Hinzufügen“ und wiederholen Schritt 4 – 8.
Entwickeln Sie noch die Szenarien real case und best case.
Klicken Sie <Schließen> an.
Wenn Sie alle Szenarien eingegeben haben, können Sie sich die Auswirkungen anzeigen lassen.
Wählen Sie ein Szenario aus und klicken Sie auf <Anzeigen>. Das Szenario wird in das Modell eingesetzt und angezeigt.
Wenn Sie alle Szenarien als Bericht vergleichen wollen, klicken Sie auf <Zusammenfassung
Zum Beenden klicken Sie <Schließen> an.
Dieses sehr einfache Beispiel zeigt lediglich die Technik. Sie werden zurecht anmerken, das die Unternehmensrealität sich nicht so simpel darstellt. Möchten Sie in Ihrem Umfeld bei der Planung den Szenario-Manager einsetzen, dann sollten Sie die in einem anderen BLOB-Beitrag vorgeschlagenen Prinzipien der Excel-Modellierung nutzen.
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