Archiv für den Monat: Oktober 2020

Chart des Monats Oktober

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Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind. Da wir aus nachvollziehbaren Gründen keine Charts aus unseren Projekten vorstellen können, besprechen wir öffentlich zugänglich Charts. Dabei wenden wir aber die gleichen Prinzipien, wie bei unseren Kunden an.

Welche mobile Anwendung für Videokonferenzen setzen Sie ein?

Arbeiten im Home Office vergrößert die Nutzung von Online-Kollaborationstools, insbesondere solcher für Videokonferenzen. Dies führt zu einer erheblichen Belastung der Server der Anbieter und einem größeren Stromverbrauch. Es ist daher unter dem Gesichtspunkt der Effizienz, aber auch der Umweltverträglichkeit wichtig, die einfachste und effizienteste Lösung zu wählen. Sehen Sie unser Chart des Monats Oktober dazu

Hier geht’s zur Beispieldatei…

Power Query(#020): Funktion Text.PadEnd() / Text.PadStart()

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Neulich im Projekt mussten mehrere CSV-Dateien in einem Modell zusammengefasst und darin u.a. Kontierungen aufgefüllt werden. Die CSV-Dateien wurden aus einem IT-System exportiert und enthielten u.a. Kontierungen. Beim Export gingen die führenden Nullen verloren, so dass in der CSV-Datei jeweils „nur“ eine Zahl zu finden war. Für die Lösung dieser Aufgabe habe ich natürlich Power Query eingesetzt, zumal alle Dateien in einem Ordner gespeichert waren und laufend welche dazu kamen.

In Excel haber ich in früheren Versionen die Funktionen VERKETTEN(), WIEDERHOLEN() und LÄNGE() kombiniert, in Power Query gibt es die interessante Funktionen Text.PadEnd() / Text.PadStart(), die Zeichen auffüllen. Genauso, wie die Funktion WIEDERHOLEN(), liefern auch die Power Query-Funktionen eine Zeichenfolge vom Datentyp TEXT:

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Syntax Text.PadEnd()

Text.PadEnd(text as nullable text, count as number, optional character as nullable text)

Das Argument text ist eine Zeichenfolge oder der Inhalt eines Feldes (oder einer „Spalte“) in Power Query, der oder die durch Einfügen eines anderen Zeichens zu einer definierten Zeichenlänge nach der vorhandenen Zeichenfolge aufgefüllt werden soll.

Die gewünschte Zeichenlänge wird durch das Argument count definiert und muss numerisch angegeben werden.

Mit dem Argument character wird das zum Auffüllen verwendete Zeichen angegeben. Werden Zahlen zum Auffüllen verwendet, so müssen diese in Anführungszeichen gesetzt werden (z.B. „0“).

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Syntax Text.PadStart

Text.PadStart(text as nullable text, count as number, optional character as nullable text)

Die Argumente haben die gleich Bedeutung wie bei der Funktion Text.PadEnd(), nur das hier die Zeichen vor die ursprüngliche Zeichenfolge gesetzt werden.

Hier geht es zur Beispieldatei…

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„Excel-Problem (7)“: Dashboards und Managementberichte

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Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Die Argumentation ist in meinen Augen ein wenig „schräg“. Wieso kommt hier auf einmal PowerPoint ins Spiel? Natürlich wird in vielen Unternehmen PowerPoint für Managementberichte eingesetzt, und natürlich ist das nicht sinnvoll, aber was hat das mit Excel zu tun? Was bedeutet zeitgemäß? Es hat schon seine Gründe, warum Microsoft die Power-Tools entwickelt hat und gerade Excel365 mit neuen Funktionen und dynamischen Arrays als Frontend „fit“ für große Datenvolumina macht.

Diese PowerPivot und Power Query stehen seit Excel2010 zur Verfügung und können als Basis für interaktive Excel-Dashboards genutzt werden. Wenn man weiß, wie es geht (der Autor weiß es offensichtlich nicht oder will es nicht wissen), dann kann man sehr effiziente und sehr effektive Excel-Modell erstellen, Daten detailliert analysieren, zusätzliche Informationen ergänzen und stets aktuell ein Gesamtbild eines Unternehmens liefern.

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Excel ist nun auch für den Anstieg der Corona-Infizierten in Großbritannien verantwortlich

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Die Public Health England (PHE), eine Einrichtung des National Health Services (NSH) , erhielt Anfang Oktober von den Testlaboren zahlreiche CSV-Dateien mit den Ergebnissen der Corona-Tests .

Anscheinend wurde von der PHE die CSV-Dateien einzeln per Excel-Makro in Sheets eingefügt. Da die Dateien im *xls-Format gespeichert wurden, konnten nur 65.536 Zeilen pro Sheet gespeichert werden. Die CSV-Dateien waren aber umfangreicher, so dass Zeilen abgeschnitten und somit Testergebnisse nicht gesichert wurden. Der schlecht durchdachte Einsatz von Microsoft Excel war die Ursache dafür, dass fast 16.000 Coronavirus-Fälle nicht gemeldet wurden!

Mal abgesehen davon, dass bei einer so wichtigen Angelegenheit ein anwendungsichereres IT-System hätte verwendet werden können, wurde hier wieder einmal Excel falsch oder in einer veralteten Version eingesetzt. Da sich aber der Bericht der BBC so liest, als ob ein falsches Dateiformat beim Speichern verwendet wurde, folglich der Einsatz einer neueren Excel-Version vermutet werden kann, stellt sich die Frage, warum nicht gleich Power Query für das Einsammeln der Daten verwendet wurde. Mit Power Query hätten die CSV-Dateien sicher aus Ordnern ausgelesen und zu einer Datenquelle vereinigt werden können. Diese hätte als Verbindung mit PowerPivot oder gleich mit PowerBI ausgewertet werden können

Wieder einmal wird Excel verantwortlich gemacht, nicht die Anwender!

(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (3)

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… wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

Diesen Montag kann er endlich um 9:30 die Monats-Reports aus SAP (kann beliebig durch eine andere Datenquelle ersetzt werden) als Excel-Files in einen definierten Ordner herunterladen. Danach „verbindet“ er die Daten hektisch mit SVERWEIS  zu einer Datenquelle, sortiert sie ein bisschen um, baut hier einen Link neu auf, eliminiert dort ein Fehlerchen, flucht über die Performance der Datei in der Größe von 70 MB  und kann endlich um 11:58 die Report-Datei abschicken. 

Stopp, das hatten wir doch schon einmal in einem anderen Beitrag!

Max plant seine persönliche Weiterbildung nachdem er in den letzten Jahren ein Excel-Basic-Seminar, Excel-Advanced und eines für Power-User besucht hat. Außerdem hat er viel nach Excel-Techniken gegoogelt, verschiedene kostenlose Online-Tutorials gesehen, zu dieser und oder jener Excel-Technik/-Funktion, die ihm von KollegInnen oder in diversen Foren empfohlen wurden. So kennt er sich in Excel inzwischen sehr gut aus. Trotzdem sind seine Dateien groß, langsam, bestimmte Prozesse sind unbefriedigend. Da er sich mit SAP BW nicht so gut auskennt (oder nur wenige Benutzerrechte hat), nutzt er es als Datenquelle für ein „Excel-Schatten-IT-System“, mit dem er seine Aufgaben erfüllt.

Caroline Musterfrau, Controllerin im Unternehmen Y AG, hat mit ihren KollegInnen ein Anwendungskonzept für Excel erarbeitet und von der Leiterin Controlling absegnen lassen. Dieses Konzept sieht eine bestimmte Modellierung vor, bestimmte Excel-Techniken sowie das Prinzip der Datenkonsistenz. Alle Modelle sind nun einheitlich aufgebaut und gut dokumentiert. Die Revision gibt dafür fünf Sterne 😊😊😊😊😊.

Excel wird ausschließlich als Frontend für (z.B.) SAP&Co. eingesetzt und nur für die im Anwendungskonzept definierten Aufgaben, weil ERP-Systeme, Datenbanken und spezialisierte IT-Tools wesentlich performanter große Datenmengen verarbeiten können.

Natürlich wird Excel im Controlling weiterhin für Sonderaufgaben, AdHoc-Analysen oder zur Entwicklung von Prototypen (z.B. für Dashboards) eingesetzt. Mit diesen Prototypen werden die Anforderungen der Anwender ermittelt, Möglichkeiten vorgeführt und letztlich damit notwendige Budgets für IT-Lösungen zur Genehmigung gebracht.

So kann nun auch die Weiterbildung von Excel wesentlich zielgerichteter nach dem Anwendungskonzept durchgeführt werden, teilweise speziell auf die Anforderungen der Y AG ausgerichtet.

Soweit unsere kleine Geschichte vom Montagmorgen. 🙂

Wo finden Sie sich wieder? Wo möchten Sie als ControllerIn gerne hin? 😉

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